PAGE南京大學(xué)檔案館制度管理一、總則（一）目的南京大學(xué)檔案館制度管理旨在規(guī)范檔案工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效保護(hù)和利用檔案資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持，同時(shí)符合國家法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于南京大學(xué)檔案館全體工作人員，以及涉及檔案形成、收集、整理、保管、利用等相關(guān)活動(dòng)的校內(nèi)各單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法等，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，全面反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，維護(hù)檔案的原始性和完整性。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、存儲(chǔ)等管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，維護(hù)檔案的保密性。5.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，積極為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)檔案資源的合理利用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施學(xué)校檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對校內(nèi)各單位檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事等檔案，確保檔案的完整和安全。4.開展檔案的收集、整理、鑒定、編目、數(shù)字化、存儲(chǔ)等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案管理信息化水平。5.依法依規(guī)開展檔案利用工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供檔案信息服務(wù)，做好檔案查閱、借閱、復(fù)制等登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.組織開展檔案編研工作，編輯出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校歷史研究、文化傳承等提供支持。7.加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。8.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案工作的對外宣傳和交流，展示學(xué)校檔案工作成果。（二）校內(nèi)各單位職責(zé)1.貫徹執(zhí)行學(xué)校檔案管理制度，明確本單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，建立健全本單位檔案工作責(zé)任制。2.負(fù)責(zé)本單位各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案館。3.配合檔案館做好檔案的整理、鑒定、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.按照規(guī)定程序和要求，向檔案館提出檔案利用申請，嚴(yán)格遵守檔案利用制度，確保檔案安全。5.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，做好電子文件的收集、整理、存儲(chǔ)和管理工作，配合檔案館實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛檔案事業(yè)，遵守檔案工作紀(jì)律和職業(yè)道德規(guī)范，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，積極完成各項(xiàng)工作任務(wù)。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、編目、數(shù)字化、存儲(chǔ)等具體工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.做好檔案利用服務(wù)工作，熱情接待利用者，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案信息，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.參與檔案編研工作，挖掘檔案價(jià)值，為學(xué)校發(fā)展提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全防護(hù)和保管工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群類檔案：包括學(xué)校黨組織在工作中形成的各類文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、黨員名冊等。2.行政類檔案：學(xué)校行政機(jī)構(gòu)在行政管理活動(dòng)中形成的文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.教學(xué)類檔案：涵蓋教學(xué)管理文件、教學(xué)計(jì)劃、課程大綱、教案、學(xué)生成績冊、教學(xué)評估材料等。4.科研類檔案：科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等環(huán)節(jié)形成的文件、報(bào)告、論文、著作、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。5.基建類檔案：學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程形成的圖紙、文件、合同、變更記錄等。6.設(shè)備類檔案：學(xué)校購置的各類儀器設(shè)備從申購、驗(yàn)收、使用到報(bào)廢等過程中產(chǎn)生的文件、說明書、保修卡、維修記錄等。7.出版類檔案：學(xué)校出版的學(xué)報(bào)、著作、教材等在編輯、出版過程中形成的稿件修改記錄、校對記錄、樣書等。8.外事類檔案：學(xué)校對外交流與合作活動(dòng)中產(chǎn)生的協(xié)議、合同、邀請函、出訪報(bào)告、接待記錄等。（二）收集要求1.校內(nèi)各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的形成、積累與歸檔工作同步進(jìn)行。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保存要求。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)。4.對具有重要保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并優(yōu)先歸檔。（三）歸檔程序1.校內(nèi)各單位兼職檔案員應(yīng)定期對本單位形成的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)，編制卷內(nèi)目錄。2.整理好的檔案應(yīng)裝訂整齊，填寫檔案盒封面和脊背項(xiàng)目，確保標(biāo)識(shí)清晰。3.各單位兼職檔案員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案館，辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單。4.檔案館接收檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原單位補(bǔ)充完善。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：結(jié)合學(xué)校內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，按黨群、行政、教學(xué)、科研等類別進(jìn)行分類。3.問題分類法：在每個(gè)組織機(jī)構(gòu)類別下，再按問題進(jìn)行細(xì)分，如教學(xué)類檔案可分為教學(xué)管理、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)等。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：以南京大學(xué)為一個(gè)全宗，將學(xué)校各單位形成的檔案分別整理，不得混淆。2.分類：按照上述分類方法，對檔案進(jìn)行分類，確定檔案的類別歸屬。3.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法組成案卷，如將同一問題、同一時(shí)間、同一來源的文件材料組合在一起。4.編目：編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄等檢索工具，填寫檔號(hào)、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目，便于查找和利用。5.裝訂：對破損的文件材料進(jìn)行修復(fù)，對紙張規(guī)格不一致的文件進(jìn)行折疊或裱糊，然后進(jìn)行裝訂，確保案卷整齊、牢固。五、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，科學(xué)合理地確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限劃分：永久保管：反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對學(xué)校和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管：在較長時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年至15年。2.價(jià)值鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合分析檔案的價(jià)值，判斷其對學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的重要性。參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和同類學(xué)校檔案鑒定經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對館藏檔案進(jìn)行全面審查，逐卷逐件分析檔案的價(jià)值。2.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的題名來源、日期、保管期限等信息。3.檔案鑒定小組對檔案銷毀清冊進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序?qū)M銷毀檔案進(jìn)行銷毀，并在檔案銷毀清冊上注明銷毀方式和日期，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案庫房管理制度，嚴(yán)格限制非檔案工作人員進(jìn)入庫房。2.對檔案進(jìn)行定期清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案霉變、蟲蛀、破損等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的修復(fù)措施。3.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。4.按照檔案數(shù)字化要求，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地備份，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度提供檔案利用服務(wù)。2.保密原則：在提供檔案利用服務(wù)過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.服務(wù)至上原則：熱情接待利用者，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案信息，滿足利用者的合理需求。（二）利用范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)，可查閱、借閱本校有關(guān)檔案。3.涉及個(gè)人權(quán)益的檔案，本人可按規(guī)定查閱、復(fù)制。（三）利用程序1.校內(nèi)利用：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、所需檔案內(nèi)容等信息，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案館。檔案館工作人員對利用申請進(jìn)行審核，符合條件的予以受理，并根據(jù)利用者需求提供檔案查閱、借閱服務(wù)。利用者查閱檔案應(yīng)在檔案館指定的場所進(jìn)行，如需借閱檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并按時(shí)歸還。2.校外利用：外單位利用者應(yīng)提前向?qū)W校相關(guān)部門提交檔案利用申請函，說明利用目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)后，持介紹信到檔案館辦理利用手續(xù)。檔案館工作人員按照校外利用審批意見，為利用者提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)，并按規(guī)定收取相關(guān)費(fèi)用。校外利用者查閱檔案應(yīng)在檔案館工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照規(guī)定程序辦理復(fù)制手續(xù)。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案館應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由利用者簽字確認(rèn)。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括利用者類型、利用目的、利用檔案數(shù)量等，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案編研（一）編研原則1.圍繞學(xué)校中心工作和發(fā)展需求，突出檔案的特色和價(jià)值，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供有針對性的編研成果。2.堅(jiān)持實(shí)事求是，確保編研內(nèi)容真實(shí)可靠，資料來源準(zhǔn)確無誤。3.注重創(chuàng)新，采用多樣化的編研形式和方法，提高編研成果的質(zhì)量和可讀性。（二）編研內(nèi)容1.學(xué)校歷史資料匯編：整理和編輯學(xué)校不同歷史時(shí)期的重要文件、大事記、校史資料等，展現(xiàn)學(xué)校發(fā)展歷程。2.專題檔案編研：根據(jù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作需要，對特定專題的檔案進(jìn)行深入研究和整理，形成專題資料集，如學(xué)科建設(shè)成果匯編、科研項(xiàng)目成果選編等。3.檔案參考資料：編寫檔案利用指南、全宗介紹等參考資料，方便利用者查找和了解檔案信息。（三）編研程序1.選題：根據(jù)學(xué)校工作重點(diǎn)和檔案資源狀況，確定編研選題，明確編研目的和要求。2.資料收集與整理：從館藏檔案中篩選出與編研選題相關(guān)的檔案資料，進(jìn)行分類、整理和核對，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.編寫：組織專業(yè)人員進(jìn)行編寫，按照編研大綱和內(nèi)容要求，對資料進(jìn)行分析、綜合和提煉，形成編研初稿。4.審核與修改：編研初稿完成后，組織相關(guān)專家和人員進(jìn)行審核，提出修改意見，編寫人員根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。5.出版與發(fā)行：將審核通過的編研成果進(jìn)行排版、印刷，正式出版發(fā)行或內(nèi)部交流使用。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案收集與整理：支持在線收集電子文件和紙質(zhì)文件數(shù)字化成果，實(shí)現(xiàn)檔案分類、編目、著錄等整理工作的信息化管理。2.檔案存儲(chǔ)與管理：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全存儲(chǔ)，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、遷移等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。3.檔案檢索與利用：提供便捷的檔案檢索功能，支持按多種條件進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)檔案在線查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)。4.檔案編研：輔助檔案編研工作，提供資料收集、整理、編輯等功能，方便編研人員開展工作。5.系統(tǒng)管理：包括用戶管理、權(quán)限管理、日志管理等功能，確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行和數(shù)據(jù)的合理使用。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，確保數(shù)據(jù)的一致性和完整性。2.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理，定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)糾正