PAGE醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的全面管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.對(duì)醫(yī)院各科室、部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。8.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院的管理決策、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作提供參考依據(jù)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、文件收發(fā)等檔案。3.醫(yī)療管理類：涉及醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理、病歷檔案等檔案。4.護(hù)理管理類：包含護(hù)理工作制度、護(hù)理質(zhì)量控制、護(hù)理人員培訓(xùn)等檔案。5.教學(xué)管理類：如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教師檔案、學(xué)生實(shí)習(xí)檔案等檔案。6.科研管理類：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、研究成果、學(xué)術(shù)交流等檔案。7.人事管理類：有員工招聘、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、人事檔案等檔案。8.財(cái)務(wù)管理類：涉及醫(yī)院財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等檔案。9.設(shè)備物資管理類：包含設(shè)備采購、驗(yàn)收、維修、報(bào)廢，物資采購、庫存管理等檔案。10.基建后勤管理類：如醫(yī)院基本建設(shè)規(guī)劃、工程圖紙、后勤保障服務(wù)等檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別：用兩位數(shù)字表示檔案所屬的類別，如“01”表示黨群工作類。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的黨群工作類檔案，其編號(hào)為“202301001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.醫(yī)院各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本科室、部門在工作中形成的各類檔案收集齊全。2.檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：紙質(zhì)文件材料：如文件、報(bào)告、通知、合同、協(xié)議、病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等。電子文件材料：包括電子文檔、數(shù)據(jù)庫、電子郵件、影像資料等。實(shí)物檔案：如獎(jiǎng)牌、證書、印章、紀(jì)念品等。3.各科室、部門在移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各科室、部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.紙質(zhì)檔案的整理：去除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。按照文件的形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序。編寫頁號(hào)，在文件的右上角或右下角用鉛筆編寫頁號(hào)。填寫卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等信息。裝訂成冊(cè)，采用三孔一線法或縫紉機(jī)裝訂，確保文件整齊牢固。填寫案卷封面，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等信息。3.電子檔案的整理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和性質(zhì)。建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，記錄文件的名稱、存儲(chǔ)位置、形成時(shí)間等信息。對(duì)電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)著錄，確保電子文件的可讀性和可利用性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地保存。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，相對(duì)濕度控制在[具體濕度范圍]。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、防盜報(bào)警裝置及溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊有序，便于查找和利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，標(biāo)識(shí)清晰。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)。（三）檔案安全管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。4.做好檔案的保密工作，對(duì)涉及國家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施。六、檔案利用（一）利用原則1.醫(yī)院檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用。2.凡因工作需要查閱、借閱檔案的人員，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在科室、查閱內(nèi)容、歸還日期等。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。（三）借閱手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，向借閱人發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記內(nèi)容與查閱登記內(nèi)容相同。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（四）對(duì)外提供檔案1.醫(yī)院因工作需要向外部單位或個(gè)人提供檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.經(jīng)批準(zhǔn)對(duì)外提供檔案時(shí)，應(yīng)與對(duì)方簽訂檔案利用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案的安全和保密。3.對(duì)外提供檔案的方式包括查閱、復(fù)印、摘錄等，應(yīng)根據(jù)對(duì)方的需求和檔案的保密要求進(jìn)行適當(dāng)處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。4.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)醫(yī)院具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限為[具體年限]的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為[具體年限]的檔案。（二）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為醫(yī)院各科室、部門及員工提供便捷的檔案服務(wù)。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案查詢功能：提供多種查詢方式，如按關(guān)鍵詞、類別、年度、保管期限等進(jìn)行查詢，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)。4.檔案統(tǒng)計(jì)功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全保密功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理，對(duì)不同用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全保密。（三）電子檔案管理1.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的收集、整理、歸檔工作，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在多種介質(zhì)上，并異地保存。3.建立電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸安全機(jī)制，并采取加密、身份認(rèn)證等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露和被篡改。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，確保醫(yī)院檔案管理工作符合要求。3.組織協(xié)調(diào)醫(yī)院各科室、部門的檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。4.負(fù)責(zé)檔案管理部門的人員隊(duì)伍建設(shè)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.審核檔案鑒定、銷毀等重要事項(xiàng)，確保檔案管理工作的規(guī)范和安全。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理部門的各項(xiàng)職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等