PAGE環(huán)衛(wèi)作業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司環(huán)衛(wèi)作業(yè)檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高環(huán)衛(wèi)作業(yè)管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司從事環(huán)衛(wèi)作業(yè)的各個(gè)部門及相關(guān)工作人員，涵蓋道路清掃保潔、垃圾收集運(yùn)輸、公共廁所管理等環(huán)衛(wèi)作業(yè)領(lǐng)域。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對環(huán)衛(wèi)作業(yè)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映環(huán)衛(wèi)作業(yè)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁虛假記錄和偽造檔案。3.規(guī)范有序原則檔案管理工作應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案的分類、編號、存儲(chǔ)等有序規(guī)范。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案信息安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理環(huán)衛(wèi)作業(yè)檔案。檔案管理科配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等具體工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理科職責(zé)制定和完善環(huán)衛(wèi)作業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的規(guī)范有序。建立檔案存儲(chǔ)庫，妥善保管檔案資料，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。按照規(guī)定的程序，為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)檔案數(shù)量、完整性及保管狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。負(fù)責(zé)檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理方法和流程，提高檔案管理效率和質(zhì)量。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門環(huán)衛(wèi)作業(yè)檔案資料的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求，定期向檔案管理科移交檔案。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集、準(zhǔn)確記錄和妥善保管，配合檔案管理科做好檔案的整理、歸檔等工作。在檔案管理過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.作業(yè)計(jì)劃類包括年度環(huán)衛(wèi)作業(yè)計(jì)劃、月度作業(yè)計(jì)劃、專項(xiàng)作業(yè)計(jì)劃等，記錄公司環(huán)衛(wèi)作業(yè)的整體規(guī)劃和具體安排。2.作業(yè)記錄類道路清掃保潔記錄：涵蓋每日清掃路段、作業(yè)時(shí)間、清掃質(zhì)量檢查情況等。垃圾收集運(yùn)輸記錄：包括垃圾收集點(diǎn)、收集時(shí)間、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸車輛信息等。公共廁所管理記錄：如廁所清潔時(shí)間、設(shè)施維護(hù)情況、衛(wèi)生檢查記錄等。3.設(shè)備設(shè)施類環(huán)衛(wèi)車輛檔案：包括車輛購置信息、維修保養(yǎng)記錄、運(yùn)行狀況等。清潔設(shè)備檔案：如掃地車、灑水車、垃圾桶等設(shè)備的型號、購置時(shí)間、使用情況、維修記錄等。公共廁所設(shè)施檔案：記錄廁所建筑結(jié)構(gòu)、衛(wèi)生設(shè)施、水電設(shè)備等的建設(shè)及維護(hù)情況。4.人員管理類員工檔案：包含員工基本信息、入職離職記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核情況等?？记谟涗洠河涗泦T工出勤情況，包括遲到、早退、曠工等信息。5.質(zhì)量考核類環(huán)衛(wèi)作業(yè)質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)及記錄：明確各項(xiàng)環(huán)衛(wèi)作業(yè)的質(zhì)量要求，并記錄日常檢查、定期考核的結(jié)果?？蛻敉对V及處理記錄：整理客戶對環(huán)衛(wèi)作業(yè)的投訴內(nèi)容及處理過程和結(jié)果。6.合同協(xié)議類環(huán)衛(wèi)作業(yè)服務(wù)合同：與政府部門、企事業(yè)單位等簽訂的環(huán)衛(wèi)作業(yè)服務(wù)合同。采購合同：如環(huán)衛(wèi)設(shè)備、清潔用品等采購合同。租賃合同：涉及環(huán)衛(wèi)車輛、場地等租賃的合同。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的形式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位字母表示，具體如下：“ZY”：作業(yè)計(jì)劃類“JL”：作業(yè)記錄類“SB”：設(shè)備設(shè)施類“RY”：人員管理類“KH”：質(zhì)量考核類“HT”：合同協(xié)議類3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始編號。例如，2023年的第一份作業(yè)計(jì)劃檔案編號為“2023ZY0001”，2023年的第100份垃圾收集運(yùn)輸作業(yè)記錄檔案編號為“2023JL0100”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地形成。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具，如有修改，應(yīng)注明修改日期和修改人。3.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、視頻等多種形式，確保檔案信息的全面性。（二）整理流程1.檔案管理人員收到各部門移交檔案后，首先對檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案資料進(jìn)行分類，將同一類別的檔案資料集中在一起。3.對每一份檔案資料進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和連續(xù)性。4.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。5.對檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案資料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則，將整理好的檔案資料及時(shí)歸檔，放入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的索引，注明檔案的存放位置，便于快速查找。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和便捷檢索。（二）保管期限1.永久保管公司年度工作總結(jié)及重要文件。需要長期保存的合同協(xié)議，如長期環(huán)衛(wèi)作業(yè)服務(wù)合同。涉及公司重大權(quán)益和重要?dú)v史資料的檔案。2.定期保管作業(yè)計(jì)劃類檔案保管期限為5年。作業(yè)記錄類檔案保管期限為3年。設(shè)備設(shè)施類檔案保管期限為設(shè)備使用年限加1年。人員管理類檔案保管期限為員工離職后5年。質(zhì)量考核類檔案保管期限為考核周期結(jié)束后3年。合同協(xié)議類檔案保管期限為合同履行完畢后3年。（三）保管措施1.檔案存儲(chǔ)庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全保存。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，檢查檔案的數(shù)量、完整性及保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理科查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理科安排專人陪同查閱，并做好查閱登記工作。3.涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，查閱權(quán)限需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱人將申請表交至檔案管理科。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，查找相應(yīng)檔案，并在查閱登記本上記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人在檔案管理科指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理科。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記本上注明歸還時(shí)間。（三）利用規(guī)定1.檔案資料僅供查閱人用于申請查閱目的的使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或用于其他非查閱目的的活動(dòng)。2.如需對檔案資料進(jìn)行引用或公開披露，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門的審核批準(zhǔn)，并確保不泄露公司機(jī)密信息。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞，無法修復(fù)且無參考價(jià)值的。3.經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，確需銷毀的重復(fù)、多余或不適用的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理科定期對到期或需要銷毀的檔案進(jìn)行清理，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理科組織專人對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過