PAGE教培機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教培機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、管理、研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本教培機(jī)構(gòu)各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指教培機(jī)構(gòu)在教學(xué)、管理、服務(wù)等活動中直接形成的，對機(jī)構(gòu)和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映教培機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)活動，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理教培機(jī)構(gòu)在各個(gè)方面形成的檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及機(jī)構(gòu)機(jī)密、學(xué)員隱私等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便員工和相關(guān)人員查閱使用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)教培機(jī)構(gòu)檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案工作流程和規(guī)范，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，保證檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索和利用工作，為教培機(jī)構(gòu)的教學(xué)、管理、研究等工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。6.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和管理水平。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作，便于檔案的集中管理。3.在日常工作中，注意對檔案的保護(hù)，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。4.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)類檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊、教學(xué)評估資料等。2.學(xué)員類檔案：學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)員信息變更記錄、學(xué)員學(xué)習(xí)記錄、學(xué)員獎(jiǎng)懲記錄等。3.師資類檔案：教師簡歷、教師資格證書、教學(xué)成果、培訓(xùn)記錄等。4.行政類檔案：機(jī)構(gòu)文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.活動類檔案：各類教學(xué)活動、文化活動、招生活動等的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等資料。6.其他類檔案：與教培機(jī)構(gòu)相關(guān)的具有保存價(jià)值的資料，如榮譽(yù)證書、合作單位資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案不遺漏、不丟失。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整，對于重要文件和資料，應(yīng)在形成后立即收集歸檔，不得拖延。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、剪裁等，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序。3.對每份檔案進(jìn)行編目，準(zhǔn)確填寫檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息，便于檢索和查閱。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為教學(xué)類、學(xué)員類、師資類、行政類、活動類等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于管理和查找。例如，教學(xué)類檔案編號格式為：JX[年份][序號]，其中JX表示教學(xué)類，[年份]為檔案形成年份，[序號]為該年份內(nèi)該類檔案的順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)成冊留存，便于查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得影響檔案內(nèi)容的查閱。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.教學(xué)類檔案：按照教學(xué)環(huán)節(jié)和學(xué)科進(jìn)行分類，如教學(xué)計(jì)劃、課程教案、考試試卷等。2.學(xué)員類檔案：以學(xué)員個(gè)體為單位，按照學(xué)員入學(xué)時(shí)間、學(xué)習(xí)階段等進(jìn)行分類，包括學(xué)員基本信息、學(xué)習(xí)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。3.師資類檔案：根據(jù)教師個(gè)人信息、教學(xué)成果、培訓(xùn)經(jīng)歷等方面進(jìn)行分類，如教師簡歷、教學(xué)業(yè)績、培訓(xùn)證書等。4.行政類檔案：按照文件性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，如機(jī)構(gòu)文件、會議文件、財(cái)務(wù)文件等。5.活動類檔案：依據(jù)活動類型和時(shí)間順序進(jìn)行分類，如招生活動檔案、教學(xué)活動檔案、文化活動檔案等。（二）編號規(guī)則1.采用層次編碼法，由類別代碼、年度代碼、順序代碼組成。2.類別代碼：用大寫字母表示各類檔案的類別，如JX（教學(xué)類）、XY（學(xué)員類）、SZ（師資類）、XZ（行政類）、HD（活動類）等。3.年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023。4.順序代碼：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，如001、002等。5.編號示例：例如，教學(xué)類檔案中2023年形成的第5份檔案，編號為JX2023005；學(xué)員類檔案中2022年入學(xué)的第10名學(xué)員的檔案，編號為XY2022010。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，一式兩份，分別異地存放。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編目、檢索等管理，確保電子檔案的安全和有效利用。3.對重要的聲像檔案，如照片、視頻等，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲于電子檔案管理系統(tǒng)中，并保留原始載體，按照紙質(zhì)檔案的保管要求進(jìn)行保管。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：反映教培機(jī)構(gòu)主要職能活動和歷史面貌的，對機(jī)構(gòu)和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如機(jī)構(gòu)成立以來的重要文件、重大活動記錄、長期保存的學(xué)員檔案等。3.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對教培機(jī)構(gòu)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為10年至50年，如教學(xué)計(jì)劃、師資檔案等。4.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對教培機(jī)構(gòu)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為1年至10年，如一般性的行政文件、短期活動檔案等。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案損壞、字跡褪色等，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。2.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，定期投放防蟲藥品，檢查消防器材和防盜設(shè)施的有效性。3.對電子檔案要定期進(jìn)行殺毒、維護(hù)，防止病毒感染和數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，制定電子檔案備份制度，定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的利用符合教培機(jī)構(gòu)的利益和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.優(yōu)先滿足教學(xué)、管理、研究等工作的需要，為機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供有力支持。（二）利用方式1.查閱：員工因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：對于確需借出檔案的情況，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用人的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好復(fù)制登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用人姓名、部門、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（四）歸還與注銷1.借閱的檔案到期后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。2.對于已辦理借閱手續(xù)的檔案，如借閱人不再需要，應(yīng)及時(shí)到檔案管理部門辦理注銷手續(xù)，確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管期限，確定檔案是否仍有保存必要。2.參考檔案的利用情況，對于多年未被利用且已超過保管期限的檔案，重點(diǎn)審查其是否還有潛在的利用價(jià)值。3.結(jié)合教培機(jī)構(gòu)的發(fā)展規(guī)劃和工作重點(diǎn)，判斷檔案對機(jī)構(gòu)未來工作的支持作用，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號及題名、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。