PAGE完善專業(yè)性檔案制度一、總則（一）目的為加強公司/組織專業(yè)性檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的專業(yè)性檔案的管理。（三）定義1.專業(yè)性檔案：指公司/組織在特定專業(yè)領(lǐng)域開展業(yè)務(wù)活動過程中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于技術(shù)文件、業(yè)務(wù)合同、項目資料、科研成果等。2.檔案管理職責：明確各部門及相關(guān)人員在檔案管理工作中的具體職責，確保檔案管理工作有序進行。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的專業(yè)性檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動和歷史面貌，嚴禁篡改、偽造檔案。3.完整性原則：確保檔案的齊全完整，涵蓋公司/組織業(yè)務(wù)活動的各個方面，避免重要文件材料的遺漏。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門1.部門設(shè)置：設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司/組織專業(yè)性檔案的全面管理工作。2.主要職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。負責收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎(chǔ)管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。按照規(guī)定的期限和程序，對到期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的時效性和有效性。積極開展檔案利用工作，為公司/組織的各項工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱、查閱、復印等服務(wù)工作，并做好記錄。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平，推動公司/組織檔案管理工作的健康發(fā)展。（二）各部門檔案管理人員職責1.配備要求：各部門應(yīng)指定專人負責本部門專業(yè)性檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作落實到具體人員。2.主要職責在檔案管理部門的指導下，負責本部門檔案的日常收集、整理工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。按照檔案管理部門規(guī)定的分類標準和編號規(guī)則，對本部門檔案進行分類整理和編號，便于檔案的管理和查詢。定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)，確保檔案移交過程的規(guī)范和有序。協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息查詢和咨詢服務(wù)。負責本部門檔案的安全保管工作，對涉及本部門的機密檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案丟失或泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)活動類：包括公司/組織在日常業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、報告、合同、協(xié)議、會議紀要、工作記錄等。2.項目類：涵蓋公司/組織承擔的各類項目從立項、實施到驗收全過程中形成的項目申請書、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)、技術(shù)文檔、測試報告、驗收文件等。3.科研成果類：包含公司/組織在科研活動中取得的科研成果報告、論文、專利、著作、技術(shù)標準等相關(guān)材料。4.資質(zhì)證書類：涉及公司/組織獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽證書、許可證等文件的原件及相關(guān)申請材料。5.其他類：與公司/組織專業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的其他有保存價值的文件材料，如客戶資料、市場調(diào)研報告、行業(yè)動態(tài)信息等。（二）收集要求1.及時性：各部門及員工應(yīng)在業(yè)務(wù)活動完成或文件材料形成后的規(guī)定時間內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并移交至本部門檔案管理人員。2.完整性：收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、電子文檔等，確保檔案能夠全面反映業(yè)務(wù)活動的真實情況。3.準確性：檔案資料的內(nèi)容應(yīng)準確無誤，字跡清晰，簽署完整，避免因信息錯誤或不完整影響檔案的價值和利用。（三）整理原則1.遵循來源原則：按照文件材料的形成來源進行分類整理，保持同一來源文件之間的有機聯(lián)系。2.保持文件之間的歷史聯(lián)系：依據(jù)文件材料的形成時間、內(nèi)容、邏輯關(guān)系等，對文件進行系統(tǒng)排列，反映業(yè)務(wù)活動的發(fā)展過程和內(nèi)在規(guī)律。3.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于存儲、檢索和查閱，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形成特點，將專業(yè)性檔案分為若干大類，如技術(shù)檔案類、業(yè)務(wù)合同類、項目檔案類、科研成果檔案類等。每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類，如技術(shù)檔案類可分為產(chǎn)品設(shè)計檔案、工藝文件檔案、設(shè)備檔案等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“JSCG2023001”，其中“JSCG”表示技術(shù)檔案類，“2023”表示年份，“001”表示該年份內(nèi)該類檔案的順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案的基本信息。同時，對重要檔案應(yīng)編寫內(nèi)容摘要，概述檔案的主要內(nèi)容和價值。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案材料進行整理裝訂，確保檔案的整齊美觀和牢固耐用。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原有順序，避免損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.庫房選址：檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、排水良好、遠離火源和水源的位置，確保檔案的安全存儲。2.庫房設(shè)施：配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，滿足檔案保管的環(huán)境要求。3.庫房布局：合理規(guī)劃庫房布局，設(shè)置檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開展。同時，要保證庫房內(nèi)通道暢通，便于檔案的搬運和整理。（二）檔案存儲方式1.分類存放：按照檔案的分類編號順序，將檔案存放在檔案密集架或檔案柜中，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.電子檔案存儲：對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保電子檔案的完整性和可讀性。同時，建立電子檔案索引目錄，方便電子檔案的檢索和利用。（三）檔案保管期限1.確定原則：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）兩種。2.具體劃分涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要資產(chǎn)權(quán)益等具有長期保存價值的檔案，列為永久保管。一般業(yè)務(wù)活動形成的檔案，在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的，列為定期保管，其中重要程度較高的列為30年保管期限，一般的列為10年保管期限。（四）檔案安全管理1.安全制度：建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施、檔案信息等方面的安全管理。2.人員管理：對檔案管理人員進行安全培訓，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并進行登記。3.安全檢查：定期對檔案庫房進行安全檢查，重點檢查防火、防潮、防蟲、防盜、溫濕度控制等設(shè)備設(shè)施的運行情況，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。同時，對檔案的存儲狀態(tài)進行檢查，確保檔案的安全與完整。4.應(yīng)急處置：制定檔案安全應(yīng)急預案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。五、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料，用于工作參考、項目論證、經(jīng)驗總結(jié)等。2.外部利用：根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，經(jīng)批準后，可向外部單位或個人提供檔案資料的查閱、借閱服務(wù)，但應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全。（二）利用流程1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號、利用期限等內(nèi)容，并提交所在部門負責人審核。2.審批：部門負責人審核通過后，將申請表提交至檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人根據(jù)利用者的身份和利用目的，決定是否批準申請，并簽署審批意見。3.查閱與借閱：經(jīng)審批同意后，利用者憑有效證件到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場提供必要的協(xié)助；借閱檔案時，利用者應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。4.利用登記：檔案管理部門對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號、利用時間、歸還時間等信息，便于跟蹤和管理檔案利用情況。（三）利用限制1.保密限制：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴格限制利用范圍，未經(jīng)授權(quán)不得向無關(guān)人員提供。2.期限限制：借閱檔案的期限應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和利用需求合理確定，一般不得超過規(guī)定的保管期限。到期后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，如需繼續(xù)利用，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.利用方式限制：利用者應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定使用檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上批注無關(guān)內(nèi)容。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的格式和要求進行操作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對擬鑒定的檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。2.定期鑒定原則：定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，一般每年進行一次，確保檔案鑒定工作的常態(tài)化和制度化。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員等組成，對檔案進行集體鑒定，避免個人主觀因素的影響。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員直接對檔案內(nèi)容進行審查，判斷檔案是否仍具有保存價值，對于已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。2.價值評估法：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行價值評估，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.對比分析法：將擬鑒定的檔案與同類型、同性質(zhì)的檔案進行對比分析，評估其在整體檔案體系中的地位和作用，從而確定其保存價值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一登記，編制銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。2.審批：銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織主管領(lǐng)導審批。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當