PAGE鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設、管理和服務中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合本鎮(zhèn)社區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鎮(zhèn)內各社區(qū)居委會、社區(qū)服務中心以及相關社區(qū)工作部門在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案由鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映社區(qū)工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門鎮(zhèn)設立社區(qū)檔案管理辦公室，負責全鎮(zhèn)社區(qū)檔案的統(tǒng)籌管理工作。其職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范。2.對各社區(qū)及相關部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓。3.集中統(tǒng)一管理全鎮(zhèn)社區(qū)檔案，接收、整理、保管和統(tǒng)計各類檔案資料。4.開展檔案信息化建設，建立和維護社區(qū)檔案數(shù)據(jù)庫，推進檔案信息資源共享。5.組織開發(fā)利用檔案信息資源，為社區(qū)建設、管理和服務提供檔案支持。（二）社區(qū)及相關部門檔案管理人員職責1.負責本社區(qū)或本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，便于檔案的保管和查找利用。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案安全。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極配合鎮(zhèn)檔案管理部門的工作，接受業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織建設方面的文件、會議記錄、黨員名冊等。2.社區(qū)居委會工作文件、決議、工作計劃與總結、居民代表會議記錄等。3.社區(qū)服務工作檔案，包括低保、優(yōu)撫、救助、就業(yè)、養(yǎng)老等服務記錄。4.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生、綠化、環(huán)保等工作資料。5.社區(qū)治安綜合治理檔案，如治安巡邏記錄、矛盾糾紛調解記錄、安全檢查記錄等。6.社區(qū)文化活動檔案，包括活動方案、照片、視頻、總結等。7.社區(qū)人口與計劃生育檔案，如育齡婦女信息、生育登記、藥具發(fā)放記錄等。8.社區(qū)基礎設施建設檔案，如項目規(guī)劃、施工圖紙、竣工驗收報告等。9.社區(qū)與居民之間的往來信件、投訴建議處理記錄等。10.其他與社區(qū)工作相關的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各社區(qū)及相關部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應在文件材料形成后及時整理歸檔，不得積壓。3.對于重要文件和緊急事件形成的檔案，應隨時收集整理，確保檔案的時效性。4.收集的檔案應保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領域和內容性質，分為黨群工作類、社區(qū)建設類、社區(qū)服務類、社區(qū)管理類、社區(qū)文化類、社區(qū)衛(wèi)生類、社區(qū)治安類等類別。每個大類下可根據(jù)實際情況進一步細分小類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度類別流水號的形式，如2023黨群001，表示2023年黨群工作類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和管理。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊美觀。裝訂時應注意保護檔案內容，避免損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場所鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理辦公室應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質檔案保管將整理好的紙質檔案按照類別和年度順序排列上架存放，便于查找和管理。同時，應建立紙質檔案借閱登記冊，記錄檔案的借閱情況。2.電子檔案保管對電子檔案應進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.聲像檔案保管聲像檔案應按照內容和時間順序進行整理編目，注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息。聲像檔案應存儲在專門的存儲設備中，并進行備份。同時，應建立聲像檔案查閱制度，嚴格控制查閱范圍。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管檔案反映社區(qū)重大歷史事件、重要工作成果、具有長遠利用價值的檔案，如社區(qū)發(fā)展規(guī)劃、重要會議紀要、重大項目資料等，應永久保管。2.長期保管檔案在較長時間內對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為30年。如社區(qū)年度工作計劃與總結、重要活動記錄等。3.短期保管檔案在較短時間內對社區(qū)工作有參考價值的檔案，保管期限一般為10年。如一般性工作文件、臨時性活動資料等。（四）檔案清查定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。清查內容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄并采取措施解決，如檔案損壞、丟失應及時修復或補充，檔案保管期限屆滿應進行鑒定和處置等。五、檔案的利用（一）利用范圍1.社區(qū)工作人員為開展工作查閱相關檔案資料。2.居民因個人事務需要查閱涉及本人權益的檔案資料，如低保申請檔案、生育登記檔案等。3.上級部門、其他社區(qū)或社會組織因工作需要查閱本鎮(zhèn)社區(qū)檔案資料。4.司法機關、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱相關檔案資料。（二）利用手續(xù)1.本社區(qū)工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，可以查閱相關檔案。2.居民查閱涉及本人權益的檔案資料，需持本人有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，經社區(qū)檔案管理人員審核后，報社區(qū)負責人批準方可查閱。3.上級部門、其他社區(qū)或社會組織查閱檔案，需出具單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經鎮(zhèn)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員提供查閱服務。4.司法機關、紀檢監(jiān)察部門等查閱檔案，需按照法定程序辦理查閱手續(xù)，檔案管理部門應積極配合，提供必要的檔案資料。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案資料供查閱人員在檔案查閱室進行查閱。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性。3.出具證明根據(jù)查閱人員的需求，檔案管理部門可以為其出具檔案證明。檔案證明應加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由鎮(zhèn)檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對保管期限屆滿的檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關檔案鑒定標準進行鑒定。對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管；對確無保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，形成檔案鑒定報告。2.檔案鑒定報告經鎮(zhèn)分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應永久保存。4.銷毀檔案應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化建設（一）建設目標建立完善的鎮(zhèn)社區(qū)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化對現(xiàn)有紙質檔案和重要聲像檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。數(shù)字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合鎮(zhèn)社區(qū)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、分類、編號、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。檔案管理系統(tǒng)應具備權限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息安全。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設建立鎮(zhèn)社區(qū)檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫中。檔案數(shù)據(jù)庫應定期進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作流程進行檔案管理工作。2.加強檔案信息化安全管理，設置用戶權限，防止未經授權的人