PAGE高校行政檔案管理制度一、總則（一）目的高校行政檔案是學(xué)校各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是學(xué)校發(fā)展歷程的重要見證，對(duì)于學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作具有重要的參考價(jià)值。為加強(qiáng)高校行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各行政部門、直屬單位以及附屬機(jī)構(gòu)在行政管理活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全校行政檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校行政管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校行政管理活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密以及個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置學(xué)校設(shè)立檔案館，作為學(xué)校檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校行政檔案的集中管理。檔案館設(shè)館長(zhǎng)一名，副館長(zhǎng)若干名，根據(jù)工作需要配備相應(yīng)的檔案管理人員。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校行政檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)校各行政部門及直屬單位的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進(jìn)程。5.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。6.組織檔案學(xué)術(shù)研究和經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，提高檔案管理水平。（三）各行政部門及直屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及直屬單位在行政管理活動(dòng)中形成的各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案館移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門及直屬單位檔案工作的日常管理，接受檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，做好檔案的安全保管和保密工作，確保檔案的完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍學(xué)校各行政部門及直屬單位應(yīng)按照以下范圍收集本部門在行政管理活動(dòng)中形成的各類檔案：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本部門召開的會(huì)議文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。4.本部門與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.本部門的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.本部門的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.本部門的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、合同協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.本部門的科研項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。9.本部門的外事活動(dòng)檔案，包括出訪計(jì)劃、協(xié)議、接待安排等。10.其他與本部門工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人和時(shí)間要求，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)科研類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、設(shè)備管理類、外事管理類等一級(jí)類目。在一級(jí)類目下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目和三級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用全宗號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等組合方式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄案卷的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄每份文件的編號(hào)、題名日期、頁(yè)號(hào)等信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。對(duì)于不宜裝訂的檔案，應(yīng)采用卷盒、卷夾等方式進(jìn)行保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔。（三）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館工作人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。3.保管期限劃分檔案保管期限分為永久保存、長(zhǎng)期保存（16年至50年）和短期保存（15年以下）三種。4.銷毀程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)利用、方便快捷利用、確保安全利用的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱利用學(xué)校行政檔案；校外單位因工作需要查閱利用本校行政檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案館查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案館工作人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案館印章，并注明復(fù)制日期。（四）利用登記檔案館應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）檔案信息化管理要求1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)電子文件管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級(jí)，防止數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)故障。3.對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄和管理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.加強(qiáng)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立檔案工作監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)全校檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由學(xué)校辦公室、檔案館等相關(guān)部門人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年定期對(duì)全校檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改