PAGE退伍檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強退伍檔案管理，確保退伍檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據國家有關法律法規(guī)和軍隊檔案管理規(guī)定，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接收、保管和利用的退伍軍人檔案。（三）基本原則1.集中統一管理原則。退伍檔案由公司/組織指定的專門部門或人員集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則。維護退伍檔案的真實性和完整性，如實記錄退伍軍人的服役經歷和相關信息。3.安全保密原則。采取有效措施確保退伍檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則。建立科學合理的檔案管理流程，便于退伍軍人及相關部門查閱和利用檔案。二、檔案接收（一）交接程序1.退伍軍人所在部隊應按照規(guī)定整理好退伍檔案，填寫檔案移交清單，注明檔案的數量、內容等信息。2.公司/組織指定的接收人員與部隊移交人員進行當面核對，確認檔案清單與實際檔案相符后，辦理交接手續(xù)。交接雙方應在移交清單上簽字確認。（二）檔案審核1.接收檔案后，對檔案內容進行審核，重點審核檔案材料的真實性、完整性和規(guī)范性。2.如發(fā)現檔案存在問題，應及時與退伍軍人所在部隊溝通，要求補充或更正相關材料。三、檔案整理（一）分類標準1.按照退伍軍人的入伍時間、服役部隊、退伍時間等因素進行分類。2.具體分為個人基本信息類、服役經歷類、獎懲情況類、培訓證書類等類別。（二）編號規(guī)則為每一份退伍檔案編制唯一的檔案編號，編號應體現檔案的類別、年份和順序號等信息。（三）裝訂要求1.對檔案材料進行分類排序后，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。2.裝訂時應注意保護檔案材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管期限退伍檔案應長期保管，確保檔案信息永久留存。（三）定期檢查1.定期對退伍檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、保管狀況等。2.發(fā)現檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行修復或處理。五、檔案查閱（一）查閱權限1.退伍軍人本人有權查閱自己的檔案。2.因工作需要，公司/組織內部相關部門經批準可以查閱退伍檔案。3.外單位因特殊原因需要查閱退伍檔案的，須經公司/組織主管領導批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.經批準后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，由檔案管理人員提供檔案進行查閱。（三）查閱要求1.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案借閱（一）借閱權限與查閱權限相同，但借閱期限一般不超過[X]個工作日。（二）借閱手續(xù)除填寫查閱申請表外，還需簽訂借閱承諾書，明確借閱期間的保管責任。（三）借閱要求1.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人。2.按時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案利用（一）提供證明根據退伍軍人或相關部門的需求，為其提供檔案中相關信息的證明材料。證明材料應加蓋檔案管理部門印章。（二）數據分析對退伍檔案中的數據進行分析，為公司/組織的人才管理、人力資源規(guī)劃等提供參考依據。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.檔案庫房應設置門禁系統，限制無關人員進入。3.對涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施。（二）保密教育對接觸退伍檔案的人員進行保密教育，提高其保密意識。九、檔案信息化管理（一）數據錄入將退伍檔案中的重要信息錄入電子檔案管理系統，建立電子檔案數據庫。（二）系統維護定期對電子檔案管理系統進行維護，確保系統的正常運行和數據安全。（三）信息共享根據授權，實現退伍檔案信息在公司/組織內部相關部門之間的共享，提高工作效率。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據國家有關法律法規(guī)和軍隊檔案管理規(guī)定，結合公司/組織實際情況，對退伍檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判斷、慎重決定原則。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成。2.鑒定小組對退伍檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，報公司/組織主管領導批準。（三）銷毀要求1.經批準銷毀的檔案，應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息徹底消除。2.在銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，銷毀后在銷毀清單上簽字確認。十一、附則（一