PAGE造價單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本造價單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程造價咨詢業(yè)務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本造價單位各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由單位綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映工程造價咨詢業(yè)務(wù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理與工程造價咨詢業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善本單位檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本單位各類檔案，包括工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、財務(wù)檔案等。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的實體安全和信息安全。6.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。7.負責向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和統(tǒng)計工作。8.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓和指導工作，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。三；檔案的分類與編號（一）檔案分類1.工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案項目承接與委托檔案：包括項目委托書、業(yè)務(wù)承接合同、項目風險評估報告等。項目實施檔案：包括項目工作計劃、工程計量記錄、造價分析報告、詢價記錄、會議紀要等。項目成果檔案：包括工程造價咨詢報告、審核定案表、項目總結(jié)等。2.行政管理檔案文書檔案：包括上級文件、單位文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。人事檔案：包括員工入職檔案、勞動合同、薪酬福利檔案、培訓檔案、考核檔案等。財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表及財務(wù)審計報告等。資質(zhì)證書檔案：包括單位資質(zhì)證書、人員資格證書等。3.其他檔案聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等。電子檔案：包括以電子形式存儲的各類文件、數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀年，如“2023”表示2023年度形成的檔案。3.類別：按照檔案分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如“GC”表示工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案，“XZ”表示行政管理檔案等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，如“001”“002”等。5.示例：2023GC001表示2023年度工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案中的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本單位在工程造價咨詢業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.與本單位行政管理、財務(wù)管理、人事管理等相關(guān)的文件材料。3.本單位獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、合同協(xié)議等重要文件材料。4.其他與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理，按照檔案管理要求進行分類、編號，并移交綜合檔案室。3.對于重要文件材料，應(yīng)同時收集電子版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。4.聲像檔案應(yīng)及時整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并移交綜合檔案室保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和檢索利用。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照檔案分類進行分類整理，同一類別的檔案按照時間順序排列，依次編號，編制檔案目錄。2.電子檔案：按照檔案分類建立文件夾，文件夾命名應(yīng)與檔案編號一致，電子文件應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.聲像檔案：按照內(nèi)容進行分類整理，編制聲像檔案目錄，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容、拍攝人等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，便于查找和利用。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同類別檔案之間應(yīng)保持一定的間隔。3.檔案上架應(yīng)排列整齊，標識清晰，便于識別和管理。（三）檔案保管期限1.工程造價咨詢業(yè)務(wù)檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：包括工程造價咨詢報告、審核定案表、項目總結(jié)等重要文件材料。長期保管的檔案：保管期限為10年至30年，包括項目承接與委托檔案、項目實施檔案中的部分重要文件材料。短期保管的檔案：保管期限為5年以下，包括項目實施檔案中的一般性文件材料。2.行政管理檔案、財務(wù)檔案等保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.檢查中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并采取整改措施。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.本單位員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)單位主要領(lǐng)導批準。3.檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過7個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱、借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。（二）檔案復(fù)制1.查閱人員如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，由綜合檔案室工作人員進行復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)保證復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.重要檔案的復(fù)制應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導批準。（三）檔案利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號、查閱期限、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案利用登記應(yīng)定期進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準確判定檔案價值的原則。2.鑒定工作應(yīng)在綜合檔案室的組織下，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負責人等組成鑒定小組進行。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實、完整、準確，是否反映了本單位的主要業(yè)務(wù)活動。2.檔案的保存價值，包括檔案的重要性、時效性、歷史意義等。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整保管期限。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值且已到保管期限的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導審核，單位主要領(lǐng)導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進行，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類進行分類整理，建立文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾命名應(yīng)與檔案編號一致。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，命名應(yīng)包含文件形成日期、文件主題、文件類型等信息。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)定期進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.電子檔案應(yīng)進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等多種方式。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案。（三）電子檔案的利用1.查閱電子檔案應(yīng)使用專門的電子檔案管理系統(tǒng)，按照系統(tǒng)操作流程進行查閱。2.電子檔案一般不提供下載功能，如需復(fù)制電子檔案，應(yīng)按照檔案復(fù)制的規(guī)定辦理手續(xù)。3.利用電子檔案應(yīng)注意保護電子檔案的信息安全，防止電子檔案被篡改、刪除等。九、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集與整理1.聲像檔案的收集應(yīng)及時、全面，確保聲像資料能夠真實反映本單位的業(yè)務(wù)活動和工作成果。2.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容進行分類整理，編制聲像檔案目錄，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容、拍攝人等信息。（二）聲像檔案的存儲與保管1.聲像檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和維護，確保聲像資