PAGE就業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司就業(yè)檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、安全和有效利用，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工就業(yè)檔案的管理，包括入職檔案、在職檔案和離職檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：檔案應(yīng)包含員工從入職到離職全過(guò)程的相關(guān)資料。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保操作規(guī)范。二、就業(yè)檔案的內(nèi)容（一）入職檔案1.個(gè)人基本信息身份證復(fù)印件學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件學(xué)位證書(shū)復(fù)印件一寸免冠照片2.入職資料入職申請(qǐng)表勞動(dòng)合同入職體檢報(bào)告薪資確認(rèn)單3.其他相關(guān)資料離職證明（如有）社保繳納記錄（如有）（二）在職檔案1.工作經(jīng)歷記錄年度工作總結(jié)績(jī)效考核記錄培訓(xùn)記錄晉升記錄獎(jiǎng)懲記錄2.薪資福利變動(dòng)記錄調(diào)薪記錄獎(jiǎng)金發(fā)放記錄福利調(diào)整記錄3.崗位變動(dòng)記錄崗位調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表工作交接記錄（三）離職檔案1.離職申請(qǐng)表2.離職交接清單3.離職證明4.其他相關(guān)資料競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議（如有）保密協(xié)議（如有）三、就業(yè)檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)在員工入職、在職和離職過(guò)程中，及時(shí)收集相關(guān)檔案資料。2.各部門(mén)應(yīng)積極配合人力資源部門(mén)，按時(shí)提供員工的工作記錄、績(jī)效考核等資料。3.員工應(yīng)按照公司要求，如實(shí)提供個(gè)人檔案資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。（二）整理1.人力資源部門(mén)收到檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序，對(duì)資料進(jìn)行分類、編號(hào)和裝訂。3.建立檔案目錄，便于查詢和管理。四、就業(yè)檔案的保管（一）保管方式1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施等。2.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)定期備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上。（二）保管期限1.入職檔案、在職檔案和離職檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。2.一般情況下，員工檔案應(yīng)保管至員工離職后[X]年。（三）檔案安全1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，確保檔案的安全。2.非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入檔案保管室。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄露。五、就業(yè)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取或損壞檔案資料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，并提供有效證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案保管人員出具借條，并按照規(guī)定的方式和期限歸還檔案。4.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。六、就業(yè)檔案的保密與銷(xiāo)毀（一）保密1.檔案保管人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.涉及員工個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露給無(wú)關(guān)人員。3.對(duì)違反檔案保密制度的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）銷(xiāo)毀1.檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷(xiāo)毀檔案的，由人力資源部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并進(jìn)行登記。3.檔案銷(xiāo)毀方式應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。七、就業(yè)檔案的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的就業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢統(tǒng)計(jì)、借閱管理、保密設(shè)置等功能。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時(shí)更新員工的檔案信息，如工作變動(dòng)、薪資調(diào)整等。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)就業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案資料的收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況是否正常。3.檔案保密制度的執(zhí)行情況。（三）整改措施1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制定整改措施，并限期整改。2.整改完成后，應(yīng)將整改情況報(bào)監(jiān)督小組審核。九、附則（一）