PAGE管委會(huì)檔案封存制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)管委會(huì)檔案管理，規(guī)范檔案封存工作，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)管委會(huì)及相關(guān)單位、個(gè)人的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于管委會(huì)各部門(mén)、下屬單位以及與管委會(huì)有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)單位在工作中形成的各類(lèi)檔案的封存管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在封存期間的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案封存的程序和操作。3.分類(lèi)管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來(lái)源、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)封存，便于管理和查詢(xún)。4.可追溯原則：對(duì)檔案封存的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案信息的可追溯性。二、檔案封存的范圍與條件（一）封存范圍1.涉及個(gè)人隱私的檔案：如員工人事檔案中的個(gè)人隱私信息、醫(yī)療健康檔案等。2.商業(yè)秘密相關(guān)檔案：包括企業(yè)的技術(shù)研發(fā)資料、商業(yè)合同、客戶信息等。3.特定歷史時(shí)期或敏感事件的檔案：如特定項(xiàng)目的建設(shè)檔案、涉及重大決策過(guò)程的檔案等，在規(guī)定期限內(nèi)需要封存。4.法律法規(guī)規(guī)定需封存的其他檔案：如某些行政許可檔案、行政處罰檔案等。（二）封存條件1.檔案所涉及的事項(xiàng)已處理完畢，且在規(guī)定的保管期限內(nèi)。2.檔案信息存在保密需求，經(jīng)相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性得到確認(rèn)，無(wú)缺失或錯(cuò)誤信息。三、檔案封存的程序（一）申請(qǐng)1.檔案形成部門(mén)或保管部門(mén)根據(jù)檔案封存的范圍和條件，填寫(xiě)《檔案封存申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、申請(qǐng)封存理由等信息。2.將申請(qǐng)表提交至管委會(huì)檔案管理部門(mén)審核。（二）審核1.檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核申請(qǐng)封存的檔案是否符合封存范圍和條件，申請(qǐng)理由是否充分合理。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的檔案，檔案管理部門(mén)可組織相關(guān)部門(mén)或?qū)＜疫M(jìn)行聯(lián)合審核，確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)，并報(bào)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批1.管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見(jiàn)，對(duì)檔案封存申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或敏感信息的檔案封存申請(qǐng)，需經(jīng)管委會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)，并返回檔案管理部門(mén)。（四）封存操作準(zhǔn)備1.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案封存工作。2.準(zhǔn)備好封存所需的設(shè)備和材料，如檔案盒、封條、標(biāo)簽、存儲(chǔ)介質(zhì)等，并確保其質(zhì)量符合要求。3.對(duì)參與封存工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，明確工作流程和職責(zé)，強(qiáng)調(diào)安全保密要求。（五）封存實(shí)施1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)和編號(hào)順序，將需封存的檔案逐一整理核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.將整理好的檔案裝入專(zhuān)用檔案盒，使用封條密封檔案盒，并在封條上加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.在檔案盒表面粘貼標(biāo)簽，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、封存日期、保管期限等信息。4.將封存好的檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。（六）記錄與備案1.檔案管理部門(mén)對(duì)檔案封存的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括申請(qǐng)時(shí)間、審核意見(jiàn)、審批結(jié)果、封存日期、封存人員等信息，形成《檔案封存記錄冊(cè)》。2.將《檔案封存記錄冊(cè)》與封存檔案一同保管，以便日后查詢(xún)和追溯。3.在管委會(huì)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或檔案管理信息系統(tǒng)中對(duì)檔案封存情況進(jìn)行備案，記錄檔案的封存狀態(tài)、保管位置等信息，方便相關(guān)人員查詢(xún)和管理。四、檔案封存期間的管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境維護(hù)1.定期對(duì)檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合安全保密要求。檢查內(nèi)容包括溫度、濕度、空氣質(zhì)量、防火設(shè)施、防潮措施、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)環(huán)境出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全。（二）檔案查閱與利用1.因工作需要查閱封存檔案的，必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)。查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，申請(qǐng)表報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查，對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，需報(bào)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.審批通過(guò)后，檔案管理人員在指定地點(diǎn)、按照規(guī)定時(shí)間提供查閱服務(wù)。查閱人員必須在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、缺失等情況。（三）檔案保管期限監(jiān)控1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)封存檔案的保管期限進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)得到妥善保管。2.對(duì)于即將到期的封存檔案，檔案管理部門(mén)提前通知相關(guān)部門(mén)或人員，根據(jù)檔案的性質(zhì)和后續(xù)利用需求，確定檔案的處置方式。（四）檔案安全檢查1.定期對(duì)封存檔案進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、密封性、存儲(chǔ)環(huán)境等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、丟失、信息泄露等安全問(wèn)題，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。同時(shí)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行調(diào)查和追究。五、檔案解封的程序（一）申請(qǐng)解封1.檔案所涉及的事項(xiàng)需要重新查閱、利用或處置時(shí)，相關(guān)部門(mén)或人員填寫(xiě)《檔案解封申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明解封理由、解封檔案的名稱(chēng)和數(shù)量等信息。2.將申請(qǐng)表提交至管委會(huì)檔案管理部門(mén)審核。（二）審核1.檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核解封理由是否充分合理，解封后的檔案利用或處置方式是否符合規(guī)定。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的檔案解封申請(qǐng)，可以組織相關(guān)部門(mén)或?qū)＜疫M(jìn)行聯(lián)合審核，確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)，并報(bào)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批1.管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見(jiàn)，對(duì)檔案解封申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或敏感信息的檔案解封申請(qǐng)，需經(jīng)管委會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)，并返回檔案管理部門(mén)。（四）解封操作1.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案解封工作。2.在解封現(xiàn)場(chǎng)，檔案管理人員與申請(qǐng)解封人員共同核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，拆除檔案盒上的封條。3.解封后的檔案按照正常檔案管理流程進(jìn)行管理和利用。（五）記錄與備案1.檔案管理部門(mén)對(duì)檔案解封的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括申請(qǐng)時(shí)間、審核意見(jiàn)、審批結(jié)果、解封日期、解封人員等信息，更新《檔案封存記錄冊(cè)》。2.將檔案解封記錄與解封后的檔案一同保管，并在管委會(huì)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或檔案管理信息系統(tǒng)中對(duì)檔案解封情況進(jìn)行備案。六、檔案封存的監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.管委會(huì)成立檔案封存監(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案封存制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案封存工作進(jìn)行抽查，檢查檔案封存的程序是否規(guī)范、檔案存儲(chǔ)環(huán)境是否安全、檔案查閱與利用是否符合規(guī)定等。3.接受管委會(huì)內(nèi)部員工和外部相關(guān)單位的監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反檔案封存制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。2.對(duì)在檔案封存過(guò)程中玩忽職守、泄露檔案信息、擅自篡改或銷(xiāo)毀檔案的人員，依法依規(guī)給予黨紀(jì)政紀(jì)處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.對(duì)因檔案封存管理不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失或信息泄露，給管委會(huì)或相關(guān)單位