PAGE農(nóng)田建設(shè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)田建設(shè)項目檔案管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高農(nóng)田建設(shè)管理水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織承擔(dān)的所有農(nóng)田建設(shè)項目檔案管理工作，包括項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等全過程形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)田建設(shè)項目檔案由本公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實反映農(nóng)田建設(shè)項目的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.同步管理原則檔案管理工作應(yīng)與農(nóng)田建設(shè)項目的實施同步進行，做到工程進度與檔案形成進度相匹配。4.有效利用原則建立健全檔案利用機制，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)田建設(shè)項目管理、決策、監(jiān)督等方面的作用，提高檔案的利用價值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織農(nóng)田建設(shè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)農(nóng)田建設(shè)項目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案資料的安全和完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各項目參建單位的檔案管理工作，對檔案管理工作進行檢查和考核。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項目檔案管理工作，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案管理工作與項目建設(shè)同步進行。2.審核項目檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，對不符合要求的檔案資料及時督促整改。3.協(xié)調(diào)解決項目檔案管理工作中存在的問題，保障檔案管理工作順利開展。4.配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，確保項目檔案按時、高質(zhì)量歸檔。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本項目的各類檔案資料，按照檔案管理要求進行分類、編號、編目等工作。2.對檔案資料進行審核，確保檔案資料的質(zhì)量符合要求。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定向檔案管理部門移交項目檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）項目參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)的項目建設(shè)任務(wù)中形成的檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確、完整。2.按照本公司/組織檔案管理要求，及時向項目建設(shè)單位移交檔案資料，并配合做好檔案驗收工作。3.接受檔案管理部門和項目建設(shè)單位的指導(dǎo)和監(jiān)督，對檔案管理工作中存在的問題及時整改。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目批復(fù)文件等。2.項目設(shè)計文件包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等文件。3.項目施工文件包括施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.項目監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.項目竣工驗收文件包括竣工驗收申請報告、竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與項目建設(shè)有關(guān)的文件如項目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、來往信函等。（二）收集要求1.各部門、各項目參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整收集。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進行分類整理，按照檔案形成的時間順序、重要程度等進行排列，便于查找和利用。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將檔案分為項目前期文件、項目設(shè)計文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件、項目竣工驗收文件等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母組合編號等方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊保存，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目前期文件應(yīng)在項目批復(fù)后及時歸檔。2.項目設(shè)計文件應(yīng)在設(shè)計完成后及時歸檔。3.項目施工文件應(yīng)隨工程進度同步歸檔，每月底前將當(dāng)月形成過的檔案資料整理歸檔。4.項目監(jiān)理文件應(yīng)隨監(jiān)理工作進展同步歸檔。5.項目竣工驗收文件應(yīng)在項目竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.項目參建單位在檔案資料整理完畢后，應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交單位留存，一份隨檔案資料移交項目建設(shè)單位。2.項目建設(shè)單位檔案管理人員對移交的檔案資料進行審核，審核合格后辦理簽收手續(xù)，并將檔案資料移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案資料進行復(fù)查，復(fù)查合格后進行分類、編號、編目等整理工作，并將檔案資料存入檔案庫房。（三）保管期限1.永久保管項目前期文件、項目竣工驗收文件以及涉及重大政策、重要決策、關(guān)鍵技術(shù)等具有長期保存價值的文件，應(yīng)永久保管。2.長期保管項目設(shè)計文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件等在項目運行期間具有重要參考價值的文件，應(yīng)長期保管，保管期限一般為30年。3.短期保管項目建設(shè)過程中形成的一般性文件、臨時性文件等，保管期限一般為10年。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件，配備必要的消防器材、防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、箱號等信息。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)備份檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱農(nóng)田建設(shè)項目檔案。外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對利用申請表進行審核，根據(jù)利用目的和檔案保管期限確定是否提供查閱、借閱服務(wù)。對符合條件的，應(yīng)在檔案利用申請表上簽字蓋章，并按照規(guī)定提供檔案資料。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時歸還。如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）借閱期限1.短期保管檔案的借閱期限一般不超過10個工作日。2.長期保管檔案的借閱期限一般不超過30個工作日。3.永久保管檔案的借閱期限一般不超過60個工作日。特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）歸還與注銷借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失、涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。借閱手續(xù)辦理完畢后，檔案管理部門應(yīng)在檔案利用申請表上注明歸還日期，并將檔案資料歸還原位。同時，應(yīng)及時注銷檔案利用記錄，更新檔案利用臺賬。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對到期檔案進行鑒定。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案資料徹底銷毀。4.檔案銷毀完畢后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立農(nóng)田建設(shè)項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和信息化利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成、權(quán)限管理等功能。3.網(wǎng)絡(luò)傳輸與共享建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案資料的在線傳輸和共享。各部門、各項目參建單位可通過網(wǎng)絡(luò)平臺查閱、借閱檔案資料，提高檔案利用效率。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)保證掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進行分類、編號、編目等處理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護措施，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全可靠。同時，應(yīng)建立用戶權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制用戶對檔案資料的訪問權(quán)限。3.加強檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化技能水平。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，能夠及時處理系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)問題。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門、各項目參建單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。同時，接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檢查檔案資料是否齊全、真實、準(zhǔn)確，是否符合檔案管理要求。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，檢查檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件是否符合要求，檔案管理信息系統(tǒng)是否正常運行。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，檢查檔案管理人員是否熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，是否認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門每年定期對各部門、各項目參建單位的檔案管理工作進