PAGE華為無檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司在無檔案管理方面的各項操作，確保公司運營的合規(guī)性、高效性，保障公司及員工的合法權(quán)益，同時適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，為公司的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于華為公司全體員工、各部門及相關(guān)業(yè)務(wù)流程涉及的無檔案管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保無檔案管理工作在合法合規(guī)的框架內(nèi)進行。2.準確性原則：無檔案信息的記錄應(yīng)準確、完整，如實反映公司業(yè)務(wù)活動及員工相關(guān)情況，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、員工隱私等無檔案信息，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。4.高效性原則：優(yōu)化無檔案管理流程，提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和資源浪費，確保信息的及時處理和有效利用。二、無檔案管理職責(zé)分工（一）公司管理層1.負責(zé)審批無檔案管理制度及相關(guān)重大決策，確保公司無檔案管理工作符合公司戰(zhàn)略目標和整體利益。2.監(jiān)督無檔案管理工作的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。（二）人力資源部門1.負責(zé)員工基本信息、勞動合同、薪酬福利等相關(guān)無檔案的建立、維護和更新。2.協(xié)助各部門進行無檔案管理培訓(xùn)，提高員工對無檔案管理重要性的認識和操作技能。3.按照法律法規(guī)要求，定期對員工無檔案進行審查和清理，確保檔案信息的準確性和完整性。（三）各業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)無檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料真實、有效，并及時提交給人力資源部門或相關(guān)管理部門。2.配合人力資源部門及其他相關(guān)部門進行無檔案管理工作的檢查、審計等活動，提供必要的支持和信息。3.明確本部門無檔案管理的責(zé)任人，確保無檔案管理工作落實到具體人員。（四）信息技術(shù)部門1.負責(zé)搭建和維護無檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和數(shù)據(jù)的保密性。2.根據(jù)公司無檔案管理需求，對信息系統(tǒng)進行優(yōu)化和升級，提高無檔案管理的信息化水平。3.負責(zé)對無檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進行培訓(xùn)和技術(shù)支持，確保員工能夠熟練使用系統(tǒng)進行無檔案管理操作。三、無檔案的分類與編號（一）無檔案分類1.員工基本信息檔案：包括員工個人簡歷、身份證、學(xué)歷證書、資格證書等相關(guān)證明材料。2.勞動合同檔案：記錄員工與公司簽訂的勞動合同的各項條款、續(xù)簽情況等。3.薪酬福利檔案：涵蓋員工工資、獎金、福利發(fā)放記錄、社保繳納情況等信息。4.培訓(xùn)與發(fā)展檔案：員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，培訓(xùn)成績、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料。5.績效考核檔案：員工績效考核結(jié)果、考核指標完成情況、績效反饋等信息。6.考勤檔案：員工出勤記錄、請假記錄、加班記錄等。7.獎懲檔案：員工獲得的獎勵和受到的處罰記錄，包括獎勵證書、處罰決定書等。8.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的文件、合同、項目資料等，根據(jù)業(yè)務(wù)類型進一步細分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、研發(fā)項目檔案等。（二）編號規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號系統(tǒng)，確保每個無檔案都有唯一的編號標識。2.編號由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示順序號。例如，員工基本信息檔案編號為“YGB001”，其中“YGB”表示員工基本信息檔案，“001”為該類別下的第一個檔案編號。3.編號應(yīng)按照檔案類別進行連續(xù)編排，便于管理和查詢。四、無檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點和要求收集本部門相關(guān)的無檔案資料，確保資料的及時性和完整性。2.對于員工提交的無檔案資料，應(yīng)進行初步審核，檢查資料的真實性、準確性和完整性，不符合要求的應(yīng)及時通知員工補充或修正。3.涉及多個部門的無檔案資料，由牽頭部門負責(zé)協(xié)調(diào)收集，其他部門應(yīng)積極配合，提供必要的支持。（二）整理規(guī)范1.收集到的無檔案資料應(yīng)按照檔案類別進行分類整理，同一類別的資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排序。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固；對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的文件夾或數(shù)據(jù)庫中。3.建立檔案目錄清單，清晰記錄每個檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，便于快速查找和核對。五、無檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保無檔案信息的安全和可追溯性。2.電子檔案應(yīng)存儲在公司內(nèi)部的服務(wù)器或云存儲平臺上，設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，確保檔案的安全保存。（二）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定不同類型無檔案的保管期限。例如，員工基本信息檔案、勞動合同檔案等長期保管；薪酬福利檔案、考勤檔案等保管期限為[X]年；培訓(xùn)與發(fā)展檔案、績效考核檔案等保管期限為[X]年；獎懲檔案根據(jù)具體情況確定保管期限，但至少保存[X]年。2.在保管期限屆滿后，按照規(guī)定的程序進行檔案的銷毀或存檔處理。（三）檔案安全管理1.加強對無檔案存儲場所的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案存儲環(huán)境的安全。2.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失；對紙質(zhì)檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴格控制檔案的借閱和使用，借閱檔案必須履行審批手續(xù)，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。六、無檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的基本信息檔案、勞動合同檔案、薪酬福利檔案等相關(guān)無檔案資料。2.公司內(nèi)部其他部門因工作需要查閱無檔案資料的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門負責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門進行查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司無檔案資料的，必須經(jīng)過公司管理層批準，并簽訂保密協(xié)議，檔案管理部門按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，提交給所在部門負責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱申請表交至檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)查閱申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得對檔案進行涂改、損壞等操作。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認。（三）使用規(guī)定1.使用無檔案資料應(yīng)嚴格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得用于非法目的或泄露公司機密信息。2.如需復(fù)印、摘抄檔案資料，應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門同意，并注明用途；涉及公司機密信息的，應(yīng)按照公司保密制度進行處理。3.對于重要的無檔案資料，如需長期使用或留存，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行妥善保管，并在使用完畢后及時歸還。七、無檔案的變更與注銷（一）變更情形1.員工個人信息發(fā)生變更，如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式等，應(yīng)及時向人力資源部門提交變更申請，并提供相關(guān)證明材料。2.勞動合同條款發(fā)生變更，如工作崗位、工作地點、薪酬待遇等，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行變更，并簽訂新的勞動合同或補充協(xié)議。3.其他與無檔案相關(guān)的信息發(fā)生變更，如培訓(xùn)記錄更新、績效考核結(jié)果調(diào)整等，相關(guān)部門應(yīng)及時進行變更處理，并通知檔案管理部門進行相應(yīng)的檔案更新。（二）變更流程1.變更申請部門或員工填寫變更申請表，詳細說明變更內(nèi)容和原因，并附上相關(guān)證明材料。2.變更申請表提交給所在部門負責(zé)人審核，審核通過后交至相關(guān)管理部門進行審批。3.審批通過后，檔案管理部門根據(jù)變更申請表對相應(yīng)的無檔案進行更新，并確保檔案信息的準確性和完整性。（三）注銷規(guī)定1.員工離職、退休、死亡等情況下，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理無檔案的注銷手續(xù)。2.注銷無檔案時，應(yīng)確保檔案資料的完整性和準確性，對已注銷的檔案進行標識和封存，并按照規(guī)定的保管期限進行妥善保管。3.涉及員工離職的，人力資源部門應(yīng)在員工離職手續(xù)辦理完畢后，及時通知檔案管理部門注銷相關(guān)無檔案資料。八、無檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司定期對無檔案管理工作進行內(nèi)部審計和檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、變更、注銷等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.各部門應(yīng)定期對本部門無檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告給檔案管理部門。3.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負責(zé)無檔案管理的監(jiān)督工作，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時進行糾正和處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。（二）外部檢查1.積極配合國家相關(guān)部門、行業(yè)監(jiān)管機構(gòu)等進行的無檔案管理檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部檢查意見，及時整改公司無檔案管理工作中存在的問題，完善管理制度和流程，確保公司無檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定收集、整理、存儲、保管無檔案資料，導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞或信息泄露的。2.擅自查閱、使用、涂改、轉(zhuǎn)借無檔案資料或違反檔案查閱、使用規(guī)定的。3.未按照規(guī)定辦理無檔案變更、注銷手續(xù)或提供虛假變更、注銷信息的。4.拒絕配合公司無檔案管理監(jiān)督檢查工作或提供虛假資料的。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告處分，并要求責(zé)任人立即整改；對于造成一定損失的，責(zé)令責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)任。2.對于違規(guī)行為嚴重的，給予記過、記大過、降職、撤職等