PAGE治未病檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強治未病檔案的管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在治未病服務中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有與治未病檔案管理相關(guān)的部門和人員。（三）定義1.治未病檔案：是指在治未病服務過程中形成的，記錄個人健康信息、健康評估、干預措施及效果等內(nèi)容的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等的集合。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、檢索、借閱、保密、鑒定、銷毀等一系列工作。（四）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映個人的健康狀況和治未病服務過程。2.完整性原則：全面收集與治未病相關(guān)的各類信息，確保檔案資料的完整無缺。3.保密性原則：嚴格保護檔案信息的安全，防止泄露個人隱私。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理工作。5.便利性原則：便于檔案的查詢、利用和統(tǒng)計分析。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善治未病檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門做好檔案的收集、整理工作。3.負責檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編目、存儲、保管等。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，為檔案的查詢和利用提供便利。5.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高員工的檔案管理意識。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門治未病檔案的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。（三）檔案利用部門職責1.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請。2.嚴格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，確保檔案的安全和完整。3.及時歸還查閱、借閱的檔案，并做好使用記錄。三、檔案收集（一）收集范圍1.個人基本信息，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.健康體檢報告，如身體各項指標檢測結(jié)果、影像學檢查報告等。3.中醫(yī)體質(zhì)辨識結(jié)果及相關(guān)分析報告。4.健康評估報告，包括生活方式評估、心理狀態(tài)評估、疾病風險評估等。5.治未病干預措施記錄，如飲食調(diào)理方案、運動指導計劃、中醫(yī)養(yǎng)生方法應用記錄等。6.干預效果跟蹤記錄，包括癥狀改善情況、指標變化情況等。7.與治未病服務相關(guān)的其他資料，如健康咨詢記錄、健康教育資料等。（二）收集要求1.檔案形成部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、準確收集。2.收集的檔案資料應真實、完整、清晰，符合檔案管理的要求。3.對于紙質(zhì)檔案，應確保字跡清晰、頁面整潔；對于電子檔案，應保證數(shù)據(jù)的準確性和可讀性。4.檔案形成部門應定期將收集到的檔案資料進行整理，初步核對后移交至檔案管理部門。（三）收集時間1.對于新建立的治未病檔案，應在服務完成后[X]個工作日內(nèi)完成收集和整理，并移交至檔案管理部門。2.對于已有的治未病檔案，應根據(jù)檔案管理部門的要求，定期進行補充和更新，確保檔案的時效性。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管、利用和統(tǒng)計分析。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范。（二）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將治未病檔案分為個人基本信息類、健康體檢類、中醫(yī)體質(zhì)辨識類、健康評估類、干預措施類、干預效果跟蹤類等類別。2.編目：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，并按照分類順序進行編目，建立檔案目錄清單。檔案編號應包含年份、部門代碼、流水號等信息。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應進行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。裝訂時應注意保持檔案頁面的完整性，避免損壞或丟失。4.數(shù)字化處理：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進行備份存儲。（三）整理流程1.檔案管理部門接收檔案形成部門移交的檔案資料后，首先對檔案的完整性和準確性進行檢查。2.按照整理原則和方法，對檔案進行分類、編目、裝訂等整理工作。3.將整理好的紙質(zhì)檔案和電子檔案分別存儲，并建立相應的索引和標識。4.定期對整理后的檔案進行復查，確保整理質(zhì)量符合要求。五、檔案存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用的檔案柜進行存放，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.避免檔案直接接觸陽光、水源和有害氣體，防止檔案受損。（三）存儲期限治未病檔案應長期保存，以滿足個人健康管理和服務質(zhì)量跟蹤的需要。對于已超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、檔案檢索（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引和電子檔案數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。2.檔案目錄索引應包含檔案編號、類別、題名、形成時間、保管期限等信息。3.電子檔案數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)應具備多種檢索方式，如按檔案編號、姓名、關(guān)鍵詞等進行檢索。（二）檢索流程1.用戶根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案檢索申請，并提供檢索關(guān)鍵詞或相關(guān)信息。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)用戶提供的信息，在紙質(zhì)檔案目錄索引或電子檔案數(shù)據(jù)庫中進行檢索。3.將檢索結(jié)果提供給用戶，并根據(jù)用戶的需求提供相應的檔案資料。七、檔案借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，本公司/組織內(nèi)部人員可借閱治未病檔案。2.外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)后，方可借閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應填寫《治未病檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進行審核，審核通過后，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，并提供相應的檔案資料。4.借閱人應在借閱期限屆滿前歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、泄露檔案內(nèi)容。2.借閱期間，借閱人不得將檔案帶離公司/組織規(guī)定的借閱場所。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時追究借閱人的責任。八、檔案保密（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.對檔案存儲場所進行安全防護，設(shè)置門禁系統(tǒng)，并安裝監(jiān)控設(shè)備。3.嚴格控制檔案的查閱和借閱范圍，對涉及個人隱私和敏感信息的檔案進行重點保護。4.對電子檔案采取加密存儲、訪問權(quán)限控制等技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保密責任1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案信息的安全負責。2.因工作需要接觸檔案的人員，應嚴格履行保密義務，不得泄露檔案內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風險，應及時采取措施進行處理，并報告上級領(lǐng)導。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法和標準1.鑒定方法：采用直接鑒定法，對每份檔案進行逐件審查，判斷其是否具有保存價值。2.鑒定標準：根據(jù)檔案的內(nèi)容、形成時間、歷史背景、利用價值等因素，綜合判斷檔案的保存期限和銷毀價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.檔案管理部門填寫《治未病檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷