PAGE電梯資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電梯資料檔案的管理，確保電梯資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為電梯的運(yùn)行、維護(hù)、管理等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有電梯資料檔案的管理，包括電梯采購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報(bào)廢等全過(guò)程中形成的各類文件、記錄、資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的電梯資料檔案管理部門或崗位，對(duì)電梯資料檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保資料檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則電梯資料檔案應(yīng)如實(shí)反映電梯的實(shí)際情況，所有記錄和資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。3.及時(shí)性原則電梯資料檔案應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，確保資料檔案與電梯實(shí)際運(yùn)行情況同步更新。4.保密性原則對(duì)于涉及電梯技術(shù)秘密、商業(yè)秘密等敏感信息的資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、電梯資料檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.電梯采購(gòu)資料包括電梯采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件、產(chǎn)品說(shuō)明書、合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。2.電梯安裝資料包括電梯安裝合同、安裝施工方案、安裝調(diào)試記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.電梯運(yùn)行資料包括電梯運(yùn)行記錄、故障記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、定期檢驗(yàn)報(bào)告、安全評(píng)估報(bào)告等。4.電梯維護(hù)資料包括電梯維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維護(hù)人員資質(zhì)證書、維護(hù)工具清單等。5.電梯改造資料包括電梯改造方案、改造合同、改造施工記錄（含圖紙變更、設(shè)備更換等）、改造后的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.電梯報(bào)廢資料包括電梯報(bào)廢申請(qǐng)、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢處理記錄等。7.其他資料與電梯相關(guān)的其他文件、資料，如電梯應(yīng)急預(yù)案、用戶反饋意見(jiàn)等。（二）編號(hào)為便于電梯資料檔案的管理和查詢，對(duì)每一份資料檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.采用字母和數(shù)字相結(jié)合的方式，共[X]位。2.第一位字母表示資料檔案類別，如“C”表示采購(gòu)資料，“A”表示安裝資料，“Y”表示運(yùn)行資料，“W”表示維護(hù)資料，“G”表示改造資料，“B”表示報(bào)廢資料，“Q”表示其他資料。3.第二位至第[X1]位數(shù)字為順序號(hào)，按照資料檔案形成的時(shí)間先后順序依次編號(hào)。4.最后一位數(shù)字為校驗(yàn)位，用于驗(yàn)證編號(hào)的準(zhǔn)確性。校驗(yàn)位的計(jì)算方法為：將編號(hào)中除校驗(yàn)位以外的各位數(shù)字相加，所得和除以10的余數(shù)即為校驗(yàn)位。若余數(shù)為0，則校驗(yàn)位為0。例如：一份電梯采購(gòu)合同的編號(hào)為“C00123456789”，其中“C”表示采購(gòu)資料，“00123456789”為順序號(hào)，9為校驗(yàn)位。三、電梯資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電梯資料檔案的收集工作，確保資料檔案的及時(shí)、完整收集。2.在電梯采購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報(bào)廢等過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)收集各類資料檔案，并移交至電梯資料檔案管理部門或崗位。3.對(duì)于外部單位提供的與電梯相關(guān)的資料檔案，如供應(yīng)商提供的產(chǎn)品資料、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的檢驗(yàn)報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)簽收并進(jìn)行登記。（二）整理1.電梯資料檔案管理部門或崗位收到資料檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括：核對(duì)資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性，去除重復(fù)、無(wú)效的資料，按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類編號(hào)等。2.對(duì)于紙質(zhì)資料檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目，編制資料檔案目錄清單。目錄清單應(yīng)包括資料檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)于電子資料檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，并按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名。同時(shí)，應(yīng)建立電子資料檔案索引表，便于查詢。四、電梯資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的電梯資料檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫《電梯資料檔案歸檔登記表》，注明資料檔案編號(hào)、名稱、日期、歸檔人等信息。2.歸檔的資料檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，存放于專門設(shè)置的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。3.對(duì)于重要的電梯資料檔案，如電梯采購(gòu)合同、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、定期檢驗(yàn)報(bào)告等，應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份或異地存儲(chǔ)等。（二）保管1.電梯資料檔案管理部門或崗位應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案保管場(chǎng)所的安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)于電子資料檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時(shí)，應(yīng)采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。4.電梯資料檔案的保管期限應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。一般情況下，電梯采購(gòu)資料、安裝資料、運(yùn)行資料、維護(hù)資料等應(yīng)長(zhǎng)期保管；電梯改造資料、報(bào)廢資料等應(yīng)保管至電梯改造或報(bào)廢后[X]年。五、電梯資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電梯資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫《電梯資料檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.電梯資料檔案管理部門或崗位收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)按照申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的資料檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所查閱資料檔案，不得擅自將資料檔案帶出保管場(chǎng)所。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)資料檔案，不得涂改、損壞、丟失資料檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料檔案歸還電梯資料檔案管理部門或崗位，并在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱電梯資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫《電梯資料檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和電梯資料檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.電梯資料檔案管理部門或崗位收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)按照申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的資料檔案，并與借閱人員辦理借閱手續(xù)，填寫《電梯資料檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、資料檔案編號(hào)、名稱等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄資料檔案內(nèi)容。如因工作需要必須復(fù)制、摘錄資料檔案內(nèi)容的，應(yīng)另行填寫申請(qǐng)，并經(jīng)電梯資料檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還資料檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。如逾期未還，電梯資料檔案管理部門或崗位應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、電梯資料檔案的保密與安全（一）保密1.電梯資料檔案管理部門或崗位應(yīng)建立健全保密制度，加強(qiáng)對(duì)資料檔案的保密管理。2.對(duì)于涉及電梯技術(shù)秘密、商業(yè)秘密等敏感信息的資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人泄露。3.檔案保管人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在非工作場(chǎng)所談?wù)撡Y料檔案內(nèi)容，不得將資料檔案內(nèi)容透露給無(wú)關(guān)人員。4.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。（二）安全1.電梯資料檔案管理部門或崗位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)資料檔案保管場(chǎng)所和存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，確保資料檔案的安全。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.對(duì)于電子資料檔案，應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，如設(shè)置密碼、安裝殺毒軟件、定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或破壞。4.在發(fā)生自然災(zāi)害、事故等緊急情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)資料檔案的安全，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。七、電梯資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.電梯資料檔案管理部門或崗位應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的資料檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由電梯資料檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織實(shí)施，并邀請(qǐng)相關(guān)部門的專業(yè)人員參加。鑒定人員應(yīng)根據(jù)資料檔案的重要性、保存價(jià)值等因素，綜合評(píng)估確定是否銷毀。3.對(duì)于需要銷毀的資料檔案，應(yīng)填寫《電梯資料檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明資料檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限已滿情況、銷毀原因等信息，并經(jīng)電梯資料檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的電梯資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子刪除