PAGE水利會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司水利會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)的水利會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義水利會(huì)計(jì)檔案是指公司在水利項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的，記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等專業(yè)會(huì)計(jì)資料，以及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理會(huì)計(jì)檔案工作，各部門(mén)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管等工作，并接受財(cái)務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實(shí)完整原則。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司水利業(yè)務(wù)活動(dòng)中的財(cái)務(wù)收支情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得篡改、隱匿或銷毀。3.安全保密原則。采取有效措施確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密和公司商業(yè)秘密的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于利用原則。會(huì)計(jì)檔案的整理、保管和存儲(chǔ)應(yīng)便于查閱和使用，提高檔案利用效率，滿足公司內(nèi)部管理和外部審計(jì)、檢查等工作的需要。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、水電費(fèi)發(fā)票、工程物資采購(gòu)發(fā)票等，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始證明。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據(jù)，應(yīng)注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、所附原始憑證張數(shù)等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，總括反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、工程成本明細(xì)賬等。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬：如項(xiàng)目成本輔助賬、往來(lái)賬款輔助賬等，用于對(duì)某些特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)核算和管理。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映公司月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：涵蓋年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注，全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單余額差異，分析未達(dá)賬項(xiàng)原因。2.銀行對(duì)賬單：反映公司銀行賬戶資金收支情況的原始記錄。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案在不同保管期限、不同保管部門(mén)之間移交情況的清單。4.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：詳細(xì)登記會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息的清單。5.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況，包括銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。6.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序，外加封面、封底裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，及時(shí)整理立卷。活頁(yè)賬簿應(yīng)抽出空白頁(yè)，撤掉賬夾，用牛皮紙統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報(bào)表種類等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類整理，每類資料應(yīng)編寫(xiě)目錄，注明資料名稱、日期、編號(hào)等信息，并裝訂成冊(cè)或裝盒存放。（二）分類方法1.按年度分類：將每年形成的會(huì)計(jì)檔案分為一類，便于按年度查找和管理。2.按會(huì)計(jì)檔案的種類分類：在年度分類的基礎(chǔ)上，再按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別進(jìn)行細(xì)分，使檔案分類更加清晰。3.按保管期限分類：將會(huì)計(jì)檔案按照不同的保管期限進(jìn)行分類，如永久保管、定期保管（10年、30年等），便于確定檔案的保管期限和后續(xù)的銷毀等管理工作。（三）編號(hào)規(guī)則1.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)：采用自然流水編號(hào)，按照每月憑證編制順序依次編號(hào)，如“記字第1號(hào)記字第XX號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)：總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿分別編號(hào)，總賬編號(hào)為“總字第X號(hào)”，明細(xì)賬編號(hào)為“明字第X冊(cè)第X頁(yè)”，日記賬編號(hào)為“日字第X冊(cè)第X頁(yè)”等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)：按年度順序編號(hào)，如“財(cái)報(bào)字第X年度第X號(hào)”。4.其他會(huì)計(jì)資料編號(hào)：根據(jù)資料類別和形成時(shí)間順序編號(hào)，如“銀調(diào)字第X年度第X號(hào)”（銀行存款余額調(diào)節(jié)表）、“銀對(duì)字第X年度第X期”（銀行對(duì)賬單）等。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等應(yīng)永久保管。2.定期保管：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等保管期限為30年；月度財(cái)務(wù)報(bào)表等保管期限為10年。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室），配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放、折疊、污損或丟失。2.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自出借、銷毀會(huì)計(jì)檔案。如有特殊情況需要查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱，并按照申請(qǐng)表所列內(nèi)容提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得將檔案帶出保管庫(kù)（室），嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)或抽換賬頁(yè)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還財(cái)務(wù)部門(mén)，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、身份證號(hào)碼、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定收取一定的押金，并要求借閱人出具借條，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、歸還日期等內(nèi)容。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因特殊原因需要復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在財(cái)務(wù)部門(mén)指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行。5.借閱人歸還檔案時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)損失。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的以外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門(mén)提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見(jiàn)，會(huì)同檔案管理部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的保管期限和內(nèi)容是否符合規(guī)定。2.編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.報(bào)經(jīng)公司董事會(huì)或類似決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。七、會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，確保會(huì)計(jì)檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的整理、保管情況，包括檔案的分類、編號(hào)、裝訂、存放等是否符合規(guī)定要求。2.會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱手續(xù)是否完備，是否存在違規(guī)查閱、借閱或擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容的情況。3.會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序是否合規(guī)，是否存在未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷毀檔案或銷毀檔案不徹底等問(wèn)題。4.會(huì)計(jì)檔案管理人員的職責(zé)履行情況，是否熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，是否嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.