PAGE行政合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政合同檔案管理，確保行政合同檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮行政合同檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司簽訂的各類行政合同檔案的管理，包括但不限于采購合同、租賃合同、服務合同、合作協(xié)議等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則行政合同檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則行政合同檔案應如實反映合同簽訂、履行過程中的各項活動，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.安全保密原則加強行政合同檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和檢索。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善行政合同檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理行政合同檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立行政合同檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。4.定期對行政合同檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.為公司各部門提供行政合同檔案查閱、借閱等服務，指導和監(jiān)督各部門對涉及行政合同檔案的管理。（二）合同業(yè)務部門職責1.負責本部門行政合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時將合同相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好行政合同檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的業(yè)務支持。3.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門行政合同檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案資料的完整和準確。4.在行政合同簽訂、履行過程中，妥善保管合同相關(guān)資料，防止丟失或損壞。合同履行完畢后，及時將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。（三）財務部門職責1.負責審核行政合同的財務條款，確保合同中的財務約定符合公司財務管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.協(xié)助檔案管理部門對涉及行政合同的財務資料進行整理和歸檔，提供財務數(shù)據(jù)支持。3.在行政合同款項支付過程中，依據(jù)合同約定和財務審批流程進行操作，并將相關(guān)支付憑證及時移交檔案管理部門。（四）審計部門職責1.對行政合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監(jiān)督，檢查合同的合法性、合規(guī)性和效益性。2.協(xié)助檔案管理部門對行政合同檔案中涉及審計事項的資料進行整理和歸檔，提供審計意見和建議。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政合同文本（包括主合同、補充協(xié)議、變更協(xié)議等）。2.合同審批文件，如立項申請、可行性研究報告、合同審批表、審批意見等。3.合同談判記錄、會議紀要、往來函件等相關(guān)資料。4.合同履行過程中的各類文件，如發(fā)貨單、驗收單、付款憑證、發(fā)票、對賬單、質(zhì)量檢驗報告、違約處理記錄等。5.合同終止或解除的相關(guān)文件，如終止協(xié)議、解除通知、結(jié)算清單等。6.其他與行政合同有關(guān)的重要資料。（二）收集要求1.合同業(yè)務部門應在行政合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.在合同履行過程中，合同業(yè)務部門應及時收集和整理相關(guān)文件資料，并定期移交檔案管理部門。3.合同終止或解除后，合同業(yè)務部門應在[X]個工作日內(nèi)，將合同終止或解除的相關(guān)文件及結(jié)算資料移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應定期對各部門移交的行政合同檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求的，及時通知相關(guān)部門補充完善。四、檔案整理（一）分類標準行政合同檔案按照合同類別、年度、保管期限等進行分類。具體分類如下：1.采購合同類：包括物資采購合同、設(shè)備采購合同、辦公用品采購合同等。2.租賃合同類：包括房屋租賃合同、場地租賃合同、設(shè)備租賃合同等。3.服務合同類：包括物業(yè)服務合同、技術(shù)服務合同、咨詢服務合同、培訓服務合同等。4.合作協(xié)議類：包括戰(zhàn)略合作協(xié)議、合資合作協(xié)議、業(yè)務合作協(xié)議等。5.其他合同類：除上述類別以外的其他行政合同。（二）整理方法1.每份行政合同單獨裝訂成冊，并編制頁碼。2.合同文本及相關(guān)資料應按照文件形成的先后順序排列，依次為合同審批文件、合同文本、合同履行過程中的文件、合同終止或解除文件等。3.對于同一合同的多份補充協(xié)議、變更協(xié)議等，應與主合同一并整理，并在每份協(xié)議首頁加蓋“補充協(xié)議”或“變更協(xié)議”章，注明協(xié)議名稱、簽訂日期等信息。4.整理過程中，應去除合同文本及相關(guān)資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案的整潔和安全。5.編制行政合同檔案目錄，目錄應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、合同類別、保管期限、頁數(shù)等信息，以便于檔案的查閱和檢索。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理部門收到合同業(yè)務部門移交的行政合同檔案后，按照分類標準和整理方法進行初步審核。2.審核無誤后，將行政合同檔案進行編號，并錄入檔案管理系統(tǒng)。編號應遵循唯一性原則，確保每份檔案都有唯一的標識。3.根據(jù)檔案編號，將行政合同檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號、合同名稱、保管期限等信息。4.將裝有行政合同檔案的檔案盒按照分類順序排列上架，存入檔案庫房。（二）歸檔要求1.歸檔的行政合同檔案應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.檔案盒應選用符合檔案保管要求的材料，確保檔案的安全和長期保存。3.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。同時，應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。六、檔案保管（一）保管期限行政合同檔案的保管期限分為永久、定期兩種。具體保管期限根據(jù)合同的重要程度、性質(zhì)和實際需要確定，一般按照以下原則劃分：1.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長期合作關(guān)系等重要合同，保管期限為永久。2.一般的行政合同，保管期限為[X]年。（二）保管措施1.檔案管理部門應建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應設(shè)置專門的存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架等，并按照檔案類別和保管期限進行分區(qū)存放，便于查找和管理。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和可恢復性。4.加強檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關(guān)人員進入檔案庫房。檔案庫房應配備必要的安全防護設(shè)施，如防火門、防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱行政合同檔案的，應填寫《行政合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱規(guī)定的，安排專人負責提供查閱服務，并在《行政合同檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對和清點。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告并查明原因，采取相應的處理措施。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱行政合同檔案的，應填寫《行政合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復制檔案的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行復制。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問題，應及時追究借閱人員的責任。八、檔案統(tǒng)計與鑒定銷毀（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立行政合同檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容應包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱次數(shù)、借閱情況等信息，并形成統(tǒng)計報表，報送公司領(lǐng)導和相關(guān)部門。3.通過檔案統(tǒng)計工作，及時掌握行政合同檔案的動態(tài)情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的行政合同檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同合同業(yè)務部門、財務部門、審計部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)予以保管；對確無保存價值的檔案，應填寫《行政合同檔案銷毀申請表》，報經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，予以銷毀。（三）銷毀工作1.檔案銷毀應嚴格按照審批程序進行，確保銷毀工作的合法性和嚴肅性。2.檔案銷毀前，應造具《行政合同檔案銷毀清冊》