PAGE醫(yī)院內(nèi)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理醫(yī)院在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等檔案信息予以保密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的集中管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用服務(wù)工作，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案支持。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高醫(yī)院?jiǎn)T工的檔案意識(shí)。（二）各科室兼職檔案員各科室設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本科室日常工作中形成的各類文件材料的收集、積累和保管，確保檔案的齊全完整。2.按照醫(yī)院檔案管理部門的要求，對(duì)本科室檔案進(jìn)行初步分類、整理和編目，定期向醫(yī)院檔案管理部門移交。3.協(xié)助醫(yī)院檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)工作，及時(shí)提供本科室相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)向本科室員工宣傳檔案管理知識(shí)，提高員工的檔案意識(shí)，督促員工做好文件材料的歸檔工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：主要包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的檔案。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、綜合協(xié)調(diào)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等方面的檔案。3.醫(yī)療管理類：涉及醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理、醫(yī)療糾紛處理等方面的檔案。4.護(hù)理管理類：包括護(hù)理質(zhì)量管理、護(hù)理人員培訓(xùn)、護(hù)理科研等方面的檔案。5.教學(xué)管理類：主要有醫(yī)院教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教師隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)生管理等方面的檔案。6.科研管理類：包含醫(yī)院科研項(xiàng)目申報(bào)、科研成果管理、科研合作交流等方面的檔案。7.設(shè)備管理類：涉及醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)形成的檔案。8.財(cái)務(wù)管理類：包括醫(yī)院財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等方面的檔案。9.基建管理類：主要是醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過程中形成的檔案。10.聲像檔案類：記錄醫(yī)院重要活動(dòng)、醫(yī)療場(chǎng)景、專家講座等的照片、錄音、錄像等檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.黨群工作類：代碼為DQ，流水號(hào)從001開始依次編排。2.行政管理類：代碼為XZ，流水號(hào)從001開始依次編排。3.醫(yī)療管理類：代碼為YL，流水號(hào)從001開始依次編排。4.護(hù)理管理類：代碼為HL，流水號(hào)從001開始依次編排。5.教學(xué)管理類：代碼為JX，流水號(hào)從001開始依次編排。6.科研管理類：代碼為KY，流水號(hào)從001開始依次編排。7.設(shè)備管理類：代碼為SB，流水號(hào)從001開始依次編排。8.財(cái)務(wù)管理類：代碼為CW，流水號(hào)從001開始依次編排。9.基建管理類：代碼為JJ，流水號(hào)從001開始依次編排。10.聲像檔案類：代碼為SX，流水號(hào)從001開始依次編排。例如，醫(yī)療管理類的第一份檔案編號(hào)為YL001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍醫(yī)院各科室、部門及員工在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等均屬收集范圍。具體如下：1.在醫(yī)療活動(dòng)中形成的病歷、醫(yī)囑單、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。2.醫(yī)院行政管理工作中形成的各類文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)工作中形成的教學(xué)教案、講稿、試卷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)等。4.科研工作中形成的科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表記錄、科研成果鑒定材料等。5.設(shè)備采購、驗(yàn)收、維護(hù)過程中形成的合同、發(fā)票、設(shè)備說明書、維修記錄等。6.基本建設(shè)項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.醫(yī)院組織的各類活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本科室工作中形成的文件材料，確保檔案的時(shí)效性。2.完整齊全：收集的文件材料應(yīng)完整無缺，包括文件的正件、附件、底稿等。3.真實(shí)準(zhǔn)確：文件材料內(nèi)容必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。3.編目編號(hào)：編制檔案目錄，填寫檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并將目錄錄入檔案管理信息系統(tǒng)。4.數(shù)字化處理：對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如醫(yī)院的重要規(guī)章制度、重大改革方案、歷史沿革資料、重要會(huì)議記錄等。2.長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如醫(yī)院的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、醫(yī)療技術(shù)檔案等。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如醫(yī)院臨時(shí)性工作形成的文件材料、一般性會(huì)議記錄等。（三）檔案保管要求1.上架排列：檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。同一類檔案應(yīng)集中存放，并按照保管期限依次排列。2.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫房的安全防護(hù)措施，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。4.電子檔案保管：對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，要做好電子檔案的病毒防護(hù)和數(shù)據(jù)安全管理工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)參加的鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和科學(xué)研究?jī)r(jià)值，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核通過的銷毀清冊(cè)，報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并指定專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，確保查閱過程的規(guī)范和安全。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（二）借閱規(guī)定1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，嚴(yán)格審核借閱人員的借閱資格和借閱期限，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)向檔案管理部門出具借條，并按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）特殊檔案查閱與借閱涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等特殊檔案的查閱與借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照醫(yī)院保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)醫(yī)院保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，不得遲報(bào)、漏報(bào)或虛報(bào)。（二）移交工作1.醫(yī)院因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。2