PAGE機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)事業(yè)單位及其所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合檔案室或指定的檔案管理部門負(fù)責(zé)集中管理本單位的各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作活動和歷史面貌，嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.完整性原則全面收集、整理機(jī)關(guān)事業(yè)單位在各項工作中形成的檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類、編號、檢索等體系，提高檔案查詢、借閱的效率，滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，如綜合檔案室，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實施。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理機(jī)關(guān)事業(yè)單位各部門在工作活動中形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保檔案的有序存放。2.檔案保管妥善保管檔案，維護(hù)檔案的安全與完整。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。3.檔案利用服務(wù)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，根據(jù)利用需求及時準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。對涉及檔案利用的特殊情況和重要事項，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。4.檔案信息化建設(shè)積極推進(jìn)檔案信息化工作，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲、檢索等系統(tǒng)管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平和工作效率。5.檔案鑒定與銷毀按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位檔案鑒定銷毀制度，定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對已失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。6.檔案統(tǒng)計與分析做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，定期對檔案管理工作進(jìn)行分析總結(jié)，為檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.文書檔案反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政管理、業(yè)務(wù)工作等活動中形成的各類文件材料，如請示、報告、通知、會議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.科技檔案在科研、生產(chǎn)、基建等活動中形成的圖紙、圖表、技術(shù)文件、實驗報告、項目計劃等檔案材料。3.人事檔案記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員個人基本情況、履歷、考核、任免、獎懲、工資待遇等信息的檔案材料。4.會計檔案機(jī)關(guān)事業(yè)單位在財務(wù)管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等檔案材料。5.聲像檔案通過照片、錄音、錄像等形式記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要活動、工作場景、人物事跡等的檔案材料。6.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等檔案材料，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時將本部門在工作活動中形成的檔案材料整理后移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。對于破損、褪色、字跡模糊的檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行收集，確保電子文件的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整、可讀性強(qiáng)，并與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間等因素，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類。文書檔案一般可按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類；科技檔案可按照項目專業(yè)時間分類；人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類；會計檔案按照會計檔案管理辦法進(jìn)行分類；聲像檔案可按照內(nèi)容主題或時間順序分類；電子檔案按照其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案分類體系進(jìn)行分類。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一類檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保編號能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。例如，文書檔案編號可采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號”的形式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄每個案卷的編號、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄每份文件的編號、題名、日期、頁號等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件。庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等設(shè)施。同時，應(yīng)設(shè)置檔案整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，滿足檔案管理工作的需要。（二）檔案裝具檔案裝具應(yīng)根據(jù)檔案的類型和保管要求進(jìn)行選擇。文書檔案一般采用檔案盒進(jìn)行裝盒保管，科技檔案可采用卷夾、底圖柜等裝具，人事檔案采用專用檔案盒，會計檔案采用會計憑證盒、賬簿夾等。檔案裝具應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，具有一定的強(qiáng)度和耐久性，能夠有效保護(hù)檔案。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的實際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。對于反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要職能活動、歷史面貌、重要業(yè)務(wù)工作等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可根據(jù)其重要程度和實際需要確定為30年或10年保管期限。（四）檔案保管措施1.建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。對檔案的數(shù)量、狀況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并查明原因。3.按照檔案保管期限和類別，對檔案進(jìn)行有序排列存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、箱柜號等信息。4.做好檔案庫房的溫濕度管理，保持庫房溫濕度適宜。一般情況下，庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份管理，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用活動的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項工作為宗旨，積極主動地為內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案信息服務(wù)，滿足其工作需求。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密要求進(jìn)行利用，防止失密、泄密事件的發(fā)生。（二）利用方式1.查詢機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要可到檔案管理部門查詢檔案。查詢?nèi)藛T應(yīng)填寫檔案查詢登記表，注明查詢目的、內(nèi)容等信息。檔案管理人員根據(jù)查詢需求，在檔案管理系統(tǒng)或?qū)嶓w檔案中進(jìn)行查找，為查詢?nèi)藛T提供相關(guān)檔案資料，并做好查詢記錄。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見辦理借閱登記，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并向借閱人員發(fā)放檔案。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，按時歸還檔案。3.復(fù)制對于不宜借閱的檔案或查詢?nèi)藛T需要留存檔案資料的，檔案管理部門可根據(jù)情況為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期、出處等信息。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查詢、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人員、利用目的、利用檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等信息。檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，便于對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析和監(jiān)督管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容價值、歷史意義、現(xiàn)實利用需求、保管狀況等因素，確定檔案是否具有保存價值。2.鑒定方法鑒定工作小組應(yīng)采取直接鑒定的方法，逐卷逐件地對檔案進(jìn)行審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)判斷檔案的存毀。在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)督銷毀。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。硬件設(shè)施應(yīng)具備可靠性、穩(wěn)定性、安全性，能夠支持檔案管理信息系統(tǒng)的正常運行。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案數(shù)據(jù)錄入、存儲、檢索、統(tǒng)計分析、權(quán)限管理等功能，能夠與機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和共享。（三）電子檔案管理1.規(guī)范電子文件的形成、辦理、歸檔等流程，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)采集、數(shù)字簽名等處理，保證電子文件的質(zhì)量。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲和管理。電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。3.加強(qiáng)電子檔案的利用服務(wù)，通過檔案管理信息系統(tǒng)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供電子檔案查詢、借閱、下載等服務(wù)。同時，應(yīng)做好電子檔案利用過程中的安全保密工作，防止電子檔案信息泄露。（四）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。2.對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求分配不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全性。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。同時，做好數(shù)據(jù)備份工作，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對本單位各部門的檔案工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，同時接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度及相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.檔案管理工作的組織開展情況，如檔案管理部門的人員配備、職責(zé)履行情況，各部門檔案工作的落實情況等。3.檔案的質(zhì)量情況，包括檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案裝具的規(guī)范性等。4.檔案信息化建設(shè)情況，如檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況、電子檔案的管理情況等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對本單位各部門的檔案工作進(jìn)行全面檢查，一般每年不少于一次。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理情況、檔案保管情況等，并形成檢查報告。2.不定期抽查檔案管理部門可根據(jù)工作需要不定期對各部門的檔案工作進(jìn)行抽查，重點檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.專項檢查針對檔案管理中的重點工作或突出問題，如檔案信息化建設(shè)、檔案鑒定銷毀等開展專項檢查，確保相關(guān)工作