PAGE初中學(xué)校檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案室建設(shè)與管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)教育行業(yè)檔案管理規(guī)定，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職員工及涉及檔案查閱、利用的相關(guān)人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便學(xué)校各部門及相關(guān)人員查閱利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全學(xué)校檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全校各類檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和編目。3.開發(fā)檔案信息資源，積極為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案利用服務(wù)。4.指導(dǎo)學(xué)校各部門的檔案收集、整理和歸檔工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。5.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保檔案實(shí)體和信息安全。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.按照學(xué)校檔案管理要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交檔案室。3.積極配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案信息。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類學(xué)校檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等文件。3.教學(xué)管理類：涉及教學(xué)計(jì)劃、課程安排、學(xué)生成績(jī)管理、教學(xué)改革等檔案。4.學(xué)生管理類：包含學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等材料。5.教師業(yè)務(wù)類：教師個(gè)人教學(xué)檔案、科研成果、培訓(xùn)記錄等文件。6.后勤管理類：有關(guān)學(xué)校后勤保障、物資采購(gòu)、校園建設(shè)等方面的檔案。7.安全管理類：學(xué)校安全工作制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等材料。8.財(cái)務(wù)工作類：財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等檔案。9.校產(chǎn)管理類：學(xué)校固定資產(chǎn)登記、使用與維護(hù)記錄等文件。10.聲像實(shí)物類：學(xué)校重大活動(dòng)照片、錄像、榮譽(yù)證書、紀(jì)念品等。（二）編號(hào)規(guī)則1.每大類檔案給予一個(gè)固定的代碼，如黨群工作類代碼為DQ，行政管理類代碼為XZ等。2.每大類下的二級(jí)類目根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，中間用“”隔開。例如，教學(xué)管理類中的教學(xué)計(jì)劃編號(hào)為JXGL01。3.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的分類管理和檢索。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與本校相關(guān)的文件、通知、指示等。3.學(xué)校與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.本校教職工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案材料。5.學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的各類學(xué)籍檔案、實(shí)踐活動(dòng)記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.同一類檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編寫頁(yè)碼。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.其他專門檔案根據(jù)實(shí)際情況定期歸檔。（二）移交程序1.各部門檔案負(fù)責(zé)人按照歸檔時(shí)間要求，將整理好的檔案移交至檔案室。2.檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，檢查檔案的完整性和整理質(zhì)量。3.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。六、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.檔案架（柜）應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)學(xué)校需要查考利用的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)學(xué)校需要查考利用的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案存放1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案存放于相應(yīng)的檔案架（柜）中。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。3.對(duì)珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）庫(kù)房管理1.建立庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格控制庫(kù)房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，檢查檔案的保管狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好庫(kù)房溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施，確保庫(kù)房溫濕度符合要求。一般庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱檔案，可直接向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。2.外單位人員查閱本校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案室工作人員陪同下方可查閱。3.學(xué)生查閱本人學(xué)籍檔案等相關(guān)材料，需經(jīng)班主任同意，在檔案室辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員在檔案室工作人員的指導(dǎo)下進(jìn)行查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，由檔案室工作人員核對(duì)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案室應(yīng)對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱目的、檔案名稱及編號(hào)、利用效果等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和學(xué)校檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價(jià)值。2.結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際和檔案利用情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.對(duì)于已到保管期限但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。九、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化建設(shè)（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，定期向上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。3.利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作中的問(wèn)題和趨勢(shì)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）信息化建設(shè)1.推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加