PAGE稅務局檔案制度文件一、總則（一）目的為了加強稅務局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在稅收工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在稅收征收管理、行政管理、人事管理、財務管理等各項工作中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則本局檔案工作實行統(tǒng)一領導，由辦公室負責集中管理，各部門負責本部門檔案的收集、整理和移交，接受辦公室的監(jiān)督指導。2.完整準確原則各部門應確保檔案的形成過程完整、內容準確，如實反映稅收工作的實際情況。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便稅務干部和社會公眾查閱利用檔案。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以局長為組長，各分管副局長為副組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組。負責審議檔案管理工作規(guī)劃、制度，協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題。（二）辦公室作為本局檔案管理的綜合部門，具體職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導、監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理數字化、網絡化。5.定期向同級檔案行政管理部門報送檔案工作情況。（三）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類，確保檔案材料的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，并及時向辦公室移交應歸檔的檔案。3.配合辦公室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅收征管檔案包括稅務登記、納稅申報、稅款征收、發(fā)票管理、稅務稽查等業(yè)務活動中形成的各類文件材料。2.行政管理檔案涵蓋本局制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結、會議記錄、請示報告、人事任免、財務報表等文件。3.人事檔案干部職工的履歷、考核、獎懲、工資、任免、培訓、專業(yè)技術職務評聘等材料。4.其他檔案如基建檔案、設備檔案、聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和特點，及時收集本部門在工作中產生的各類文件材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要文件、會議材料等，應在形成后及時收集，避免散失。3.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類，采用“件”整理法，以每份文件為一件，進行編號、編目、裝訂等。2.稅收征管檔案根據業(yè)務流程和檔案類型，分別進行整理，如稅務登記檔案按納稅人類別、登記時間順序排列，納稅申報檔案按申報期限、稅種等分類整理。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定，進行分類整理，建立檔案目錄和索引。4.其他檔案基建檔案按工程項目階段分類，設備檔案按設備型號、購置時間整理，聲像檔案按內容、時間排序，電子檔案按照相關標準進行分類存儲。四、檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。（二）保管要求1.按照檔案類別和保管期限，分別存放檔案，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數量準確、實體完整。3.對破損、褪色的檔案及時進行修復或復制，延長檔案使用壽命。4.建立檔案保管賬目，詳細記錄檔案的收進、移出、保管等情況。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據檔案的保存價值和現實利用需求，對檔案進行科學鑒定，準確劃分保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室牽頭，各相關部門人員參加，負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.全面審查檔案內容，分析其歷史價值、現實利用價值和保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本局實際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限等內容。2.檔案銷毀清冊經分管領導審核，報局長批準后實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告存檔。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案數量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度新增數量、累計數量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，如查閱檔案的人次、利用檔案的目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計，如檔案庫房溫濕度、設備運行情況等。（二）統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關數據進行收集、整理和分析，確保統(tǒng)計數據準確、及時。（三）統(tǒng)計報表定期向上級部門報送檔案統(tǒng)計報表，同時向本局領導和各部門提供檔案統(tǒng)計分析報告，為檔案管理決策提供依據。七、檔案的利用（一）利用范圍1.本局稅務干部在工作中查閱檔案，用于稅收征管、行政管理、政策研究等方面。2.依法依規(guī)為納稅人、繳費人及相關單位提供檔案查閱服務，如稅務稽查案件查詢、納稅信用等級評定等。3.接受上級部門、檔案行政管理部門及其他有關單位的檔案查閱需求。（二）利用方式1.查閱檔案設立檔案查閱室，配備必要的查閱設備，方便稅務干部和社會公眾查閱紙質檔案。同時，逐步推進檔案數字化建設，提供電子檔案在線查閱服務。2.復制檔案根據利用者的需求，經批準后可為其提供檔案復制件，并加蓋檔案管理部門印章。3.出具證明對檔案中涉及的相關事項，經審核后可為利用者出具檔案證明。（三）利用手續(xù)1.本局稅務干部查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人查閱檔案，應持有單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經檔案管理部門負責人審核，報分管領導批準后查閱。3.查閱檔案時，利用者應遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，嚴禁在檔案上圈劃、批注、污損等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立涵蓋本局各類檔案的數字化管理系統(tǒng)，實現檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化操作，提高檔案管理效率和服務水平。（二）數字化流程1.檔案掃描對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數字化存儲要求。2.圖像處理對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質量。3.數據錄入按照檔案著錄規(guī)則，將檔案的題名、文號、日期、責任者等信息錄入數字化管理系統(tǒng)，建立檔案數據庫。4.存儲管理將數字化檔案存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，確保數據安全。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索提供多種檢索方式，如按關鍵詞、題名、文號、日期等檢索，方便快速查找所需檔案。2.權限管理設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全和保密，只有授權人員才能訪問和操作相關檔案。3.利用統(tǒng)計對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，生成各類利用報表，為檔案管理決策提供數據支持。（四）安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，