PAGE制度類檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司制度類檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司各類制度文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等全過程管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：制度類檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司制度的制定、修訂和執(zhí)行情況。3.完整性原則：全面收集與制度相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的齊全。4.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，便于查閱和利用。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、制度類檔案的分類與編號（一）分類1.公司基本制度：包括公司章程、組織架構(gòu)、管理制度等。2.部門管理制度：各部門制定的工作制度、流程等。3.專項(xiàng)制度：針對特定業(yè)務(wù)或項(xiàng)目制定的制度。4.制度修訂記錄：記錄制度修訂過程的文件。（二）編號1.編號規(guī)則：采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。例如，2023JB001表示2023年公司基本制度第1號。2.類別代碼：“JB”代表公司基本制度，“BM”代表部門管理制度，“ZX”代表專項(xiàng)制度，“XD”代表制度修訂記錄。三、制度類檔案的形成與收集（一）形成1.制度起草部門應(yīng)按照公司要求和業(yè)務(wù)實(shí)際，認(rèn)真起草制度文件，確保內(nèi)容合法合規(guī)、科學(xué)合理。2.起草過程中應(yīng)廣泛征求意見，進(jìn)行充分論證，確保制度的可行性和有效性。（二）收集1.制度起草部門負(fù)責(zé)收集制度起草過程中形成的各類文件，包括征求意見稿、論證材料、修改稿等。2.制度發(fā)布后，起草部門應(yīng)及時將制度正式文本及相關(guān)附件收集齊全，并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對制度類檔案進(jìn)行清查，確保檔案收集的完整性。四、制度類檔案的整理（一）整理要求1.按照分類和編號規(guī)則，對制度類檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)包括制度正式文本、起草說明、征求意見匯總、論證材料、修訂記錄等相關(guān)材料。3.對檔案材料進(jìn)行排序，確保邏輯清晰，便于查閱。（二）裝訂1.采用A4紙張打印制度文件，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。（三）編目1.編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)打印成冊，置于檔案盒封面。五、制度類檔案的歸檔（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。2.按照檔案類別和編號順序，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號、名稱、保管期限等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置。（二）歸檔時間制度發(fā)布后[X]個工作日內(nèi)完成歸檔。六、制度類檔案的保管（一）保管期限1.公司基本制度、部門管理制度、專項(xiàng)制度保管期限為[X]年。2.制度修訂記錄保管期限與相應(yīng)制度一致。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對制度類檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、制度類檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門、員工因工作需要可查閱制度類檔案。（二）利用流程1.查閱人填寫《制度類檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或借閱，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（三）借閱1.借閱制度類檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。八、制度類檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的制度類檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門參與，組成鑒定小組進(jìn)行。3.根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《制度類檔案銷毀清單》。2.銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對制度類檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理規(guī)范執(zhí)行到位。（二）考核將制度類檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理部門及相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行考核。對檔案管理工作成績突出的部門和