PAGE保密業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在保密業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。2.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的全面、完整，如實(shí)反映保密業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.便利性原則：便于檔案的查閱、利用和管理，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司保密業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司保密業(yè)務(wù)檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的保密業(yè)務(wù)檔案管理工作，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門保密業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和保管工作，并接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格遵守公司保密業(yè)務(wù)檔案管理制度，按照規(guī)定及時(shí)向公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.在開展保密業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，妥善保管各類檔案資料，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司保密業(yè)務(wù)檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失。對破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作，及時(shí)收回借出的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息的安全管理，嚴(yán)格控制檔案的訪問權(quán)限，防止檔案信息泄露。對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.保密業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、信函、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、聲像資料等。2.與保密業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、提案、討論稿等。3.保密工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.保密檢查、監(jiān)督、考核等工作中形成的文件、記錄、報(bào)告等。5.涉及保密業(yè)務(wù)的培訓(xùn)資料、教材、課件、試卷等。6.保密技術(shù)研發(fā)、應(yīng)用過程中產(chǎn)生的技術(shù)文檔、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告等。7.其他與保密業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。3.對收集到的檔案資料，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、業(yè)務(wù)類、技術(shù)類、培訓(xùn)類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在保密業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門歸檔。2.對于重大保密業(yè)務(wù)項(xiàng)目或重要檔案資料，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案管理部門的要求，填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行分類存放，并在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行登記和錄入。（三）保管期限1.保密業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：公司保密業(yè)務(wù)的重要決策文件、涉及公司核心機(jī)密的合同協(xié)議、重大保密事件的處理記錄等。3.長期保管的檔案包括：公司保密業(yè)務(wù)的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性保密業(yè)務(wù)合同協(xié)議等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：臨時(shí)性保密業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文件、資料等，保管期限為[X]年。（四）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)、防火防盜防蟲。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，保證檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找和管理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱保密業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司核心機(jī)密的檔案，須經(jīng)公司保密委員會(huì)主任批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱公司保密業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司保密委員會(huì)主任批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱時(shí)間一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長查閱時(shí)間，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱保密業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司核心機(jī)密的檔案，須經(jīng)公司保密委員會(huì)主任批準(zhǔn)后方可借閱。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱公司保密業(yè)務(wù)檔案，確因特殊情況需要借閱的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司保密委員會(huì)主任批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同借閱，并嚴(yán)格控制借閱期限和范圍。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密業(yè)務(wù)檔案管理制度，結(jié)合檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保密要求，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定后，予以銷毀。3.對涉及公司核心機(jī)密或重要業(yè)務(wù)信息的檔案，即使保管期限已滿，也應(yīng)視情況延長保管期限或進(jìn)行永久保存。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定工作小組的鑒定意見，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司保密委員會(huì)主任批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。4.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀清單》及銷毀記錄歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的保密業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，確保檔案信息的安全保密。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限、內(nèi)容摘要等信息。2.檢索查詢：提供多種檢索查詢方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。4.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請審批、借閱登記、歸還提醒等功能，對借閱過程進(jìn)行全程跟蹤管理。5.統(tǒng)計(jì)分析：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，保證檔案管理工作的正常開展。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.嚴(yán)格控制系統(tǒng)用戶的賬號和密碼，定期更換密碼，防止賬號被盜用。4.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門保密業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.各部門應(yīng)定期對本部門的檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，包括崗位職責(zé)履行、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力等方面。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，包括檔案庫房、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲防鼠設(shè)施等。4.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性等方面。（三）問題處理