PAGE農業(yè)銀行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中國農業(yè)銀行（以下簡稱“本行”）檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在本行各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)以及金融行業(yè)檔案管理的有關標準，結合本行實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各級機構及全體員工在各項業(yè)務活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本行檔案實行集中統(tǒng)一管理，由各級檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性與完整性原則檔案應如實反映本行各項業(yè)務活動的真實情況，保證檔案內容的完整無缺，維護檔案的原始性和真實性。3.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為全行各項工作提供便捷的服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本行檔案管理制度，制定和完善本行檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責組織、指導和監(jiān)督本行各級機構的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理本行各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，確保檔案的安全和完整。4.負責檔案的收集、整理、鑒定、編目、裝訂、上架等基礎工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查詢利用效率。5.按照規(guī)定的期限和要求，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和準確性。6.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力。8.負責向國家有關部門和上級主管單位報送檔案統(tǒng)計報表，及時反饋檔案管理工作情況。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供相關檔案資料。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供有關檔案價值和保管期限的意見。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，認真履行檔案管理崗位職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全、整潔，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。4.按照檔案管理的規(guī)范要求，對檔案進行分類、編號、編目等工作，建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.積極參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行。6.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。7.完成領導交辦的其他與檔案管理相關的工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本行在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：上級機關的文件、指示、通知等；本行制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等；各類業(yè)務合同、協(xié)議、契約、憑證等；會計憑證、賬簿、報表等會計檔案；人事檔案、員工培訓記錄、考核材料等；科技項目文件、技術資料、專利證書等；宣傳報道、企業(yè)文化建設等方面的材料；其他具有保存價值的檔案材料。2.本行員工在工作中形成的個人業(yè)務檔案，如工作記錄、業(yè)務成果、客戶信息等，由員工所在部門負責收集整理，定期移交至檔案管理部門。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應熟悉檔案收集的范圍和要求，對本部門形成的各類檔案材料進行認真梳理和篩選，及時收集歸檔。3.對于重要的檔案材料，應實行“隨辦隨歸”制度，在業(yè)務辦理完畢后及時移交檔案管理部門，避免檔案材料的積壓和丟失。4.檔案收集過程中，應注意保持檔案材料的原始性和真實性，不得對檔案內容進行涂改、偽造或擅自銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.區(qū)分文件材料的不同價值，按照重要程度和保管期限進行分類整理。3.分類標準應統(tǒng)一、規(guī)范，便于檢索和管理。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構（問題）分類法進行分類。即先將檔案按年度分開，再按保管期限分為永久、定期（如30年、10年等），然后在每個保管期限內按機構（問題）進行細分。對每份文件進行編號、編目，填寫卷內文件目錄和備考表，裝訂成卷，并在卷皮上填寫相關信息。2.業(yè)務檔案整理根據(jù)不同業(yè)務類型的特點，制定相應的分類方案。例如，信貸業(yè)務檔案可按客戶類別、貸款期限、業(yè)務流程等進行分類；會計檔案可按會計年度、憑證類別、賬簿種類等進行分類。對業(yè)務檔案中的各類材料進行排序、編號，編制檔案目錄，建立業(yè)務檔案索引，方便查詢和利用。3.科技檔案整理按照科技項目的生命周期，對項目文件進行分類整理，包括項目立項、研究、試驗、驗收等階段形成的文件材料。采用項目編號與文件編號相結合的方式，對科技檔案進行編號管理，建立科技檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科技檔案的信息化管理。4.會計檔案整理按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類整理。會計憑證應按月份或季度裝訂成冊，封面注明年度、月份、憑證種類、起止號碼等信息；會計賬簿應按年度整理歸檔，加具封面和扉頁，注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)等；財務報告應按年度整理，裝訂成冊，加蓋單位公章。編制會計檔案目錄，注明檔案名稱、保管期限、存放地點等信息，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.本行應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應安裝必要的安全設施，如消防器材、監(jiān)控設備、防盜門窗等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.根據(jù)檔案的類別和保管期限，合理劃分檔案庫房的存儲空間，設置不同的存放區(qū)域，便于檔案的分類存放和管理。（二）保管方式1.紙質檔案應采用密集架或檔案柜進行存放，排列整齊，便于查找和管理。同時，應在檔案架（柜）上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，分別存放在不同的地點，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。3.聲像檔案應根據(jù)其載體形式進行分類保管，如照片檔案應沖印成照片后裝冊保管，并注明拍攝時間、地點、人物等信息；錄音錄像檔案應轉錄成光盤或磁帶等介質進行保管，并建立相應的目錄索引。（三）保管期限1.本行檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則是：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素，綜合考慮確定保管期限。3.具體檔案保管期限的劃分按照國家有關規(guī)定和本行檔案保管期限表執(zhí)行。對于涉及本行重大權益、重要業(yè)務活動、歷史沿革等方面的檔案，應列為永久保管；對于一般性業(yè)務檔案，可根據(jù)其重要程度和使用頻率確定相應的定期保管期限。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管狀況與檔案賬目相符。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并報告上級主管部門。同時，應詳細記錄清查情況，形成清查報告，歸檔保存。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案管理問題，應及時進行整改，完善檔案管理制度和操作流程，加強檔案管理人員的培訓和教育，提高檔案管理水平。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織本行成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務部門兼職檔案員以及相關專業(yè)人員。檔案鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和本行檔案保管期限表為依據(jù)，結合檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史意義，對檔案進行全面、客觀、公正的鑒定。2.充分考慮檔案的憑證作用和參考價值，對于涉及本行重要業(yè)務活動、法律糾紛、歷史沿革等方面的檔案，應慎重鑒定，確保其完整性和安全性。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應逐卷逐件地對到期檔案進行審查，根據(jù)檔案的內容、來源、形式、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對于具有重要歷史價值、現(xiàn)實利用價值或涉及本行重大權益的檔案，應予以保留；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應充分聽取業(yè)務部門和相關人員的意見，確保鑒定結果的準確性和合理性。（四）銷毀程序1.經檔案鑒定工作小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，詳細注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核、本行主管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀完畢后，銷毀人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍本行員工因工作需要，可查閱、借閱本行檔案。查閱、借閱檔案應嚴格遵守本制度的規(guī)定，辦理相關手續(xù)。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱本行檔案的，須經本行主管領導批準，并按照有關規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本行員工查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、年度、保管期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案供查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人員應在檔案查閱登記表上簽字確認。2.借閱本行員工因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉借、復印、涂改或銷毀檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱、年度、保管期限、查閱（借閱）期限等信息。檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。（四）保密規(guī)定1.查閱、借閱檔案的人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和本行保密制度，不得泄露檔案內容。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。2.在查閱、借閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。3.未經本行主管領導批準，任何人不得擅自將本行檔案帶出辦公區(qū)域或提供給無關人員查閱、借閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理的效率和質量。2.通過檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置，為全行各項工作提供便捷、高效的檔案信息服務。（二）數(shù)字化處理1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。掃描后的電子檔案應進行格式轉換和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.在數(shù)字化處理過程中，應按照檔案整理的要求，對電子檔案進行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案索引，方便電子檔案的查詢和利用。3.對電子檔案進行備份存儲，采用多種存儲介質，分別存放在不同的地點，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等基本功能，實現(xiàn)檔案管理的自動化和信息化。2.系統(tǒng)應提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案名稱、年度、保管期限、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.通過系統(tǒng)實現(xiàn)檔案借閱流程的電子化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理的效率和準確性。4.系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，能夠對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，采