PAGE檔案借閱管理制度牌一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案借閱管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案借閱管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編號、存儲等基礎(chǔ)管理工作。3.負(fù)責(zé)審核檔案借閱申請，辦理檔案借閱手續(xù)。4.負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案借閱過程，確保檔案按時歸還，并對歸還檔案進(jìn)行檢查。5.定期對檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案利用情況。（二）借閱部門及人員職責(zé)1.借閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案借閱申請的提交和檔案的歸還工作。2.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，愛護(hù)所借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.公司各類規(guī)章制度、文件、通知等行政檔案。2.公司項目策劃、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表等業(yè)務(wù)檔案。3.公司財務(wù)審計、稅務(wù)申報等財務(wù)檔案（根據(jù)相關(guān)規(guī)定，在允許的范圍內(nèi)借閱）。4.其他經(jīng)檔案管理部門認(rèn)定可以借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得借閱。2.正在進(jìn)行中的重要項目檔案，在項目未結(jié)束前，限制借閱范圍，如需借閱，需經(jīng)項目負(fù)責(zé)人同意。3.已明確規(guī)定為永久或長期保存的檔案，如需借閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、檔案借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱人員需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.借閱申請表應(yīng)由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，表明申請的真實性和必要性。（二）審批流程1.一般性檔案借閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要業(yè)務(wù)、財務(wù)等檔案的借閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于限制借閱的檔案，需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)。4.檔案管理部門應(yīng)在收到借閱申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并通知借閱人員審批結(jié)果。五、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借閱人員憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表內(nèi)容，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期、借閱人員姓名及部門等信息。（二）檔案交付1.檔案管理人員根據(jù)借閱登記情況，將所借閱的檔案交付給借閱人員，并要求借閱人員在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得自行將檔案帶出公司辦公區(qū)域（如有特殊情況需帶出，需另行申請并經(jīng)批準(zhǔn)）。六、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般性檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延期使用，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請。2.對于重要業(yè)務(wù)檔案或有特殊要求的檔案，借閱期限根據(jù)實際情況另行確定，并在借閱申請表中注明。（二）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還所借閱的檔案。如遇特殊情況不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過原借閱期限。2.檔案歸還時，借閱人員應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得有涂改、損壞等情況。3.檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向借閱人員查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案借閱過程中的安全與保密（一）安全要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，防止檔案受到損壞、丟失、被盜等情況。2.在借閱檔案期間，借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.如需對檔案進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作，需提前向檔案管理部門申請，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。（二）保密要求1.借閱人員應(yīng)對所借閱檔案中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等信息嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，借閱人員不得擅自將檔案內(nèi)容以任何形式公開或傳播。3.借閱人員在歸還檔案時，應(yīng)確保檔案中涉及的保密信息未被泄露。八、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱檔案的歸還情況、檔案的完整性和保密性等。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報送公司領(lǐng)導(dǎo)，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對于擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、丟失檔案或泄露檔案機(jī)密信息的借閱人員，公司將按照相關(guān)規(guī)定給予批評教育、警告、罰款等處罰，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究其法律責(zé)任。九、附則（一）制