PAGE城區(qū)檔案室安全制度一、總則（一）目的為加強城區(qū)檔案室安全管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城區(qū)檔案室內(nèi)各類檔案資料的管理與保護工作，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，采取有效措施預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強化安全防范意識，建立健全安全預(yù)防機制，及時消除安全隱患。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全管理工作。4.責(zé)任追究原則：明確安全責(zé)任，對因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故的，依法追究相關(guān)人員責(zé)任。二、檔案庫房安全管理（一）庫房選址與布局1.選址要求庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，避免靠近火源、水源、污染源及易發(fā)生自然災(zāi)害的區(qū)域。遠離易燃、易爆、腐蝕性物品生產(chǎn)經(jīng)營場所，與強磁場源保持安全距離。2.布局規(guī)劃庫房應(yīng)分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持合理的間距，確保人員活動互不干擾。檔案存放區(qū)應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。（二）庫房設(shè)施設(shè)備1.溫濕度控制設(shè)備配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。安裝溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)，實時監(jiān)控庫房溫濕度變化，并做好記錄。2.消防設(shè)備按照規(guī)定配備足夠數(shù)量、種類合適的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保其性能良好。在庫房明顯位置設(shè)置消防安全標(biāo)識，標(biāo)明疏散通道、安全出口等位置。3.防盜設(shè)備安裝防盜門窗、防盜報警裝置等，確保庫房門窗堅固，報警系統(tǒng)靈敏可靠。配備監(jiān)控設(shè)備，對庫房出入口、內(nèi)部通道等關(guān)鍵部位進行24小時實時監(jiān)控，監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限。4.防蟲、防鼠設(shè)備采取防蟲、防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等，防止檔案資料受到蟲害、鼠害侵蝕。定期對庫房進行全面檢查，及時清理發(fā)現(xiàn)的害蟲和鼠跡。（三）庫房日常管理1.人員出入管理庫房實行專人專管制度，管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和安全操作規(guī)程。嚴(yán)格限制非庫房管理人員進入庫房，確需進入的，必須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并進行登記。2.檔案存放管理檔案應(yīng)存放在符合要求的檔案裝具內(nèi)，如檔案柜、檔案架等，不得隨意堆放。對不同載體的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保護措施，如對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期檢查數(shù)據(jù)完整性。3.環(huán)境衛(wèi)生管理保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，清除灰塵、雜物等。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。三、檔案整理與數(shù)字化加工安全管理（一）整理場所安全1.整理區(qū)域設(shè)置應(yīng)設(shè)置專門的檔案整理區(qū)域，與檔案庫房保持相對獨立，避免整理過程中對檔案庫房造成污染。整理區(qū)域應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和整理工具，如桌椅、電腦、裝訂機等，并保持整潔有序。2.整理人員管理參與檔案整理的人員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)，了解檔案整理的基本原則和方法，掌握安全操作規(guī)程。整理人員在整理過程中應(yīng)注意保護檔案資料，避免損壞、丟失等情況發(fā)生。（二）數(shù)字化加工安全1.加工場所安全數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防塵、防磁等安全要求，配備必要的安全設(shè)備。加工場所應(yīng)保持良好的通風(fēng)和照明條件，確保操作人員的身體健康和工作效率。2.設(shè)備與軟件管理數(shù)字化加工設(shè)備應(yīng)定期進行維護和保養(yǎng)，確保其性能穩(wěn)定可靠。安裝正版的檔案數(shù)字化加工軟件，并及時更新病毒庫和系統(tǒng)補丁，防止數(shù)據(jù)泄露和病毒感染。3.數(shù)據(jù)安全管理數(shù)字化加工過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)應(yīng)進行嚴(yán)格的備份管理，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。對數(shù)據(jù)傳輸、存儲、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)采取加密措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。四、檔案查閱與利用安全管理（一）查閱場所安全1.查閱區(qū)域設(shè)置應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱區(qū)域，配備必要的桌椅、電腦等設(shè)備，為查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。查閱區(qū)域應(yīng)與檔案庫房保持一定距離，避免查閱過程中對檔案庫房造成影響。2.查閱人員管理查閱檔案應(yīng)提前預(yù)約，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的時間和地點進行查閱。查閱人員應(yīng)遵守查閱場所的各項規(guī)章制度，愛護查閱設(shè)備和檔案資料，不得在查閱區(qū)域內(nèi)吸煙、飲食、大聲喧嘩等。（二）查閱過程安全1.查閱登記查閱人員進入查閱區(qū)域后，應(yīng)進行查閱登記，填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。2.檔案查閱查閱人員應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱檔案，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定，防止檔案資料丟失、損壞等情況發(fā)生。3.歸還檔案查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還原位，并由檔案管理人員進行核對和簽收。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案傳輸與存儲安全管理（一）傳輸安全1.傳輸方式選擇檔案傳輸應(yīng)優(yōu)先采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)傳輸方式，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取Ｈ缧璨捎靡苿哟鎯υO(shè)備傳輸檔案，應(yīng)確保存儲設(shè)備經(jīng)過殺毒處理，并對傳輸?shù)臋n案進行加密。2.傳輸過程監(jiān)控在檔案傳輸過程中，應(yīng)進行實時監(jiān)控，確保傳輸數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。對傳輸過程中出現(xiàn)的異常情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄相關(guān)情況。（二）存儲安全1.存儲介質(zhì)選擇應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲介質(zhì)存儲檔案，如磁帶、光盤、硬盤等。對存儲介質(zhì)應(yīng)進行定期檢查和維護，確保其存儲性能良好。2.存儲地點管理檔案存儲地點應(yīng)符合安全要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件。對存儲的檔案應(yīng)進行分類存放，并建立詳細的存儲清單，便于查找和管理。六、檔案安全檢查與隱患排查（一）定期檢查1.檢查內(nèi)容每月對檔案庫房、整理區(qū)域、查閱區(qū)域等進行全面檢查，包括庫房設(shè)施設(shè)備運行情況、檔案存放狀況、環(huán)境衛(wèi)生等。每季度對檔案傳輸與存儲設(shè)備進行檢查，確保設(shè)備性能良好，數(shù)據(jù)安全。2.檢查記錄每次檢查應(yīng)做好詳細記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。檢查記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案安全管理工作的重要依據(jù)。（二）專項檢查1.檢查時機根據(jù)檔案管理工作實際情況，適時開展專項檢查，如在檔案整理高峰期、數(shù)字化加工期間、重大活動前后等。當(dāng)發(fā)生自然災(zāi)害、安全事故等突發(fā)事件后，應(yīng)及時進行專項檢查，評估檔案安全狀況。2.檢查重點專項檢查應(yīng)針對特定的安全風(fēng)險點進行重點檢查，如庫房溫濕度控制、消防設(shè)備有效性、防盜報警系統(tǒng)運行情況等。根據(jù)檢查結(jié)果，制定針對性的整改措施，及時消除安全隱患。（三）隱患排查與整改1.隱患排查建立檔案安全隱患排查機制，定期組織人員對檔案管理工作進行全面排查，及時發(fā)現(xiàn)潛在的安全隱患。鼓勵全體檔案管理人員積極參與隱患排查工作，對發(fā)現(xiàn)重大安全隱患的人員給予獎勵。2.整改措施對排查出的安全隱患，應(yīng)立即制定整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。整改過程中應(yīng)加強監(jiān)督檢查，確保整改工作按時完成，整改效果符合要求。七、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.預(yù)案內(nèi)容制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織機構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)檔案管理工作實際情況和可能發(fā)生的安全事故類型，進行針對性制定。2.預(yù)案修訂定期對應(yīng)急預(yù)案進行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實用性和可操作性。當(dāng)檔案管理工作發(fā)生重大變化、國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整或發(fā)生安全事故后，應(yīng)及時對應(yīng)急預(yù)案進行修訂。（二）應(yīng)急演練1.演練計劃制定檔案安全應(yīng)急演練計劃，每年至少組織一次應(yīng)急演練。應(yīng)急演練應(yīng)涵蓋火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、數(shù)據(jù)丟失等常見安全事故場景，提高應(yīng)急處置能力。2.演練實施按照演練計劃組織實施應(yīng)急演練，演練過程應(yīng)模擬真實場景，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性。演練結(jié)束后，對應(yīng)急演練進行總結(jié)評估，針對演練中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。（三）應(yīng)急處置1.事故報告發(fā)生檔案安全事故后，應(yīng)立即報告檔案管理部門負責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并及時采取措施進行現(xiàn)場保護，防止事故擴大。