PAGE文體系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文體系統(tǒng)檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司文體活動組織、文化傳承與發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及文體活動策劃、執(zhí)行、相關資料記錄等形成的各類檔案，包括但不限于活動方案、活動照片、視頻資料、參與人員名單、獎杯證書等相關檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文體系統(tǒng)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司文體活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理與文體活動相關的各類檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對于涉及公司機密或個人隱私的檔案信息，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內部人員查閱和利用檔案資料。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司文體系統(tǒng)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司文體系統(tǒng)檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案存放有序、便于查找。3.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的完整和安全，對破損、褪色等檔案及時進行修復或復制。4.建立檔案管理信息系統(tǒng)，錄入檔案基本信息，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。5.負責組織檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理。6.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為公司文體活動的策劃、組織提供參考依據(jù)。7.負責對公司各部門文體系統(tǒng)檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，對違反檔案管理制度的行為及時進行糾正和處理。（二）各部門職責1.負責本部門文體活動相關檔案資料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責本部門檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和規(guī)范整理，保證檔案資料的真實性和完整性。3.在開展文體活動過程中，嚴格按照檔案管理制度的要求，做好各類文件材料的形成、積累和歸檔工作，防止檔案資料的散失。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定填寫檔案查閱登記表，及時歸還所借檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時準確地錄入檔案信息，做好檔案數(shù)據(jù)的備份和維護工作，保證檔案信息的安全。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時查找、提供所需檔案資料，做好檔案利用效果的跟蹤和反饋工作。5.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施進行處理，確保檔案的安全與完整。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出檔案鑒定意見，按照審批程序做好檔案銷毀的相關工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文體活動策劃階段形成的各類文件，如活動策劃方案、可行性研究報告、活動預算等。2.活動籌備過程中的相關資料，包括活動場地租賃合同、設備器材采購清單、人員招聘與培訓記錄等。3.活動執(zhí)行過程中產生的文件材料，如活動現(xiàn)場照片、視頻資料、活動簽到表、嘉賓講話稿、活動新聞報道等。4.活動結束后的總結材料，如活動總結報告、獲獎名單、獎杯證書等相關實物資料。5.與公司文體活動相關的其他資料，如上級部門關于文體活動的指示、通知，公司內部關于文體活動的會議紀要等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門文體活動相關檔案資料，并確保資料的真實性、完整性和準確性。2.對于重要的文體活動，應實行全過程跟蹤收集檔案資料，確保檔案資料的全面性和連貫性。3.收集的檔案資料應字跡清晰、內容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，不符合要求的應進行整理或復制。4.電子文件應采用通用格式進行存儲，并確保電子文件的可讀性和完整性，同時應注明文件的形成時間、來源等信息。（三）整理方法1.分類：按照文體活動的類型、時間、項目等因素進行分類，如分為文藝活動檔案、體育活動檔案、綜合性活動檔案等，每類再根據(jù)具體情況進一步細分。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結合的方式，如“WT202301001”，其中“WT”表示文體系統(tǒng)檔案，“202301”表示活動發(fā)生時間為2023年1月，“001”表示該月的第一份檔案。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內容。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：反映公司重大文體活動歷史面貌、具有重要查考利用價值的檔案，如公司成立以來舉辦的重大文藝晚會、體育賽事等活動的檔案資料。2.長期保管：在較長時間內對公司文體活動組織與開展有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。如公司年度常規(guī)文體活動的檔案資料。3.短期保管：在較短時間內對公司文體活動有參考價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。如臨時性文體活動的檔案資料。（二）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.檔案應存放在專用的檔案柜架上，按照類別、編號順序排列，便于查找和管理。4.定期對檔案庫房進行清潔和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案的保管期限調整與鑒定1.定期對已保管的檔案進行保管期限調整和鑒定工作，根據(jù)檔案的實際價值和公司發(fā)展情況，確定檔案是否需要繼續(xù)保存、延長保管期限或銷毀。2.成立檔案鑒定小組由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成，負責對檔案進行鑒定。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內容重要性、歷史價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。4.對于需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司主管領導批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。檔案銷毀清冊應永久保存。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱文體系統(tǒng)檔案的，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機密或重要敏感信息的檔案，查閱申請人除需經(jīng)所在部門負責人簽字同意外，還需經(jīng)公司保密管理部門或相關領導審批。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司文體系統(tǒng)檔案的，必須持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴格按照規(guī)定進行登記和管理。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，提交至所在部門負責人審核簽字。2.將申請表交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內容查找所需檔案，并辦理查閱登記手續(xù)，記錄查閱時間、查閱人姓名、所在部門、查閱內容等信息。3.檔案管理人員提供檔案查閱場所，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結束后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記表上注明歸還時間。（三）利用方式1.檔案利用方式包括查閱紙質檔案、借閱檔案原件、復制檔案資料等。2.借閱檔案原件的，借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案原件，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.復制檔案資料的，檔案管理人員應根據(jù)查閱人的需求進行復制，并在復制件上加蓋“與原件核對無誤”印章，注明復制日期、復制人姓名等信息。復制檔案資料應按照規(guī)定收取一定的費用。（四）利用效果跟蹤1.檔案管理部門應建立檔案利用效果跟蹤機制，對檔案利用情況進行記錄和統(tǒng)計，了解檔案在公司各項工作中的利用效果。2.定期向公司領導和相關部門反饋檔案利用情況，根據(jù)利用效果分析檔案管理工作中存在的問題，及時調整和改進檔案管理工作。3.鼓勵檔案利用者對檔案利用效果進行評價和反饋，以便檔案管理部門更好地滿足公司內部人員對檔案利用的需求。六、檔案的信息化管理（一）信息化管理系統(tǒng)建設1.建立公司文體系統(tǒng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計、報表生成等基本功能，同時應具備權限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、安全審計等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行和功能的不斷完善。（二）檔案數(shù)字化1.按照檔案整理的要求，對紙質檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內容轉換為電子文件進行存儲。2.數(shù)字化檔案應保持與紙質檔案內容一致，圖像清晰、完整，符合檔案管理的相關標準和規(guī)范。3.建立數(shù)字化檔案索引數(shù)據(jù)庫，將檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息錄入數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和查詢數(shù)字化檔案。（三）電子檔案管理1.電子檔案應按照檔案分類方案進行分類存儲，建立電子文件夾結構，確保電子檔案的有序管理。2.對電子檔案進行備份管理，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性，對損壞或丟