PAGE檔案管理制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織工作活動(dòng)的全過程，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理。檔案管理中心可根據(jù)工作需要，設(shè)置檔案收集整理崗、檔案保管崗、檔案查閱利用崗等崗位。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.制定和完善公司/組織檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。6.對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案銷毀手續(xù)。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。9.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等七大類。1.文書檔案主要包括公司/組織在行政管理、黨群工作等活動(dòng)中形成的各種文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案包括公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的圖紙、圖表、技術(shù)文件、科研報(bào)告、項(xiàng)目資料等。3.會(huì)計(jì)檔案指公司/組織在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。4.人事檔案涵蓋公司/組織員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、保險(xiǎn)、福利等方面的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案是公司/組織各業(yè)務(wù)部門在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料等業(yè)務(wù)文件。6.聲像檔案包括公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.實(shí)物檔案主要是公司/組織獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗等實(shí)物。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)按照項(xiàng)目編號(hào)檔案類別流水號(hào)的規(guī)則編號(hào)。如：XJ202301圖紙001，其中XJ202301為項(xiàng)目編號(hào)，圖紙為檔案類別，001為流水號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)根據(jù)會(huì)計(jì)年度檔案類別保管期限流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：2023會(huì)計(jì)憑證30年001，表示2023年形成的保管期限為30年的第1冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。4.人事檔案編號(hào)采用員工個(gè)人編號(hào)作為人事檔案的編號(hào)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)按照業(yè)務(wù)類別年度流水號(hào)的方式編號(hào)。如：銷售2023001，表示2023年的第1份銷售業(yè)務(wù)檔案。6.聲像檔案編號(hào)以年度內(nèi)容主題流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如：2023公司年會(huì)001，表示2023年公司年會(huì)的第1份聲像檔案。7.實(shí)物檔案編號(hào)按照實(shí)物類別年度流水號(hào)編號(hào)。如：獎(jiǎng)杯2023001，表示2023年獲得的第1個(gè)獎(jiǎng)杯。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，按照檔案管理要求，及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)提前通知檔案管理部門，以便及時(shí)介入收集工作。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人工作中形成的檔案材料整理移交，不得擅自留存。（二）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、鑒別，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行組卷、編頁、裝訂等整理工作。文書檔案一般以件為單位進(jìn)行整理，科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行組卷。3.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的檢索和查閱。4.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案上架排列1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。2.不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.對(duì)于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限劃分1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定確定保管期限。3.業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案的保管期限根據(jù)其重要性和實(shí)際需要由公司/組織自行確定。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案保管中存在的問題。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的破損、霉變、褪色等問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.建立檔案檢查記錄，對(duì)檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，須持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋1.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并反饋查閱利用情況。2.檔案管理部門對(duì)檔案利用效果進(jìn)行跟蹤，了解檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出存毀意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（二）銷毀審批1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及機(jī)密的檔案銷毀，需經(jīng)公司/組織保密委員會(huì)批準(zhǔn)。（三）檔案銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的檔案圖像及相關(guān)目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。（三）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于錄入檔案的基本信息、目錄信息等。2.檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱模塊：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記等功能。4.檔案統(tǒng)計(jì)模塊：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。5.系統(tǒng)管理模塊：包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案