PAGE供應(yīng)商檔案制度建立一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商檔案建立與維護(hù)工作，確保供應(yīng)商信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障公司采購活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購活動涉及的供應(yīng)商檔案管理，包括原材料供應(yīng)商、零部件供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商等。（三）基本原則1.合法性原則：供應(yīng)商檔案管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保供應(yīng)商信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或錯(cuò)誤信息影響采購決策。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)供應(yīng)商的商業(yè)機(jī)密和敏感信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)供應(yīng)商合作情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，及時(shí)更新和維護(hù)供應(yīng)商檔案。二、供應(yīng)商檔案內(nèi)容（一）基本信息1.供應(yīng)商名稱：全稱及簡稱，確保與供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照等證件一致。2.注冊地址：詳細(xì)的注冊地址，包括省、市、區(qū)、街道、門牌號等。3.法定代表人：姓名及聯(lián)系方式。4.注冊資本：明確供應(yīng)商的注冊資本金額。5.經(jīng)營范圍：清晰列出供應(yīng)商的主要經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍。6.聯(lián)系方式：包括電話、傳真、電子郵箱、網(wǎng)址等，確保能及時(shí)與供應(yīng)商取得聯(lián)系。（二）資質(zhì)證明文件1.營業(yè)執(zhí)照副本：提供有效的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，確保在有效期內(nèi)。2.稅務(wù)登記證：復(fù)印件，反映供應(yīng)商的稅務(wù)登記情況。3.組織機(jī)構(gòu)代碼證：若適用，提供相應(yīng)的代碼證復(fù)印件。4.法定代表人身份證明：證明法定代表人身份的文件。5.生產(chǎn)許可證（如有）：對于生產(chǎn)型供應(yīng)商，提供相關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)許可證。6.質(zhì)量認(rèn)證證書：如ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證、OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證等。7.產(chǎn)品認(rèn)證證書：針對所供應(yīng)產(chǎn)品的相關(guān)認(rèn)證，如CE認(rèn)證、UL認(rèn)證等。8.其他資質(zhì)證書：根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和采購需求，可能需要的其他資質(zhì)證明文件。（三）生產(chǎn)經(jīng)營情況1.生產(chǎn)能力：包括生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)能等方面的信息，以評估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力是否滿足公司采購需求。2.技術(shù)水平：介紹供應(yīng)商的技術(shù)研發(fā)能力、技術(shù)團(tuán)隊(duì)情況、技術(shù)創(chuàng)新成果等。3.財(cái)務(wù)狀況：提供近年度的財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表），或經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告，以了解供應(yīng)商的財(cái)務(wù)健康狀況。4.經(jīng)營業(yè)績：列舉供應(yīng)商近年度的主要客戶、銷售業(yè)績、市場份額等情況，評估其市場競爭力。（四）產(chǎn)品信息1.產(chǎn)品目錄：詳細(xì)列出供應(yīng)商所供應(yīng)的產(chǎn)品名稱、型號、規(guī)格、材質(zhì)等信息。2.產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：說明產(chǎn)品所遵循的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.產(chǎn)品價(jià)格：提供產(chǎn)品的價(jià)格清單，包括單價(jià)、批量價(jià)格、價(jià)格有效期等。4.產(chǎn)品樣品：如有需要，可要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品樣品，并進(jìn)行封存保存，作為質(zhì)量檢驗(yàn)和對比的依據(jù)。（五）供應(yīng)能力1.交貨期：明確供應(yīng)商正常情況下的交貨周期，以及緊急訂單的響應(yīng)時(shí)間和交貨期限。2.交貨地點(diǎn)：說明供應(yīng)商將貨物送達(dá)的具體地點(diǎn)。3.運(yùn)輸方式：供應(yīng)商常用的運(yùn)輸方式及運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方式。4.包裝方式：介紹產(chǎn)品的包裝形式、包裝材料、包裝規(guī)格等，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中不受損壞。（六）售后服務(wù)1.售后服務(wù)承諾：供應(yīng)商提供的售后服務(wù)內(nèi)容，如產(chǎn)品維修、更換、技術(shù)支持等方面的承諾。2.售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)：介紹售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)的人員構(gòu)成、技術(shù)水平、響應(yīng)時(shí)間等情況。3.售后服務(wù)流程：詳細(xì)描述售后服務(wù)的操作流程，包括客戶反饋、故障診斷、維修處理、結(jié)果跟蹤等環(huán)節(jié)。（七）合作記錄1.合作時(shí)間：記錄與供應(yīng)商首次合作的時(shí)間及后續(xù)合作的起止時(shí)間。2.采購訂單記錄：包括訂單編號、訂單日期、采購產(chǎn)品名稱、數(shù)量、金額等詳細(xì)信息，反映雙方的交易歷史。3.交貨記錄：記錄每次交貨的實(shí)際日期、交貨數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收情況等。4.付款記錄：公司向供應(yīng)商的付款時(shí)間、金額、付款方式等信息。5.質(zhì)量反饋記錄：對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題的反饋、處理過程及結(jié)果記錄。（八）其他信息1.供應(yīng)商評價(jià)記錄：每次合作后對供應(yīng)商的綜合評價(jià)結(jié)果，包括質(zhì)量、交貨、服務(wù)、價(jià)格等方面的評價(jià)得分及評語。2.特殊要求或備注：記錄與供應(yīng)商合作過程中的特殊要求、注意事項(xiàng)或其他需要說明的信息。三、供應(yīng)商檔案建立流程（一）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門發(fā)起：采購部門根據(jù)公司采購需求，尋找潛在供應(yīng)商，并填寫《供應(yīng)商初步信息登記表》，提交至供應(yīng)商管理部門。2.供應(yīng)商管理部門審核：供應(yīng)商管理部門對采購部門提交的潛在供應(yīng)商信息進(jìn)行初步審核，篩選出符合基本條件的供應(yīng)商，并組織相關(guān)人員對其進(jìn)行實(shí)地考察或問卷調(diào)查。3.評估小組組建：成立由采購部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成的供應(yīng)商評估小組。4.評估內(nèi)容：評估小組按照供應(yīng)商檔案內(nèi)容要求，對供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)能力、售后服務(wù)等方面進(jìn)行全面評估，并填寫《供應(yīng)商評估表》。5.評估結(jié)果匯總：供應(yīng)商管理部門匯總評估小組的意見，形成供應(yīng)商評估報(bào)告，根據(jù)評估得分確定合格供應(yīng)商名單。（二）檔案信息收集1.供應(yīng)商提交：對于確定的合格供應(yīng)商，供應(yīng)商管理部門向其發(fā)出《供應(yīng)商檔案信息收集表》，要求供應(yīng)商按照要求填寫并提交相關(guān)資料。2.資料審核：供應(yīng)商管理部門對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，確保資料的真實(shí)性、完整性和有效性。對于不符合要求的資料，及時(shí)通知供應(yīng)商補(bǔ)充或更正。3.實(shí)地核實(shí)：必要時(shí)，供應(yīng)商管理部門可安排人員對供應(yīng)商提交的某些關(guān)鍵信息進(jìn)行實(shí)地核實(shí)，如生產(chǎn)地址、生產(chǎn)設(shè)備等。（三）檔案錄入與建立1.信息錄入：供應(yīng)商管理部門將審核通過的供應(yīng)商資料錄入公司的供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案。同時(shí)，將紙質(zhì)資料進(jìn)行整理、歸檔，妥善保存。2.檔案編號：為每個(gè)供應(yīng)商檔案賦予唯一的編號，便于查詢和管理。編號規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，如按照供應(yīng)商類別、注冊時(shí)間等進(jìn)行編號。3.檔案審核與批準(zhǔn)：供應(yīng)商檔案建立完成后，由供應(yīng)商管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、供應(yīng)商檔案維護(hù)與更新（一）定期維護(hù)1.信息核對：供應(yīng)商管理部門定期（每半年或一年）與供應(yīng)商核對檔案信息，確保信息的準(zhǔn)確性。若發(fā)現(xiàn)信息有變更，及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行更新。2.檔案審查：定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行審查，檢查檔案內(nèi)容是否完整、有效，是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。對于過期或失效的資質(zhì)證明文件，及時(shí)通知供應(yīng)商更換。3.合作情況更新：根據(jù)采購訂單執(zhí)行情況、質(zhì)量反饋、售后服務(wù)記錄等，及時(shí)更新供應(yīng)商檔案中的合作記錄部分，確保合作歷史信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）動態(tài)更新1.信息變更通知：供應(yīng)商如發(fā)生名稱、地址、法定代表人、經(jīng)營范圍、聯(lián)系方式等基本信息變更，應(yīng)在變更后[X]個(gè)工作日內(nèi)書面通知公司供應(yīng)商管理部門。供應(yīng)商管理部門收到通知后，及時(shí)對檔案信息進(jìn)行更新，并重新審核和批準(zhǔn)。2.資質(zhì)更新：供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件如有到期換證、新增資質(zhì)或資質(zhì)變更等情況，應(yīng)及時(shí)向公司提供最新的資質(zhì)文件。供應(yīng)商管理部門對新資質(zhì)文件進(jìn)行審核后，更新檔案中的資質(zhì)證明部分。3.生產(chǎn)經(jīng)營情況變化：若供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營業(yè)績等生產(chǎn)經(jīng)營情況發(fā)生重大變化，應(yīng)主動向公司通報(bào)。公司根據(jù)情況決定是否對供應(yīng)商進(jìn)行重新評估，并更新檔案中的相關(guān)內(nèi)容。4.產(chǎn)品信息更新：供應(yīng)商的產(chǎn)品如有型號、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格等方面的調(diào)整，應(yīng)及時(shí)通知公司。公司采購部門根據(jù)實(shí)際情況決定是否繼續(xù)采購該產(chǎn)品，并相應(yīng)更新供應(yīng)商檔案中的產(chǎn)品信息。（三）異常情況處理1.質(zhì)量問題：當(dāng)供應(yīng)商產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商管理部門。供應(yīng)商管理部門對質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤處理，要求供應(yīng)商采取整改措施，并在檔案中記錄質(zhì)量問題的發(fā)生時(shí)間、問題描述、處理過程及結(jié)果等信息。如質(zhì)量問題嚴(yán)重或頻繁發(fā)生，公司可對供應(yīng)商進(jìn)行重新評估，并調(diào)整合作策略。2.交貨問題：對于供應(yīng)商交貨延遲、數(shù)量不符等交貨問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。供應(yīng)商管理部門記錄交貨問題的相關(guān)情況，并根據(jù)問題的嚴(yán)重程度和影響，對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的處理，如警告、扣減貨款、暫停合作等。同時(shí)，在檔案中更新交貨記錄和合作評價(jià)。3.其他異常情況：如供應(yīng)商出現(xiàn)法律糾紛、重大安全事故、環(huán)保違規(guī)等異常情況，供應(yīng)商管理部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)信息，并評估對公司采購業(yè)務(wù)的影響。根據(jù)情況采取相應(yīng)措施，如暫停合作、終止合作等，并在檔案中詳細(xì)記錄異常情況及處理結(jié)果。五、供應(yīng)商檔案查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.采購部門：采購部門負(fù)責(zé)查詢供應(yīng)商檔案中的基本信息、產(chǎn)品信息、供應(yīng)能力、合作記錄等內(nèi)容，以便進(jìn)行采購訂單的下達(dá)、跟蹤和管理。2.質(zhì)量部門：質(zhì)量部門有權(quán)查詢供應(yīng)商檔案中的資質(zhì)證明文件、質(zhì)量認(rèn)證證書、質(zhì)量反饋記錄等，用于對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的評估和監(jiān)控。3.技術(shù)部門：技術(shù)部門可查詢供應(yīng)商檔案中的產(chǎn)品技術(shù)信息、技術(shù)水平等內(nèi)容，為產(chǎn)品研發(fā)和技術(shù)選型提供參考。4.財(cái)務(wù)部門：財(cái)務(wù)部門根據(jù)工作需要，可查詢供應(yīng)商檔案中的財(cái)務(wù)狀況、付款記錄等信息，用于財(cái)務(wù)核算和資金管理。5.其他部門：其他部門如需查詢供應(yīng)商檔案信息，應(yīng)向供應(yīng)商管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行查詢。（二）查詢流程1.內(nèi)部查詢申請：各部門如需查詢供應(yīng)商檔案信息，應(yīng)填寫《供應(yīng)商檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至供應(yīng)商管理部門。供應(yīng)商管理部門對申請進(jìn)行審核，如申請內(nèi)容合理合規(guī)，予以批準(zhǔn)；如不符合要求，及時(shí)反饋申請人并說明原因。3.查詢操作：供應(yīng)商管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的查詢申請，在供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢操作，并將查詢結(jié)果提供給申請人。如需提供紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（三）檔案使用規(guī)定1.僅限內(nèi)部使用：供應(yīng)商檔案信息僅供公司內(nèi)部各部門在采購、質(zhì)量控制、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理等工作中使用，嚴(yán)禁對外泄露。2.用途明確：各部門使用供應(yīng)商檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照申請目的使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他無關(guān)用途。3.保密措施：在查詢和使用供應(yīng)商檔案信息過程中，各部門應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。如發(fā)現(xiàn)信息泄露情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門，并采取措施進(jìn)行處理。六、供應(yīng)商檔案安全管理（一）系統(tǒng)安全1.權(quán)限設(shè)置：對供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作系統(tǒng)。不同崗位人員的權(quán)限應(yīng)根據(jù)其工作職責(zé)進(jìn)行合理分配，避免越權(quán)操作。2.數(shù)據(jù)備份：定期對供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點(diǎn)。備份周期可根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化頻率確定，一般為每天或每周備份一次。3.安全防護(hù)：安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全問題。（二）紙質(zhì)檔案安全1.存儲環(huán)境：設(shè)立專門的檔案存儲庫房，確保庫房干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號進(jìn)行有序存放。2.借閱管理：建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，記錄借閱人姓名、部門