PAGE縣檔案館庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣檔案館庫房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣檔案館庫房的檔案存儲(chǔ)、保管、出入庫等相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則確保檔案在庫房存儲(chǔ)期間的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。2.科學(xué)管理原則運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)庫房環(huán)境、檔案存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行合理管理，延長檔案壽命。3.高效利用原則在保證檔案安全的前提下，方便檔案的查詢、調(diào)閱等利用工作，提高檔案服務(wù)效率。二、庫房環(huán)境管理（一）溫度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房溫濕度變化，并做好記錄。3.根據(jù)溫濕度情況，采取相應(yīng)的調(diào)控措施。當(dāng)溫度過高時(shí)，可通過空調(diào)系統(tǒng)制冷；當(dāng)溫度過低時(shí)，可采取升溫措施；當(dāng)濕度不符合要求時(shí)，可使用除濕機(jī)或加濕器進(jìn)行調(diào)節(jié)。（二）濕度控制1.定期對(duì)庫房溫濕度監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)溫濕度變化規(guī)律，以便提前做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。2.注意庫房的通風(fēng)換氣，在保證檔案安全的前提下，適時(shí)打開門窗通風(fēng)，但要避免在高溫、高濕、強(qiáng)風(fēng)等惡劣天氣條件下通風(fēng)。3.庫房內(nèi)不得存放易散發(fā)水汽、有害氣體的物品，防止影響庫房溫濕度環(huán)境。（三）清潔衛(wèi)生1.保持庫房地面、貨架、檔案裝具等清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物積聚。2.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食、吐痰等，保持庫房空氣清新。3.定期對(duì)庫房進(jìn)行全面清潔消毒，可采用安全環(huán)保的消毒藥劑，避免對(duì)檔案造成損害。（四）防火防盜1.庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警設(shè)備，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其性能良好。3.庫房門窗應(yīng)堅(jiān)固可靠，具備防盜功能，窗戶應(yīng)安裝防護(hù)欄。4.嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入登記制度，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。5.加強(qiáng)對(duì)庫房周邊環(huán)境的巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。三、檔案存儲(chǔ)管理（一）檔案上架1.檔案應(yīng)按照全宗、類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，有序上架存放。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.檔案裝具應(yīng)牢固、整潔，符合檔案存儲(chǔ)要求，不得使用有損壞、變形的裝具。（二）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)檔案的載體形式、保管期限等因素，選擇合適的存儲(chǔ)方式。如紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存儲(chǔ)，磁性載體檔案應(yīng)采用防磁柜存儲(chǔ)等。2.對(duì)于珍貴檔案、易損檔案等，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用專門的檔案盒、包裝材料等。3.檔案存儲(chǔ)應(yīng)遵循便于管理、便于利用的原則，避免頻繁移動(dòng)檔案。（三）庫存盤點(diǎn)1.定期對(duì)庫房檔案進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期一般為每年一次。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃，明確盤點(diǎn)人員、范圍、方法等。3.盤點(diǎn)過程中，要認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并查明原因，采取相應(yīng)的處理措施。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤點(diǎn)情況，提出改進(jìn)建議。四、檔案出入庫管理（一）入庫管理1.檔案接收部門應(yīng)提前與庫房管理人員溝通檔案入庫時(shí)間、數(shù)量、類別等信息。2.檔案入庫時(shí)，庫房管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等，確保檔案符合入庫要求。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案的全宗號(hào)、類別、年度、保管期限、數(shù)量、來源等信息，并建立入庫臺(tái)賬。4.將檔案按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式上架存放，并在檔案裝具上標(biāo)明相關(guān)信息。（二）出庫管理1.檔案利用部門應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的全宗號(hào)、類別、年度、保管期限、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后提交庫房管理人員。2.庫房管理人員根據(jù)審批后的申請表，核對(duì)檔案信息，辦理檔案出庫手續(xù)。3.檔案出庫時(shí)，庫房管理人員應(yīng)與借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查檔案是否完好無損，并做好出庫登記。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)庫房管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，無誤后辦理歸還手續(xù)，并更新入庫臺(tái)賬。（三）特殊情況處理1.如遇檔案緊急調(diào)閱等特殊情況，可簡化審批流程，但必須做好記錄，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2.對(duì)于借出的檔案，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。庫房管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理，如修復(fù)檔案、補(bǔ)充檔案等。五、檔案保護(hù)措施（一）防蟲防鼠1.在庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品或器材，如驅(qū)蟲劑、鼠夾、鼠藥等，但要注意避免對(duì)檔案造成污染。2.定期檢查庫房內(nèi)是否有蟲害、鼠害跡象，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.保持庫房環(huán)境清潔衛(wèi)生，減少害蟲和老鼠的滋生條件。（二）防霉防潮1.對(duì)易受潮的檔案，應(yīng)采取防潮包裝措施，如使用密封袋、干燥劑等。2.加強(qiáng)庫房濕度管理，防止檔案發(fā)霉。如發(fā)現(xiàn)檔案有發(fā)霉跡象，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，可采用專業(yè)的除霉藥劑進(jìn)行清洗、消毒等。（三）防光防塵1.庫房窗戶應(yīng)安裝遮光窗簾，避免陽光直射檔案。2.檔案裝具應(yīng)具有防塵功能，減少灰塵對(duì)檔案的侵害。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行除塵處理，可使用干凈的軟布輕輕擦拭檔案表面。（四）電子檔案保護(hù)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格管理，控制溫度、濕度、磁場等因素對(duì)電子檔案的影響。3.采用加密技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，防止電子檔案信息泄露。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。六、人員管理（一）庫房管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)庫房的日常管理工作，包括檔案存儲(chǔ)、出入庫、環(huán)境維護(hù)等。2.嚴(yán)格遵守庫房管理制度，確保檔案安全和庫房正常運(yùn)行。3.定期對(duì)庫房檔案進(jìn)行盤點(diǎn)清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。4.協(xié)助檔案利用部門做好檔案調(diào)閱等服務(wù)工作。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與庫房管理相關(guān)的工作任務(wù)。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織庫房管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識(shí)和技能水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、庫房環(huán)境管理、檔案保護(hù)技術(shù)、安全防范知識(shí)等。3.鼓勵(lì)庫房管理人員參加相關(guān)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢。（三）人員考核1.建立庫房管理人員考核制度，對(duì)其工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、遵守制度情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲，激勵(lì)庫房管理人員積極履行職責(zé)，提高工作質(zhì)量。七、設(shè)備管理（一）溫濕度監(jiān)測設(shè)備1.定期對(duì)溫濕度監(jiān)測設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。2.按照設(shè)備使用說明書的要求，及時(shí)更換設(shè)備的電池、傳感器等部件。3.對(duì)溫濕度監(jiān)測設(shè)備記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期分析，為庫房環(huán)境調(diào)控提供依據(jù)。（二）空調(diào)系統(tǒng)1.定期對(duì)空調(diào)系統(tǒng)進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，檢查空調(diào)的濾網(wǎng)、風(fēng)機(jī)、壓縮機(jī)等部件是否正常運(yùn)行。2.根據(jù)季節(jié)變化和庫房實(shí)際需求，合理調(diào)整空調(diào)的運(yùn)行模式和參數(shù)。3.每年對(duì)空調(diào)系統(tǒng)進(jìn)行全面檢修，確保其性能良好，滿足庫房溫濕度控制要求。（三）消防設(shè)備1.定期對(duì)消防器材進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保其完好有效。2.檢查滅火器的壓力是否正常，藥劑是否過期，如有問題及時(shí)進(jìn)行更換或維修。3.對(duì)消火栓進(jìn)行試水檢查，確保其閥門開啟靈活，水帶、水槍等配件齊全完好。4.定期組織消防演練，提高庫房管理人員的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。（四）密集架1.定期對(duì)密集架進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保其運(yùn)行正常，無故障隱患。2.檢查密集架的軌道是否順暢，傳動(dòng)部件是否靈活，如有卡頓等現(xiàn)象及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。3.對(duì)密集架的表面進(jìn)行清潔保養(yǎng)，防止生銹、腐蝕。4.按照規(guī)定的操作流程使用密集架，嚴(yán)禁超載、猛推猛拉等違規(guī)操作。八、信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)1.建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.及時(shí)將檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。3.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，明確備份的時(shí)間間隔、方式等。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案利用工作不受影響。