PAGE雙聯(lián)戶檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)雙聯(lián)戶檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案在雙聯(lián)戶工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及雙聯(lián)戶工作的部門及人員在雙聯(lián)戶檔案的收集、整理、保管、利用等工作中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映雙聯(lián)戶工作的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：全面收集與雙聯(lián)戶相關(guān)的各類資料，確保檔案資料的齊全完整。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序、方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作，保證檔案的規(guī)范統(tǒng)一。4.保密性原則：對(duì)涉及雙聯(lián)戶個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）雙聯(lián)戶工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)雙聯(lián)戶檔案管理工作，制定檔案管理工作的方針、政策和總體目標(biāo)。2.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)要求。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對(duì)雙聯(lián)戶檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管雙聯(lián)戶檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作。（三）雙聯(lián)戶工作具體實(shí)施部門1.負(fù)責(zé)本部門雙聯(lián)戶檔案資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.在工作中積極配合檔案管理部門的各項(xiàng)工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.雙聯(lián)戶基本信息資料，包括個(gè)人身份信息、家庭情況、聯(lián)系方式等。2.雙聯(lián)戶幫扶計(jì)劃及實(shí)施記錄，如幫扶目標(biāo)、措施、幫扶過程中的各類活動(dòng)記錄等。3.雙聯(lián)戶生產(chǎn)生活狀況資料，如收入情況、就業(yè)情況、住房情況、困難問題及解決情況等。4.雙聯(lián)戶參與各類培訓(xùn)、會(huì)議、活動(dòng)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)記錄、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)照片等。5.雙聯(lián)戶對(duì)幫扶工作的反饋意見及評(píng)價(jià)資料。6.其他與雙聯(lián)戶工作相關(guān)的重要資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)雙聯(lián)戶檔案資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，盡量提供原件，如有復(fù)印件應(yīng)注明出處并加蓋提供單位公章。3.對(duì)于零散的資料，應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照一定的邏輯順序排列，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）收集時(shí)間1.雙聯(lián)戶基本信息資料應(yīng)在與雙聯(lián)戶建立聯(lián)系后及時(shí)收集。2.幫扶計(jì)劃及實(shí)施記錄應(yīng)在幫扶工作開展過程中同步收集，確保記錄的時(shí)效性。3.生產(chǎn)生活狀況資料應(yīng)定期收集，如每季度或每半年收集一次，以便及時(shí)掌握雙聯(lián)戶的動(dòng)態(tài)情況。4.培訓(xùn)、會(huì)議、活動(dòng)等資料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)收集齊全。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類：按照雙聯(lián)戶檔案的內(nèi)容，分為基本信息類、幫扶工作類、生產(chǎn)生活類、培訓(xùn)活動(dòng)類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如幫扶工作類可分為幫扶計(jì)劃、幫扶措施實(shí)施記錄、幫扶成效評(píng)估等子類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年份+類別代碼+流水號(hào)的方式，例如：2023JB001，表示2023年基本信息類的第一份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。通過目錄可以快速查找和了解檔案的基本情況。4.裝訂：對(duì)于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，避免損壞檔案內(nèi)容。（三）整理流程1.各部門收集的檔案資料應(yīng)先進(jìn)行初步整理，按照分類要求進(jìn)行分類，并對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)和編目。2.初步整理完成后，將檔案資料移交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核和整理，確保整理質(zhì)量符合要求。3.對(duì)于不符合整理要求的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門，要求其補(bǔ)充或完善資料后重新移交。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管方式1.按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限變更等情況，確保檔案保管情況清晰可查。（三）保管期限1.雙聯(lián)戶基本信息類檔案應(yīng)長期保管。2.幫扶工作類、生產(chǎn)生活類、培訓(xùn)活動(dòng)類等檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般為5年至10年不等。3.保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱雙聯(lián)戶檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及雙聯(lián)戶個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的必要人員，并經(jīng)雙聯(lián)戶工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱雙聯(lián)戶檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和雙聯(lián)戶工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序及要求1.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請(qǐng)表》，將檔案資料提供給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間歸還。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。3.借閱人員不得擅自將借閱的檔案資料轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、雙聯(lián)戶工作相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定。2.對(duì)于保管期限屆滿且確無保存價(jià)值的檔案，可列入銷毀范圍。對(duì)于仍有一定利用價(jià)值，但已不符合現(xiàn)行保管要求的檔案，可進(jìn)行調(diào)整保管期限或采取其他處置方式。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一鑒定，形成鑒定意見。3.鑒定意見經(jīng)雙聯(lián)戶工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，作為檔案處置的依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀，如采用焚燒、粉碎等方式。3.銷毀過程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間及監(jiān)銷人員等信息。記錄應(yīng)保存[X]年。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的雙聯(lián)戶檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)補(bǔ)充新產(chǎn)生的檔案資料，刪除已銷毀或不再需要的檔案數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。（四）信息化利用1.利用信息化管理系統(tǒng)提供的檢索功能，方便快捷地查找所需檔案資料。2.通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線查閱和借閱申請(qǐng)等功能，提高檔案利用效率。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門的雙聯(lián)戶檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、保管、利用等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建