PAGE檔案專管員管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門及員工查閱和利用，提高工作效率。二、檔案專管員職責(zé)（一）檔案管理1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.定期對檔案進行清查、核對，保證檔案的完整和安全，對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。3.按照檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定和銷毀，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）檔案利用1.建立健全檔案借閱制度，負(fù)責(zé)辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，對借閱檔案的利用情況進行跟蹤和監(jiān)督。2.根據(jù)公司各部門及員工的需求，及時提供檔案查閱服務(wù)，積極協(xié)助解決利用檔案過程中出現(xiàn)的問題。3.做好檔案利用效果的反饋和統(tǒng)計工作，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）檔案信息化建設(shè)1.負(fù)責(zé)公司檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，確保檔案信息的安全和有效利用。2.按照檔案數(shù)字化工作要求，組織開展檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平。3.定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失，確保檔案信息的可恢復(fù)性。（四）檔案安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時排除安全隱患。3.做好檔案信息的安全保密工作，采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)措施，防止檔案信息泄露。（五）培訓(xùn)與指導(dǎo)1.定期組織公司各部門檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。2.對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，不斷更新知識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)檔案等。2.財務(wù)檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)檔案等。3.業(yè)務(wù)檔案：包括市場營銷檔案、項目管理檔案、合同檔案、客戶檔案、技術(shù)檔案等。4.其他檔案：包括聲像檔案、實物檔案、榮譽檔案等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別+流水號”的方式編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.年度采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年度。3.類別根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政檔案用“XZ”表示，財務(wù)檔案用“CW”表示，業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示等。4.流水號按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理歸檔，不得積壓或拖延。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)實行專項收集，確保檔案的全面性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料書寫。3.檔案整理應(yīng)按照分類方案進行，將同一類別的檔案材料集中在一起，按照文件材料的時間順序、重要程度等進行排列。4.檔案整理應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，填寫備考表，裝訂成冊，并在封面和脊背處加蓋檔號章。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），按照檔案類別和編號順序排列，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度財務(wù)報告、重大項目合同、人事任免文件等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司一般性的文件材料、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括公司臨時性的文件材料、一般性的事務(wù)檔案等。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。六、檔案利用（一）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案專管員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案專管員應(yīng)根據(jù)借閱申請表，對借閱檔案進行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上登記。3.借閱檔案一般不得帶出檔案庫房，確因工作需要帶出的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。4.借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案專管員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案庫房查閱，檔案專管員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案專管員指定的地點進行，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案專管員負(fù)責(zé)復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章。（三）檔案利用效果反饋1.檔案利用部門應(yīng)在檔案利用完畢后，及時將利用情況反饋給檔案管理部門，包括利用檔案解決的問題、取得的效果等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用效果進行統(tǒng)計和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對保管期滿的檔案進行逐卷審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進行，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。八、檔案信息化管理（一）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息共享，為公司決策提供支持。（二）檔案數(shù)字化工作1.公司應(yīng)按照檔案數(shù)字化工作要求，組織開展檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和利用。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.檔案數(shù)字化工作應(yīng)制定詳細(xì)的工作計劃，明確工作目標(biāo)、任務(wù)、步驟和要求，確保工作順利進行。（三）檔案信息安全管理1.公司應(yīng)加強檔案信息安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息安全管理制度，不得擅自泄露檔案信息，不得在非工作時間使用檔案管理信息系統(tǒng)。3.公司應(yīng)定期對檔案信息安全進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作的開展情況，檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況，檔案安全管理情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并對整改情況進行跟蹤檢查。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立檔案管理考核評價制度，對各部門檔案管理工作進