PAGE常熟人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)常熟地區(qū)人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于常熟地區(qū)所有機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織中形成的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集與個(gè)人相關(guān)的各類材料，確保檔案材料齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案信息不泄露，維護(hù)個(gè)人隱私和組織利益。4.集中統(tǒng)一管理原則：人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置各單位應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、鑒別、整理和歸檔人事檔案材料，確保檔案材料的質(zhì)量和完整性。2.檔案保管與維護(hù)：妥善保管人事檔案，做好檔案的安全保密工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失。3.檔案查閱與借閱管理：嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱和借閱手續(xù)，確保檔案信息的合理使用，防止檔案信息泄露。4.檔案信息化管理：推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：定期對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為組織的人才管理提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料包括個(gè)人基本情況登記表、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明等。（二）自傳材料個(gè)人撰寫的關(guān)于自己成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料年度考核登記表、任職期滿考核材料、干部考察材料等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等。（五）政審材料政治歷史情況審查表、入黨入團(tuán)志愿書等。（六）黨團(tuán)材料黨員登記表、團(tuán)員登記表等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料各類獎(jiǎng)勵(lì)證書、表彰決定等。（八）處分材料處分決定、處分解除證明等。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件、出國(guó)（境）審批表等。（十）其他可供組織參考的材料如體檢表、榮譽(yù)證書、科研成果等。四、檔案收集與整理（一）收集渠道1.組織內(nèi)部產(chǎn)生：由各部門按照規(guī)定及時(shí)將形成的人事檔案材料移交檔案管理部門。2.個(gè)人提交：個(gè)人應(yīng)按照要求及時(shí)向檔案管理部門提交相關(guān)材料，如學(xué)歷學(xué)位證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等。3.外部收集：通過與教育部門、公安部門、人社部門等相關(guān)單位聯(lián)系，收集有關(guān)個(gè)人的學(xué)歷、戶籍、社保等信息。（二）收集要求1.材料真實(shí)可靠：收集的檔案材料必須是真實(shí)有效的，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。2.材料齊全完整：按照檔案內(nèi)容分類要求，確保收集的材料齊全，不遺漏重要信息。3.材料格式規(guī)范：檔案材料應(yīng)符合規(guī)定的格式要求，字跡清晰，紙張規(guī)格統(tǒng)一。（三）整理方法1.分類排序：按照檔案內(nèi)容分類，對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，然后按照編號(hào)順序排列。2.編目裝訂：編制檔案目錄，將每份材料的名稱、日期、頁碼等信息錄入目錄中，然后將檔案材料裝訂成冊(cè)。3.裝盒上架：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、姓名、類別等信息，然后上架存放。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房：應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具：應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全。（二）檔案安全管理1.安全制度：建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全檢查和防范措施。2.應(yīng)急預(yù)案：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件時(shí)能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案。3.人員出入管理：嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。（三）檔案定期檢查與維護(hù)1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。2.維護(hù)措施：對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)字跡模糊的檔案材料進(jìn)行字跡加固處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.組織內(nèi)部查閱：本單位組織、人事、紀(jì)檢等部門因工作需要，可以查閱人事檔案。2.外單位查閱：外單位因工作需要查閱人事檔案，須經(jīng)檔案管理部門所在單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱申請(qǐng)：查閱單位或個(gè)人應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。2.審批流程：查閱申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門所在單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱登記：查閱人員憑批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，填寫查閱登記表，注明查閱檔案的編號(hào)、姓名、查閱時(shí)間等信息。（三）借閱范圍1.組織內(nèi)部借閱：本單位組織、人事、紀(jì)檢等部門因工作需要，可以借閱人事檔案，但必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2.外單位借閱：外單位因特殊工作需要借閱人事檔案，須經(jīng)檔案管理部門所在單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.借閱申請(qǐng)：借閱單位或個(gè)人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。2.審批流程：借閱申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門所在單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記：借閱人員憑批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱檔案的編號(hào)、姓名、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。4.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）查閱與借閱紀(jì)律1.查閱與借閱人員必須遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.查閱與借閱人員不得泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁將檔案轉(zhuǎn)借他人。3.查閱與借閱結(jié)束后，查閱與借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還登記手續(xù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立健全人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案信息錄入：按照檔案內(nèi)容分類要求，將人事檔案材料中的信息錄入人事檔案信息管理系統(tǒng)，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.信息更新維護(hù)：定期對(duì)人事檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行更新維護(hù)，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案材料信息，刪除過期或無效的信息。（三）信息安全管理1.安全制度：建立健全人事檔案信息安全管理制度，明確信息管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全檢查和防范措施。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)人事檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)人事檔案信息的訪問，防止信息泄露。（四）信息利用與共享1.信息查詢：通過人事檔案信息管理系統(tǒng)，為組織內(nèi)部各部門提供人事檔案信息查詢服務(wù)，方便工作開展。2.信息共享：按照規(guī)定，與相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享，促進(jìn)人才資源的合理配置和利用。八、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)人事檔案的總數(shù)、分類數(shù)量等。2.檔案人員信息統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案人員的基本情況，如年齡、性別、學(xué)歷、職稱等。3.檔案材料變動(dòng)統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案材料的新增、刪除、修改等變動(dòng)情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每年至少進(jìn)行一次全面統(tǒng)計(jì)。2.動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)：及時(shí)記錄檔案材料的變動(dòng)情況，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)。（三）分析與應(yīng)用1.數(shù)據(jù)分析：對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為制定檔案管理政策和措施提供依據(jù)。2.結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的建議和措施，提高檔案管理工作水平。九、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.人員調(diào)動(dòng)：因工作調(diào)動(dòng)等原因，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位。2.升學(xué)就業(yè)：畢業(yè)生升學(xué)、就業(yè)等，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至相關(guān)學(xué)?；騿挝弧?.退休退職：人員退休、退職后，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至社保部門或原單位保管。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)：由轉(zhuǎn)出單位填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、檔案編號(hào)等信息，并加蓋單位公章。2.檔案整理：轉(zhuǎn)出單位對(duì)人事檔案進(jìn)行整理，確保檔案材料齊全完整，裝訂牢固。3.密封包裝：將整理好的人事檔案裝入檔案袋，密封后在封口處加蓋單位公章。4.轉(zhuǎn)遞登記：轉(zhuǎn)出單位將檔案轉(zhuǎn)遞通知單和檔案一并交檔案管理部門，檔案管理部門辦理轉(zhuǎn)遞登記手續(xù)，填寫檔案轉(zhuǎn)遞登記表，注明轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞單位、檔案編號(hào)等信息。5.轉(zhuǎn)遞方式：人事檔案轉(zhuǎn)遞一般采用機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞?，?yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（三）接收與核對(duì)1.接收手續(xù)：接收單位收到人事檔案后，應(yīng)及時(shí)辦理接收手續(xù)，