PAGE檔案閱文室管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案閱文室的管理，規(guī)范檔案查閱、借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案閱文室內(nèi)檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護公司的商業(yè)秘密和重要信息安全。3.高效服務(wù)原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為公司內(nèi)部各部門及員工提供高效、便捷的檔案查閱、借閱服務(wù)，滿足工作需求。二、檔案閱文室管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)檔案閱文室的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、保管等。2.制定和完善檔案閱文室的各項管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對檔案查閱、借閱申請進行審核，根據(jù)規(guī)定決定是否批準申請，并做好相關(guān)記錄。4.負責(zé)為查閱、借閱人員提供必要的檔案查閱、借閱指導(dǎo)和服務(wù)，協(xié)助解決查閱、借閱過程中遇到的問題。5.定期對檔案閱文室的檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整、存放有序。（二）查閱、借閱人員所在部門職責(zé)1.負責(zé)對本部門人員的檔案查閱、借閱申請進行初審，確保申請理由合理、必要，并在申請書上簽署意見。2.督促本部門人員嚴格遵守檔案閱文室的各項管理制度，按時歸還查閱、借閱的檔案。3.協(xié)助檔案管理部門做好對本部門人員檔案查閱、借閱情況的監(jiān)督和管理工作。三、檔案查閱管理（一）查閱申請1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等內(nèi)容。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審核同意并簽署意見后，提交至檔案管理部門。（二）申請審核檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、查閱范圍是否合理、查閱人員是否具備相應(yīng)資格等。對于符合規(guī)定的申請，予以批準；對于不符合規(guī)定的申請，應(yīng)及時通知申請人，并說明理由。（三）查閱安排1.檔案管理部門根據(jù)審核通過的《檔案查閱申請表》，安排查閱時間和地點，并提前通知查閱人員。2.查閱人員應(yīng)按照通知的時間和地點準時到達檔案閱文室，不得擅自更改。如需變更查閱時間，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)同意后方可變更。（四）查閱規(guī)定1.查閱人員進入檔案閱文室后，應(yīng)在檔案管理人員的指導(dǎo)下進行查閱，不得擅自翻閱、抽取、涂改、標(biāo)記、污損檔案。2.查閱人員只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案，不得查閱與工作無關(guān)的檔案。如需查閱其他檔案，應(yīng)另行辦理申請手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)保持檔案閱文室內(nèi)的安靜和整潔，不得在室內(nèi)吸煙、飲食、大聲喧嘩或從事其他與查閱檔案無關(guān)的活動。4.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可進行。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于與工作無關(guān)的目的。（五）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記簿，對每一次檔案查閱情況進行詳細記錄，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱結(jié)果等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計。四、檔案借閱管理（一）借閱申請1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱期限、借閱目的等內(nèi)容。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審核同意并簽署意見后，提交至檔案管理部門。（二）申請審核檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、借閱期限是否合理、借閱人員是否具備相應(yīng)資格等。對于重要檔案或涉及公司機密的檔案，還應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于符合規(guī)定的申請，予以批準；對于不符合規(guī)定的申請，應(yīng)及時通知申請人，并說明理由。（三）借閱手續(xù)1.借閱人員經(jīng)批準后，應(yīng)到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱的檔案。借閱人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上簽字確認，并按照規(guī)定繳納借閱押金（如有需要）。2.檔案管理部門應(yīng)向借閱人員發(fā)放《檔案借閱須知》，明確借閱人員的權(quán)利和義務(wù)，以及檔案歸還的時間、地點和要求等事項。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人員應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.對于重要檔案或涉及公司機密的檔案，借閱期限應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定執(zhí)行，一般不得超過[X]天。（五）借閱規(guī)定1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出租、出售或擅自銷毀檔案。2.借閱人員應(yīng)確保檔案的安全，不得將檔案帶出公司或在非規(guī)定場所存放。如需在公司內(nèi)部其他場所使用檔案，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可攜帶。3.借閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，按時歸還借閱的檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問題，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（六）借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記簿，對每一次檔案借閱情況進行詳細記錄，包括借閱日期、借閱人員姓名、所在部門、借閱檔案名稱、借閱期限、歸還日期、借閱押金退還情況等信息。借閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計。五、檔案保密管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案閱文室內(nèi)檔案的安全。檔案閱文室應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管區(qū)域，配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員在工作期間應(yīng)妥善保管個人密碼，不得將密碼告知他人。3.查閱、借閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下將檔案內(nèi)容泄露給他人。查閱、借閱人員在查閱、借閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及公司機密或敏感信息，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。（二）保密教育1.公司應(yīng)定期組織檔案管理人員和查閱、借閱人員參加保密教育培訓(xùn)，提高保密意識和技能。保密教育培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家有關(guān)保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案管理知識等。2.檔案管理人員和查閱、借閱人員應(yīng)認真學(xué)習(xí)保密教育培訓(xùn)內(nèi)容，并簽訂保密承諾書，承諾嚴格遵守保密制度，保守公司秘密。（三）保密監(jiān)督1.公司應(yīng)建立保密監(jiān)督檢查機制，定期對檔案閱文室的保密工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案保管情況、查閱借閱記錄、人員保密制度執(zhí)行情況等。2.對于違反保密制度的行為，公司應(yīng)依法依規(guī)進行處理。對泄露公司機密或造成公司重大損失的人員，公司將追究其法律責(zé)任。六、檔案安全管理（一）安全制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任，確保檔案的安全與完整。2.檔案閱文室應(yīng)制定安全操作規(guī)程，規(guī)范檔案管理人員和查閱、借閱人員的操作行為，防止因操作不當(dāng)引發(fā)安全事故。（二）安全設(shè)施1.檔案閱文室應(yīng)配備必要的確安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。檔案保管區(qū)域應(yīng)安裝防火門、防火卷簾、火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等消防設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.檔案保管區(qū)域應(yīng)設(shè)置防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并確保監(jiān)控設(shè)備24小時正常運行。檔案管理人員應(yīng)定期查看監(jiān)控錄像，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告。3.檔案保管區(qū)域應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，配備防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，如除濕機、防蟲劑、鼠夾等，防止檔案因受潮、蟲蛀、鼠咬等原因損壞。（三）安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案閱文室進行安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案保管情況、安全設(shè)施運行情況、人員操作規(guī)范情況等。安全檢查應(yīng)每月至少進行一次，并做好檢查記錄。2.對于安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時采取措施進行整改，確保檔案閱文室的安全。對于重大安全隱患，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取緊急措施進行處理。（四）應(yīng)急處置1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時、有效地進行處置。2.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員和查閱、借閱人員參加應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。應(yīng)急演練應(yīng)每年至少進行一次，并做好演練記錄。3.在發(fā)生安全事故時