PAGE學(xué)生處分檔案封存制度一、總則（一）目的為了維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，促進(jìn)學(xué)生的健康成長(zhǎng)，規(guī)范學(xué)校對(duì)學(xué)生處分檔案的管理，特制定本制度。本制度旨在確保學(xué)生處分檔案在符合規(guī)定的情況下得到妥善處理，避免因不當(dāng)管理對(duì)學(xué)生未來(lái)發(fā)展造成不必要的負(fù)面影響。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生，包括全日制本科生、專(zhuān)科生、研究生等。無(wú)論是何種原因?qū)е碌膶W(xué)生處分，均按照本制度進(jìn)行檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)以及教育主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，確保學(xué)生處分檔案封存制度的合法性和規(guī)范性。2.公平公正原則對(duì)所有學(xué)生一視同仁，在處分決定和檔案管理過(guò)程中，做到公平公正，不偏袒、不歧視任何學(xué)生。3.教育挽救原則以教育為出發(fā)點(diǎn)，將處分作為教育學(xué)生改正錯(cuò)誤的手段，注重對(duì)學(xué)生的引導(dǎo)和幫助，促進(jìn)其積極向上。4.隱私保護(hù)原則充分尊重學(xué)生的隱私權(quán)，對(duì)學(xué)生處分檔案進(jìn)行妥善封存，嚴(yán)格限制查閱范圍，防止學(xué)生個(gè)人信息泄露。二、處分檔案的形成與管理（一）處分決定的做出1.違紀(jì)行為認(rèn)定學(xué)校各部門(mén)、教師在發(fā)現(xiàn)學(xué)生存在違紀(jì)行為后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。調(diào)查過(guò)程要做到事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿，充分聽(tīng)取學(xué)生的陳述和申辯。2.處分程序?qū)τ谝话氵`紀(jì)行為，由班主任或輔導(dǎo)員提出初步處理意見(jiàn)，經(jīng)所在學(xué)院審核后，報(bào)學(xué)校學(xué)生工作部門(mén)審批。對(duì)于嚴(yán)重違紀(jì)行為，如違反法律法規(guī)、考試作弊、學(xué)術(shù)不端等，學(xué)校應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)的調(diào)查小組進(jìn)行深入調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果做出處分決定。處分決定應(yīng)書(shū)面通知學(xué)生本人，并告知其享有申訴的權(quán)利。（二）處分檔案的內(nèi)容1.基本信息包括學(xué)生姓名、性別、年齡、專(zhuān)業(yè)、學(xué)號(hào)等。2.違紀(jì)事實(shí)詳細(xì)記錄學(xué)生違紀(jì)行為的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)等情況。3.證據(jù)材料附上與違紀(jì)行為相關(guān)的各類(lèi)證據(jù)，如證人證言、物證、書(shū)證等。4.處分決定明確處分種類(lèi)（警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、留校察看、開(kāi)除學(xué)籍等）、處分期限等內(nèi)容。5.申訴及處理情況記錄學(xué)生對(duì)處分決定提出申訴后的處理過(guò)程及結(jié)果。（三）處分檔案的管理部門(mén)學(xué)校學(xué)生工作部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理學(xué)生處分檔案，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和查閱等工作。各學(xué)院應(yīng)協(xié)助學(xué)生工作部門(mén)做好本學(xué)院學(xué)生處分檔案的相關(guān)工作。（四）處分檔案的保管1.保管方式采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管期限學(xué)生處分檔案自處分決定生效之日起，一般保存[X]年。對(duì)于開(kāi)除學(xué)籍的學(xué)生，其處分檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。3.檔案安全加強(qiáng)對(duì)處分檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保檔案不受損壞。嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所，防止檔案丟失或泄露。三、處分檔案的封存（一）封存條件1.學(xué)生在處分期內(nèi)表現(xiàn)良好，無(wú)再次違紀(jì)行為，且處分期滿后，由學(xué)生本人提出申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校審核同意后，可對(duì)其處分檔案進(jìn)行封存。2.對(duì)于一些情節(jié)較輕、已過(guò)處分影響期的處分檔案，學(xué)校可根據(jù)實(shí)際情況決定是否封存。（二）封存程序1.申請(qǐng)學(xué)生本人填寫(xiě)《處分檔案封存申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)封存的原因及個(gè)人情況。申請(qǐng)表應(yīng)提交至所在學(xué)院，由學(xué)院簽署意見(jiàn)后報(bào)學(xué)校學(xué)生工作部門(mén)。2.審核學(xué)校學(xué)生工作部門(mén)對(duì)學(xué)生的申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)學(xué)生是否符合封存條件。審核內(nèi)容包括學(xué)生處分期間的表現(xiàn)、是否有新的違紀(jì)記錄以及處分期滿后的時(shí)間等。3.決定經(jīng)審核通過(guò)后，學(xué)校學(xué)生工作部門(mén)做出是否同意封存處分檔案的決定。決定應(yīng)以書(shū)面形式通知學(xué)生本人，并告知其檔案封存后的管理規(guī)定。4.封存操作對(duì)于同意封存的處分檔案，由學(xué)生工作部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行封存。封存后的檔案應(yīng)在封面加蓋“封存”章，并注明封存日期。（三）封存檔案的保管1.封存后的處分檔案應(yīng)單獨(dú)存放，與其他未封存的檔案區(qū)分開(kāi)來(lái)。保管場(chǎng)所應(yīng)繼續(xù)保持安全、保密的環(huán)境。2.學(xué)校應(yīng)建立封存檔案的登記制度，詳細(xì)記錄封存檔案的學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、處分種類(lèi)、封存日期等信息，以便查詢(xún)和管理。四、處分檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的處分檔案，但查閱范圍應(yīng)限于檔案中已公開(kāi)的部分。學(xué)生查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《處分檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校學(xué)生工作部門(mén)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門(mén)學(xué)校教學(xué)管理部門(mén)、就業(yè)指導(dǎo)部門(mén)等因工作需要，在履行相關(guān)手續(xù)后，可查閱學(xué)生處分檔案中與工作相關(guān)的部分信息。查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露學(xué)生個(gè)人隱私。例如，教學(xué)管理部門(mén)在處理學(xué)生成績(jī)復(fù)查、學(xué)籍異動(dòng)等情況時(shí)，如需了解學(xué)生的處分情況，可向?qū)W生工作部門(mén)提出查閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。就業(yè)指導(dǎo)部門(mén)在為學(xué)生提供就業(yè)推薦服務(wù)時(shí)，如用人單位有特殊要求需要了解學(xué)生的處分情況，就業(yè)指導(dǎo)部門(mén)可在學(xué)生同意的前提下，向?qū)W生工作部門(mén)申請(qǐng)查閱，并將查閱結(jié)果告知用人單位，但不得提供檔案原件。3.司法機(jī)關(guān)及其他有權(quán)機(jī)關(guān)司法機(jī)關(guān)或其他有權(quán)機(jī)關(guān)因辦案需要，依法履行相關(guān)手續(xù)后，可查閱學(xué)生處分檔案。學(xué)校應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助，但應(yīng)嚴(yán)格按照法律程序進(jìn)行操作，確保檔案信息不被非法使用。（二）查閱程序1.申請(qǐng)查閱人應(yīng)填寫(xiě)《處分檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱的原因、查閱內(nèi)容以及查閱用途等。申請(qǐng)表應(yīng)提交至學(xué)校學(xué)生工作部門(mén)。2.審批學(xué)生工作部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，根據(jù)查閱人的身份和查閱目的，決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。對(duì)于涉及學(xué)生隱私的查閱申請(qǐng)，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保查閱行為符合規(guī)定。3.查閱經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人在學(xué)生工作部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱處分檔案。查閱過(guò)程中，查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如有特殊需要，應(yīng)另行申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。（三）檔案使用限制1.除上述規(guī)定的查閱權(quán)限外，任何單位和個(gè)人不得擅自使用學(xué)生處分檔案。禁止將學(xué)生處分檔案用于與教育、管理無(wú)關(guān)的目的，如商業(yè)宣傳、個(gè)人報(bào)復(fù)等。2.在學(xué)生就業(yè)、升學(xué)等過(guò)程中，學(xué)校應(yīng)客觀、公正地向用人單位或招生院校介紹學(xué)生的綜合素質(zhì)情況，不得故意隱瞞或夸大學(xué)生的處分情況。對(duì)于已封存的處分檔案，在符合規(guī)定的情況下，可不予提供相關(guān)信息。五、申訴與處理（一）申訴條件學(xué)生如對(duì)學(xué)校做出的處分決定不服，可在處分決定送達(dá)之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，向?qū)W校學(xué)生申訴處理委員會(huì)提出書(shū)面申訴。申訴應(yīng)明確說(shuō)明申訴理由和請(qǐng)求。（二）申訴程序1.提交申訴材料學(xué)生向?qū)W校學(xué)生申訴處理委員會(huì)提交《學(xué)生處分申訴書(shū)》，并附上相關(guān)證據(jù)材料。申訴書(shū)應(yīng)包括學(xué)生基本信息、處分決定內(nèi)容、申訴理由及請(qǐng)求等。2.受理學(xué)校學(xué)生申訴處理委員會(huì)收到申訴材料后，進(jìn)行審查。如符合受理?xiàng)l件，予以受理，并向?qū)W生發(fā)出《申訴受理通知書(shū)》；如不符合受理?xiàng)l件，告知學(xué)生不予受理的理由。3.調(diào)查與處理學(xué)生申訴處理委員會(huì)對(duì)申訴事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，可聽(tīng)取學(xué)生本人、原處分決定部門(mén)及相關(guān)證人的陳述和意見(jiàn)。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，做出維持、變更或撤銷(xiāo)原處分決定的處理意見(jiàn)。處理意見(jiàn)應(yīng)以書(shū)面形式通知學(xué)生本人，并告知其申訴處理結(jié)果的生效時(shí)間。（三）申訴處理結(jié)果的執(zhí)行1.學(xué)生應(yīng)自覺(jué)遵守申訴處理結(jié)果。如申訴處理結(jié)果維持原處分決定，學(xué)生應(yīng)按照原處分決定接受相應(yīng)的教育和管理措施。2.如申訴處理結(jié)果變更或撤銷(xiāo)原處分決定，學(xué)校學(xué)生工作部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)學(xué)生處分檔案進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，并做好記錄。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生處分檔案封存制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督機(jī)構(gòu)可由學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等組成。（二）檢查內(nèi)容1.處分檔案的形成、管理、封存、查閱等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.各部門(mén)在學(xué)生處分檔案管理工作中的職責(zé)履行情況，是否存在違規(guī)操作或失職行為。3.學(xué)生處分檔案的安全保管情況是否良好，是否存在檔案丟失、損壞或泄露等問(wèn)題。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的單位和個(gè)人，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)等處分。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致學(xué)生個(gè)人權(quán)益受到損害或?qū)W校聲譽(yù)受損的，學(xué)校將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。七