PAGE電子口岸檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司電子口岸檔案管理，確保電子口岸檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在電子口岸業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于報關(guān)單、報檢單、核銷單、電子數(shù)據(jù)交換文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的電子口岸檔案管理部門，負責對電子口岸檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則電子口岸檔案應(yīng)真實反映公司電子口岸業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則電子口岸檔案應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動的全過程，包括相關(guān)文件、數(shù)據(jù)、記錄等，確保檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施保障電子口岸檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。5.有效利用原則充分發(fā)揮電子口岸檔案的作用，為公司的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立電子口岸檔案管理科，隸屬于公司綜合管理部，負責電子口岸檔案的具體管理工作。（二）主要職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定電子口岸檔案管理的具體實施細則。2.負責電子口岸檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全電子口岸檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.對電子口岸檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，為公司提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.定期對電子口岸檔案進行檢查和評估，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.組織開展電子口岸檔案管理業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。7.參與公司電子口岸業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和改進，提出檔案管理方面的意見和建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.電子口岸業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)文件，如報關(guān)單、報檢單、合同、發(fā)票、裝箱單等。2.電子數(shù)據(jù)交換文件，包括與海關(guān)、檢驗檢疫機構(gòu)等交換的電子報文、數(shù)據(jù)文件等。3.業(yè)務(wù)往來中的電子郵件、傳真、會議記錄等電子文檔。4.其他與電子口岸業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責電子口岸檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、刪除或銷毀。3.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時整理歸檔；對于電子數(shù)據(jù)文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集和保存。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、業(yè)務(wù)類型、保管期限等進行分類整理。3.電子文件應(yīng)按照其邏輯結(jié)構(gòu)和存儲方式進行整理，確保便于檢索和利用。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件整理按照文件類別進行分類，如報關(guān)文件、報檢文件等。對每一類文件進行編號，編制文件目錄。將文件按照編號順序裝訂成冊，并在封面標注文件名稱、年度、保管期限等信息。2.電子文件整理按照文件類型和業(yè)務(wù)流程進行分類，如報關(guān)電子數(shù)據(jù)、報檢電子數(shù)據(jù)等。建立電子文件文件夾結(jié)構(gòu)，按照年度、月份等進行分層存儲。對電子文件進行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡潔明了，體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容和日期等信息。為電子文件建立元數(shù)據(jù)，記錄文件的形成時間、來源、作者、密級等信息，便于檢索和管理。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.紙質(zhì)文件應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.電子文件應(yīng)在數(shù)據(jù)生成或接收后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門將整理好的檔案移交至電子口岸檔案管理科。2.檔案管理科對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性和準確性。3.核對無誤后，檔案管理科將檔案按照規(guī)定的分類方法和存儲方式進行歸檔，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，手續(xù)完備。2.檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進行保存，確保檔案的可讀性和可利用性。3.電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。五．檔案保管（一）保管期限1.電子口岸檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括涉及公司重大權(quán)益、重要業(yè)務(wù)決策等具有長遠歷史價值和查考利用價值的文件。長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括公司常規(guī)業(yè)務(wù)活動中形成的重要文件。短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件和臨時性文件。2.具體保管期限根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況確定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或磁盤陣列等存儲設(shè)備上，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)存放在異地的數(shù)據(jù)中心或?qū)ｉT的存儲庫。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。（三）保管環(huán)境要求1.檔案庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行通風換氣，防止檔案霉變和蟲害。3.存儲電子檔案的設(shè)備應(yīng)定期進行維護和檢查，確保設(shè)備的正常運行。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱電子口岸檔案。外部單位查閱、借閱檔案應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員可通過檔案管理信息系統(tǒng)查閱電子口岸檔案。查閱紙質(zhì)檔案應(yīng)填寫查閱申請表，并在檔案管理部門指定的地點進行查閱。2.借閱借閱電子口岸檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途。借閱紙質(zhì)檔案應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負責人審批。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。（四）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱和數(shù)量等信息。利用記錄應(yīng)定期進行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)部門代表等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成鑒定報告。2.鑒定報告經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.銷毀紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行；銷毀電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進行，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀檔案名稱和數(shù)量、銷毀方式等信息。銷毀記錄應(yīng)與鑒定報告等文件一同歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立電子口岸檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用和統(tǒng)計等功能。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，確保不同人員對檔案的訪問權(quán)限符合規(guī)定。3.定期對信息系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.采取數(shù)據(jù)加密、身份認證、訪問控制等技術(shù)手段，保障電子口岸檔案數(shù)據(jù)的安全。2.建立數(shù)據(jù)備份與恢復機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并進行異地存儲。3.加強對信息系統(tǒng)的安全審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）電子文件格式與元數(shù)據(jù)管理1.規(guī)范電子文件的格式，確保電子文件的可讀性和兼容性。2.加強電子文件元數(shù)據(jù)的管理，保證元數(shù)據(jù)的準確性和完整性，為檔案的檢索和利用提供支持。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部負責對電子口岸檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況。4.檔案安全防護措施的落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案管理的重點環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位進行不定期抽查。