PAGE醫(yī)院食堂檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院食堂檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院食堂管理、服務(wù)保障及歷史查考等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院食堂的各類檔案管理，包括但不限于行政管理檔案、食品安全檔案、物資采購檔案、人員管理檔案、財務(wù)管理檔案、餐飲服務(wù)檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院食堂檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映醫(yī)院食堂各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.分類科學原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及醫(yī)院機密、食品安全關(guān)鍵信息等檔案嚴格保密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善醫(yī)院食堂檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案管理人員進行培訓和指導，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進檔案管理工作。（二）各部門職責1.負責本部門各類檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。4.積極開展檔案利用工作，為醫(yī)院食堂各項工作提供檔案信息服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.負責檔案管理系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入、更新檔案信息。6.參與檔案的鑒定銷毀工作，對已到保管期限、失去保存價值的檔案提出鑒定意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案醫(yī)院食堂的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。食堂管理機構(gòu)設(shè)置、人員任免文件。食堂工作會議記錄、紀要。食堂與醫(yī)院其他部門、外部單位的往來文件、信函等。2.食品安全檔案食品采購索證索票記錄，包括供應商資質(zhì)證明、食品檢驗報告等。食品加工過程記錄，如烹飪時間、溫度、添加劑使用情況等。食品留樣記錄，包括留樣品種、數(shù)量、時間等。食品安全自查記錄、整改報告。食品安全事故應急預案及處理記錄。3.物資采購檔案物資采購計劃、預算。采購合同、協(xié)議，包括食材供應商合同及其他物資采購合同。采購訂單、驗收單、入庫單。物資采購發(fā)票、付款憑證。4.人員管理檔案食堂員工招聘、錄用、解聘文件。員工考勤記錄、請假條。員工培訓計劃、培訓記錄、考核成績。員工健康證復印件、體檢記錄。員工獎懲記錄。5.財務(wù)管理檔案食堂財務(wù)預算、決算報表。財務(wù)收支憑證、賬目明細。成本核算資料，包括食材成本、人工成本、水電費等核算數(shù)據(jù)。固定資產(chǎn)清單、折舊記錄。6.餐飲服務(wù)檔案菜單設(shè)計、更新記錄。顧客滿意度調(diào)查記錄、意見反饋。餐飲服務(wù)投訴處理記錄。食堂開展特色餐飲活動的方案、記錄。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應真實、準確、完整，手續(xù)完備，字跡清晰，載體應符合檔案保管要求。3.對于重要文件、合同等應收集原件，如無法收集原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案對收集到的檔案進行分類。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.去除檔案中的金屬物，對破損的紙張進行修補，對字跡模糊或易褪色的檔案進行復制或處理。4.按照檔案裝訂要求進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并打印成冊或錄入檔案管理系統(tǒng)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門形成的檔案應在次年上半年整理完畢后移交檔案管理部門歸檔。2.對于緊急、重要的檔案應及時移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案整理人員填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門接收檔案時，應對移交清單與檔案實際情況進行核對，核對無誤后雙方簽字確認。3.檔案管理人員按照檔案分類順序?qū)n案上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息。（三）保管期限1.永久保管涉及醫(yī)院食堂重大決策、重要歷史事件、長期有效的規(guī)章制度等檔案。2.定期保管30年保管期限：行政管理中重要的工作計劃、總結(jié)，食品安全事故處理記錄等。10年保管期限：物資采購合同、員工考勤記錄、餐飲服務(wù)投訴處理記錄等。5年保管期限：食品采購索證索票記錄、食品留樣記錄等。（四）保管要求1.檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院食堂內(nèi)部管理工作需要，如查閱規(guī)章制度、工作記錄等。2.食品安全監(jiān)督檢查需要，如提供食品采購、加工等檔案資料。3.處理餐飲服務(wù)投訴、糾紛需要，如查找相關(guān)服務(wù)記錄、顧客意見反饋等。4.醫(yī)院內(nèi)部審計、績效考核需要，如提供財務(wù)收支、人員管理等檔案。5.其他合法合規(guī)的利用需求。（二）利用方式1.查閱醫(yī)院食堂內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時檔案管理人員應在場，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.已超過保管期限，且確無保存價值的檔案。2.檔案內(nèi)容重復、交叉，已失去利用價值的部分。3.因保管不善，造成檔案嚴重損壞、字跡模糊，無法恢復且無參考價值的。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行清查，逐份審查檔案的保存價值。2.對擬銷毀的檔案填寫檔案鑒定銷毀申請表，詳細說明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、鑒定依據(jù)等，并附上檔案目錄清單。3.檔案鑒定銷毀申請表經(jīng)檔案管理部門負責人審核、醫(yī)院分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案采用粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案應進行徹底刪除，并在存