PAGE工業(yè)企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工業(yè)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工業(yè)企業(yè)及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善企業(yè)檔案管理制度。負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策提供服務(wù)。定期對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。明確一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，積極支持檔案管理部門開展檔案利用工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；企業(yè)章程、規(guī)章制度；會(huì)議文件、紀(jì)要；工作計(jì)劃、總結(jié)；人事檔案、勞動(dòng)合同；財(cái)務(wù)審計(jì)文件；行政事務(wù)文件等。2.生產(chǎn)管理類檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度指令；生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程；質(zhì)量控制文件、檢驗(yàn)報(bào)告；設(shè)備檔案、維護(hù)記錄；原材料采購合同、供應(yīng)商資料；生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.技術(shù)研發(fā)類檔案：科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告；技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙；實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告；專利申請(qǐng)文件、技術(shù)成果鑒定材料等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案；產(chǎn)品宣傳資料、廣告合同；銷售合同、客戶資料；售后服務(wù)記錄等。5.基本建設(shè)類檔案：工程項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件；工程招投標(biāo)文件、施工合同；工程竣工驗(yàn)收文件、竣工圖紙等。6.其他類檔案：企業(yè)榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)文件；對(duì)外交往活動(dòng)文件；聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的及時(shí)歸檔。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造或損毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和保管期限等進(jìn)行分類。本企業(yè)檔案分類采用年度機(jī)構(gòu)問題分類法，即先按年度分開，再按機(jī)構(gòu)（部門）排列，然后按問題（類別）細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)方法為：年度代碼（四位數(shù)字）+機(jī)構(gòu)代碼（兩位數(shù)字）+問題代碼（兩位數(shù)字）+流水號(hào)（四位數(shù)字）。例如：202301010001，表示2023年度辦公室行政管理類檔案的第一份文件。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修整和裝訂。裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字、不損壞文件，便于閱讀和利用。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于檢索和查閱。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、緊急事件等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止時(shí)間等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核和整理，符合要求的檔案正式歸檔入庫。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如企業(yè)章程、重大決議、重要合同、產(chǎn)權(quán)證書等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是反映企業(yè)一般活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)企業(yè)有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。如一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等保管10年；重要的業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等保管30年。3.保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行確定，確保檔案的保管期限合理準(zhǔn)確。（四）保管要求1.庫房建設(shè)：檔案庫房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具：采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。3.檔案存放：按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。4.安全管理：加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。建立健全安全管理制度，定期進(jìn)行安全檢查和隱患排查，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和企業(yè)檔案管理制度，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查。2.審查檔案的內(nèi)容是否涉及企業(yè)核心機(jī)密、重要權(quán)益，是否對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等具有重要參考價(jià)值。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以鑒定銷毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將檔案清單提交給檔案鑒定工作小組，鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，并填寫檔案鑒定意見書。3.根據(jù)鑒定意見書，對(duì)確定銷毀的檔案編制檔案銷毀清單，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.采用焚燒、粉碎等方式對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)刪除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。五、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和正確使用。2.凡因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供查閱者使用，查閱者應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。3.復(fù)制：根據(jù)查閱者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱者應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并提供查閱服務(wù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱者應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。借閱者歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完好無損。（四）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用方式等。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，定期向上級(jí)主管部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)采用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法和手段，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。六、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)收集在工作中形成的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表、電子圖紙等。2.對(duì)收集的電子文件進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)和命名，確保電子文件的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、來源、格式等信息，以便于電子檔案的管理和檢索。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備安全可靠、容量充足、便于管理等特點(diǎn)。2.設(shè)置電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、異地存儲(chǔ)等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）電子檔案的利用與安全管理1.建立電子檔案利用系統(tǒng)，為利用者提供便捷的檢索和查閱服務(wù)。利用者應(yīng)通過授權(quán)賬號(hào)登錄系統(tǒng)