PAGE建筑工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、維護(hù)、改造及管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建筑工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料，確保檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的流程和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、有序整理。4.及時(shí)性原則：文件材料形成后應(yīng)及時(shí)歸檔，避免積壓和散失。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司建筑工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門及項(xiàng)目參建單位的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司建筑工程檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和相關(guān)人員的檔案意識(shí)。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理工作的組織協(xié)調(diào)，將檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，明確專人負(fù)責(zé)檔案工作。2.監(jiān)督、檢查項(xiàng)目各參建單位檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。3.對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行初步整理，向公司檔案管理部門移交符合要求的檔案。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.建立健全本單位的檔案管理制度，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件材料，并按規(guī)定向項(xiàng)目建設(shè)單位移交。3.接受項(xiàng)目建設(shè)單位和公司檔案管理部門的監(jiān)督、檢查，對(duì)存在的問題及時(shí)整改。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.規(guī)劃文件，如建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。3.設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等相關(guān)圖紙、說明及變更文件。4.施工文件，涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。5.監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。6.竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。7.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件，如工程聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門及項(xiàng)目參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，保證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.及時(shí)收集文件材料，不得拖延積壓，對(duì)于重要文件應(yīng)及時(shí)歸檔。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照工程建設(shè)的階段和專業(yè)進(jìn)行分類，一般分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。3.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理的方式，確保兩者內(nèi)容一致。4.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目、裝盒，電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)、命名規(guī)范，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)單位代表、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解其對(duì)工程建設(shè)、維護(hù)、管理及歷史研究等方面的作用。2.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.按照審批意見進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用符合安全要求的方式進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為工程建設(shè)、維護(hù)、改造提供技術(shù)支持和參考依據(jù)。2.滿足公司內(nèi)部管理決策、質(zhì)量追溯、資質(zhì)申報(bào)等工作需要。3.依法為社會(huì)有關(guān)方面提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱：因特殊情況需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，按時(shí)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外單位查閱、借閱檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司建筑工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等管理功能。2.提供權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的職責(zé)設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限。3.支持?jǐn)?shù)據(jù)備份與恢復(fù)，保障數(shù)據(jù)安全。（四）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、防火墻等技術(shù)手段，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年對(duì)各部門及項(xiàng)目參建單位的檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目或關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中存在的突出問題或上級(jí)部門