PAGE綠色校園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強我校檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門、各單位及全體教職員工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)、生活中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指學(xué)校在各項活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.完整性原則：確保檔案的全面收集，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項活動的實際情況。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學(xué)分類、編號、排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系。5.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校各項工作提供檔案信息服務(wù)。4.對全校各部門、各單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）檔案工作人員1.熱愛檔案工作，忠于職守，遵守檔案工作紀(jì)律，保守檔案機密。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作。3.積極學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理技能。4.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為學(xué)校各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.協(xié)助學(xué)校有關(guān)部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）各部門、各單位檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向?qū)W校綜合檔案室移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。3.配合學(xué)校綜合檔案室做好檔案的統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。4.對本部門、本單位形成的檔案進行安全保管，防止檔案的損壞、丟失。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織的各項工作文件、會議記錄、黨員名冊、組織關(guān)系介紹信等。2.行政管理類：學(xué)校行政工作的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。3.教學(xué)管理類：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量評估材料等。4.學(xué)生管理類：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)生檔案等。5.科研管理類：科研項目申報書、研究報告、論文發(fā)表情況、科研成果鑒定材料等。6.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、賬簿、審計報告等。7.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、房產(chǎn)檔案、物資采購合同、維修記錄等。8.外事工作類：外事活動文件、協(xié)議、合同、外賓來訪記錄等。9.聲像檔案類：學(xué)校重大活動的照片、錄像、錄音等。10.實物檔案類：學(xué)校獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造。3.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并進行備份存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.教學(xué)檔案、學(xué)生檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后及時歸檔。3.科研檔案應(yīng)在項目結(jié)題后三個月內(nèi)歸檔。4.財務(wù)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定定期歸檔。5.其他檔案應(yīng)根據(jù)實際情況及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各單位檔案工作兼職人員對收集到的檔案進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類，并填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案一并移交學(xué)校綜合檔案室。3.學(xué)校綜合檔案室對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理，直至符合歸檔要求為止。4.審核合格的檔案，由學(xué)校綜合檔案室進行編號、裝訂、上架保管，并建立檔案檢索目錄。四、檔案的整理（一）分類原則檔案分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機構(gòu)保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進行分類。3.機構(gòu)：按照學(xué)校內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置進行分類。4.保管期限：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種保管期限。（三）整理要求1.遵循檔案整理的基本原則和方法，對各類檔案進行科學(xué)、系統(tǒng)的整理。2.檔案應(yīng)按照分類方案進行排列，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序排列。3.對每份檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.檔案應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得壓字、掉頁。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，加強對檔案庫房的日常管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對重要檔案應(yīng)采取備份存儲等措施，防止檔案的損壞、丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.服務(wù)學(xué)校原則：檔案利用應(yīng)圍繞學(xué)校的中心工作，為教學(xué)、科研、管理等各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.方便快捷原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位因工作需要查閱檔案。2.本校教職工因教學(xué)、科研、工作等需要查閱檔案。3.本校學(xué)生因?qū)W習(xí)、實習(xí)、就業(yè)等需要查閱檔案。4.外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學(xué)校綜合檔案室批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可直接到學(xué)校綜合檔案室查閱檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)學(xué)校綜合檔案室審核同意后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。（四）利用登記1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容和數(shù)量等。3.根據(jù)檔案利用登記情況，定期對檔案利用效果進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門的檔案工作兼職人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定檔案的保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行分析比較，判斷檔案的保存價值。3.效益評估法：從檔案對學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的實際效益出發(fā)，評估檔案的保存價值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保存的檔案：反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校和社會具有長遠利用價值的檔案。2.長期保存的檔案：在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案。3.短期保存的檔案：在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有參考價值的檔案。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對經(jīng)過鑒定確定無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊一式兩份，一份由學(xué)校綜合檔案室留存，一份報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由學(xué)校綜合檔案室組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。5.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對檔案銷毀過程進行全程監(jiān)督，防止檔案丟失或泄密。6.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的總數(shù)、新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：包括檔案查閱、借閱、復(fù)制的人次、數(shù)量等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計：包括檔案庫房