PAGE商業(yè)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司，涵蓋公司在經(jīng)營活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項業(yè)務(wù)活動中直接形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、錄音、錄像、實物等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司的檔案管理工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編目等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查詢和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞丟失和信息泄露。6.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各部門和員工提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，確定檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)和工作重點。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案利用工作，為公司各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要提供檔案信息咨詢和編研成果。6.監(jiān)督指導(dǎo)公司各部門做好本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，定期對各部門檔案管理工作進行檢查和考核。7.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。8.做好與外部檔案管理機構(gòu)（如檔案館、上級主管部門等）的溝通協(xié)調(diào)工作，及時報送有關(guān)檔案資料，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，按照公司檔案管理制度的要求，做好檔案的分類整理、裝訂編目等工作，并及時向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。3.配合綜合管理部門做好檔案的利用工作，根據(jù)工作需要，及時向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱等申請，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。4.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和信息泄露。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等，人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等，行政公文、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)報告等。2.財務(wù)審計類：包括財務(wù)預(yù)算、決算報告，財務(wù)報表、賬簿、憑證，審計報告、審計工作底稿，稅務(wù)申報資料、納稅記錄等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場營銷策劃、銷售合同、客戶資料、市場調(diào)研分析報告等，采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等，生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告等，研發(fā)項目立項報告、研發(fā)成果、技術(shù)文件等。4.項目管理類：包括項目立項審批文件、項目可行性研究報告、項目實施方案、項目進度報告、項目驗收報告等。5.法律合規(guī)類：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議的法律審查意見，法律糾紛處理文件、訴訟文書，合規(guī)檢查報告、風(fēng)險評估報告等。6.企業(yè)文化類：包括公司宣傳資料、企業(yè)形象片、文化活動記錄、員工文化作品等。7.其他類：包括公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書，對外捐贈、贊助等活動的相關(guān)資料，以及其他不屬于上述分類的檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號分類號年度流水號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：暫定為公司名稱的首字母縮寫，如“XXGS”。3.分類號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，采用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類，“CW”表示財務(wù)審計類，“YW”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營類，“XM”表示項目管理類，“FL”表示法律合規(guī)類，“QY”表示企業(yè)文化類，“QT”表示其他類。4.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。5.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號。6.例如，一份行政管理類檔案，形成于2023年，其編號為“XXGSXZ20230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、錄音、錄像、實物等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等。3.公司員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、工作成果等，如調(diào)研報告、技術(shù)方案、設(shè)計圖紙等。4.公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。5.公司參與的重大活動、會議等形成的相關(guān)資料，如活動方案、會議紀(jì)要、照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案收集范圍和時間要求，及時收集本部門形成的各類檔案，并確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.對于重要的文件、資料、記錄等，應(yīng)實行“雙套制”管理，即同時保存紙質(zhì)和電子兩種版本，并確保兩者內(nèi)容一致。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案的原始性和真實性進行保護，不得擅自涂改、銷毀或偽造檔案。4.對于外部單位發(fā)送給公司的文件、資料等，應(yīng)及時進行登記，并按照檔案管理要求進行整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理，確保同一類檔案集中存放，便于查找和管理。3.對紙質(zhì)檔案進行整理時，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進行折疊或粘貼，并按照順序編寫頁碼，填寫卷內(nèi)目錄。4.對電子檔案進行整理時，應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，并建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和文件名命名規(guī)則，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類：按照檔案分類方案，將收集到的紙質(zhì)檔案分為不同類別。裝訂：對紙張較多、較厚的檔案進行裝訂，采用三孔一線或不銹鋼夾等方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。編頁：在每一頁檔案的右上角或左上角編寫頁碼，頁碼應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。編目：填寫卷內(nèi)目錄，包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容，卷內(nèi)目錄應(yīng)打印或用鋼筆、碳素筆填寫，字跡工整、清晰。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。2.電子檔案整理分類：按照檔案分類方案和文件夾結(jié)構(gòu)，將電子檔案分為不同類別文件夾。命名：電子文件的命名應(yīng)遵循“全宗號分類號年度流水號文件題名”的規(guī)則，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和形成時間順序。存儲：將電子檔案存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。元數(shù)據(jù)錄入：對電子檔案的元數(shù)據(jù)進行錄入，包括文件題名、責(zé)任者、日期、格式、大小等信息，以便于檢索和利用。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗、遮光窗簾等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)按照存儲方案進行分類存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.實物檔案應(yīng)妥善保管，如榮譽證書、獎杯、獎牌等應(yīng)存放在專門的陳列柜或展示架上，確保實物檔案的安全和完整。（三）保護措施1.防火措施：檔案庫房應(yīng)安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，定期對消防器材進行檢查和維護，確保其性能良好。2.防潮措施：檔案庫房應(yīng)保持適宜的濕度，可通過安裝除濕機等設(shè)備進行調(diào)節(jié)。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用防潮包裝材料進行包裝，防止紙張受潮變形。3.防蟲措施：檔案庫房應(yīng)定期投放防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止害蟲對檔案造成損害。同時，應(yīng)保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，減少害蟲滋生的環(huán)境。4.防盜措施：檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強安全防范。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自允許無關(guān)人員進入庫房。5.防光措施：檔案庫房應(yīng)采用遮光窗簾等措施，避免陽光直射檔案，防止檔案紙張褪色、字跡模糊等。6.防塵措施：檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和吸塵，防止灰塵對檔案造成污染。7.防有害氣體措施：檔案庫房應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，保持空氣流通，防止有害氣體對檔案造成損害。同時，應(yīng)避免在檔案庫房附近存放有害物品。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地、辯證地分析檔案價值的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。2.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值，確保具有重要價值的檔案得到妥善保存。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計劃，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定工作小組對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與公司的業(yè)務(wù)活動、歷史發(fā)展、決策需求等進行分析比較，確定檔案在不同方面的價值。3.效益評估法：對檔案的利用效益進行評估，包括利用頻率、利用效果、對公司經(jīng)營管理的貢獻等，以此作為判斷檔案保存價值的參考依據(jù)。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等文件，公司重要的財務(wù)報表、審計報告等，公司重大項目的立項審批文件、驗收報告等。2.長期保管：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，公司年度工作計劃、總結(jié)報告等，公司一般性項目的相關(guān)文件等。3.短期保管：凡是反映公司局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。如公司臨時性工作的相關(guān)文件、資料等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，提出擬銷毀檔案的清單，包括檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.擬銷毀檔案清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員按照規(guī)定的方法進行銷毀。紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，電子檔案應(yīng)進行徹底刪除，并做好銷毀記錄。4.檔案銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、批準(zhǔn)人、執(zhí)行人等信息，銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用過程的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)公司原則：檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)公司經(jīng)營管理、決策支持、歷史研究等為宗旨，積極主動地為公司各部門和員工提供檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息不泄露，維護公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自復(fù)印、拍照、摘抄檔案內(nèi)容。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。3.出具證明：公司外部單位或個人因工作需要要求公司出具檔案證明的，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司綜合管理部門審核同意后，由檔案管理人員根據(jù)檔案內(nèi)容出具證明，并加蓋公司公章。出具的檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，不得擅自擴大或縮小證明范圍。（三）利用服務(wù)1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容、利