PAGE公租房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公租房檔案管理，確保公租房檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高公租房管理工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織對(duì)公租房檔案的收集、整理、保管、利用等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公租房管理工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與公租房相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等符合規(guī)范。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)涉及租戶隱私等敏感信息，防止泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公租房檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公租房檔案管理工作，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。3.組織開展檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存放安全。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)公租房檔案的日常收集、整理、登記、保管等工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，建立清晰的檔案目錄，便于查詢。4.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，定期檢查檔案存放情況，確保檔案安全。5.按照規(guī)定的程序和要求，為利用檔案的部門和人員提供服務(wù)。6.及時(shí)向檔案管理部門反饋檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和建議。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門與公租房相關(guān)文件資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在公租房管理工作中，積極配合檔案管理部門，提供必要的檔案信息和資料。3.按照檔案管理制度的要求，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.公租房申請(qǐng)文件，包括申請(qǐng)人提交的申請(qǐng)表、身份證明、收入證明、住房情況證明等。2.審核審批文件，如初審意見、復(fù)審意見、終審決定等。3.租賃合同，包括合同文本、簽訂記錄、變更記錄等。4.租金收繳記錄，如租金繳納憑證、欠費(fèi)記錄等。5.房屋維修記錄，包括維修申請(qǐng)、維修方案、維修費(fèi)用清單等。6.租戶動(dòng)態(tài)信息，如租戶入住、退房、轉(zhuǎn)租等情況記錄。7.公租房相關(guān)政策文件、會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)等。8.其他與公租房管理有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)文件資料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時(shí)性。2.移交的文件資料應(yīng)齊全、完整，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的文件資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的及時(shí)退回相關(guān)部門補(bǔ)充完善。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.申請(qǐng)審批類：按照公租房申請(qǐng)、初審、復(fù)審、終審的流程順序進(jìn)行分類。2.合同類：根據(jù)租賃合同的不同類型（如長(zhǎng)期合同、短期合同等）進(jìn)行分類。3.租金管理類：按照租金收繳的時(shí)間段、租戶等進(jìn)行分類。4.房屋維修類：依據(jù)維修項(xiàng)目、維修時(shí)間等進(jìn)行分類。5.租戶信息類：以租戶個(gè)體為單位，將其入住、退房、轉(zhuǎn)租等信息歸為一類。6.政策文件類：按照政策文件的性質(zhì)、發(fā)布時(shí)間等進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。2.“年份”為檔案形成的年份，用四位數(shù)字表示。3.“類別代碼”根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)確定，用兩位字母表示，如“SQ”表示申請(qǐng)審批類，“HT”表示合同類等。4.“流水號(hào)”為該類別檔案的順序號(hào)，用四位數(shù)字表示。（三）裝訂要求1.對(duì)紙張規(guī)格不一致的文件資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。2.采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。3.去除文件資料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.對(duì)于幅面較大的圖紙等文件，應(yīng)按A4紙規(guī)格折疊后裝訂。五、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜溫濕度控制等功能。2.庫(kù)房應(yīng)安裝防火報(bào)警裝置、防盜門窗、防蟲藥品投放設(shè)施等。3.配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。4.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保工作流程順暢。（二）檔案存放方式1.按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄，便于檢索。（三）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每月至少一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放狀況、安全防護(hù)等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥品等。（四）檔案保管期限1.公租房申請(qǐng)審批類檔案保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于20年。2.租賃合同、租金收繳記錄等檔案保管期限為10年。3.房屋維修記錄、租戶動(dòng)態(tài)信息等檔案保管期限為5年。4.政策文件類檔案按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定確定保管期限。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱公租房檔案。2.相關(guān)政府部門依法依規(guī)查閱公租房檔案。3.租戶本人或其授權(quán)代理人按照規(guī)定查閱與其相關(guān)的公租房檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱查閱部門填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息。將申請(qǐng)表提交檔案管理部門審核，審核通過后，檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記。2.外部查閱政府部門等外部單位查閱公租房檔案，應(yīng)出具正式的查閱函，注明查閱內(nèi)容和用途。檔案管理部門對(duì)查閱函進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照內(nèi)部查閱流程辦理查閱手續(xù)。3.租戶查閱租戶本人或其授權(quán)代理人查閱檔案時(shí)，應(yīng)攜帶有效身份證件，填寫《租戶檔案查閱申請(qǐng)表》。檔案管理部門核實(shí)身份后，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案供其查閱，并做好查閱記錄。（三）利用登記1.對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱部門或人員、檔案名稱和編號(hào)、查閱目的、查閱結(jié)果等。2.登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)涉及租戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人管理等措施。4.在檔案利用過程中，查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）保密教育1.定期對(duì)檔案管理人員和涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)。2.保密教育內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、檔案保密制度、泄密案例分析等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公租房檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案的查詢和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案狀態(tài)、補(bǔ)充新的信息等。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查和評(píng)估，確定檔案的存毀價(jià)值。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。4.將《檔案銷毀清單》報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施