PAGE公司工會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工會(huì)檔案管理，確保工會(huì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會(huì)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司工會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工會(huì)及所屬各部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司工會(huì)檔案由工會(huì)辦公室集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)完整原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，全面反映工會(huì)工作的歷史面貌。3.分類(lèi)科學(xué)原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和利用。4.安全保密原則。采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）工會(huì)辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司工會(huì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司工會(huì)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全工會(huì)檔案管理臺(tái)賬，及時(shí)記錄檔案的收集、整理、保管、利用等情況。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。5.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為工會(huì)工作和職工群眾提供檔案信息服務(wù)。6.組織對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交工會(huì)辦公室。2.協(xié)助工會(huì)辦公室做好檔案的整理、編目、裝訂等工作，提供必要的檔案信息。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向工會(huì)辦公室查閱檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作，保證檔案的質(zhì)量和安全。4.積極開(kāi)展檔案的編研工作，為檔案利用提供便利條件。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)工會(huì)及有關(guān)部門(mén)下發(fā)的與工會(huì)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.公司工會(huì)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.工會(huì)組織開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)的方案、通知、總結(jié)、照片、視頻等資料。4.職工代表大會(huì)、會(huì)員代表大會(huì)的文件、資料、決議等。5.工會(huì)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等。6.職工入會(huì)、轉(zhuǎn)會(huì)、退會(huì)等相關(guān)資料。7.職工權(quán)益維護(hù)、勞動(dòng)競(jìng)賽、技能培訓(xùn)、文化體育等方面的文件、資料。8.工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支情況的文件、報(bào)表、憑證等。9.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，并進(jìn)行初步整理。3.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)及時(shí)復(fù)印或備份，確保檔案的原始性和完整性。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集的檔案移交工會(huì)辦公室，不得擅自留存。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。2.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。3.聲像檔案：按照載體形式、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)。4.實(shí)物檔案：按照類(lèi)別、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊。2.分類(lèi)：按照分類(lèi)方法，將檔案進(jìn)行分類(lèi)。3.編號(hào)；為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)相關(guān)信息。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映工會(huì)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)工會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。（二）保管要求1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，無(wú)關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。2.嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品。3.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃和消毒，保持庫(kù)房整潔衛(wèi)生。4.做好庫(kù)房的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案的安全。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司工會(huì)檔案管理制度。2.服務(wù)大局原則。檔案利用應(yīng)圍繞工會(huì)工作大局，為工會(huì)決策、職工權(quán)益維護(hù)等提供支持。3.方便快捷原則。簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便職工群眾查閱利用檔案。（二）利用范圍1.工會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案。2.職工因維護(hù)自身權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案。3.有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱工會(huì)檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交工會(huì)辦公室審批。3.工會(huì)辦公室根據(jù)審批情況，安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。5.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容。（四）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用效果等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司工會(huì)檔案管理制度為依據(jù)。2.從檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、實(shí)用性等方面進(jìn)行綜合鑒定。3.充分考慮檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)代表組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析比較法。與同類(lèi)檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值差異。3.專(zhuān)家咨詢(xún)法。聽(tīng)取專(zhuān)家意見(jiàn)，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.銷(xiāo)毀意見(jiàn)經(jīng)工會(huì)主席批準(zhǔn)后，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。3.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。4.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。5.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期。6.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司工會(huì)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等信息化管理設(shè)施。2.制定檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化加工、存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的操作流程。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，提高其信息化管理能力。4.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）檔案數(shù)字化1.按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等處理，確保電子檔案的質(zhì)量和完整性。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索利用。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.工會(huì)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司工會(huì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案信息化管理工作的推進(jìn)情況。（三）檢查結(jié)果處理