PAGE社工工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工工作檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高社工服務(wù)質(zhì)量和工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有社工工作檔案的管理，包括但不限于服務(wù)對(duì)象檔案、項(xiàng)目檔案、個(gè)人工作記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社工工作檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的有序存放和有效利用。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映社工工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息安全，防止檔案泄露、損毀或丟失，對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私等敏感信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社工工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理各類社工工作檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和存儲(chǔ)。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱、歸還等日常管理工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。（二）社工人員職責(zé)1.按照檔案管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理和移交本人工作中形成的各類檔案資料。2.確保所提供檔案資料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，對(duì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.在工作中妥善保管個(gè)人負(fù)責(zé)的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借他人。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定辦理檔案查詢、借閱手續(xù)。（三）其他部門職責(zé)1.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料。2.在涉及檔案利用的工作中，配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等服務(wù)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.服務(wù)對(duì)象檔案：以服務(wù)對(duì)象為單位，收集整理其基本信息、服務(wù)需求評(píng)估、服務(wù)計(jì)劃、服務(wù)記錄、服務(wù)效果評(píng)估等相關(guān)資料。2.項(xiàng)目檔案：按照不同的社工服務(wù)項(xiàng)目，歸集項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目活動(dòng)記錄、項(xiàng)目資金使用情況、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等檔案材料。3.個(gè)人工作檔案：包括社工個(gè)人的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獲獎(jiǎng)情況等資料。4.行政檔案：涵蓋公司/組織內(nèi)部與社工工作相關(guān)的行政文件、會(huì)議記錄、通知公告、規(guī)章制度等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字編碼方式，確保每個(gè)檔案編號(hào)唯一。2.編號(hào)由檔案類別代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。檔案類別代碼：用一位大寫字母表示，如“S”代表服務(wù)對(duì)象檔案，“P”代表項(xiàng)目檔案，“I”代表個(gè)人工作檔案，“A”代表行政檔案。年份代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成年份，如“2023”。流水號(hào)：按照檔案形成順序依次編排，用四位數(shù)字表示，如“0001”。3.例如，一份服務(wù)對(duì)象檔案，編號(hào)為“S20230001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.社工人員應(yīng)在完成相關(guān)工作任務(wù)后及時(shí)收集整理檔案資料，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、錄音、錄像等各種形式。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集原件和復(fù)印件，并確保復(fù)印件與原件一致。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案編號(hào)命名電子文件，確保文件名與檔案內(nèi)容相符。五、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔程序1.社工人員將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理部門按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，將檔案存入專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，按照檔案類別和編號(hào)順序排列存放，并設(shè)置明顯標(biāo)識(shí)。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特性采取相應(yīng)的存儲(chǔ)方式，如照片沖印成冊(cè)、錄音錄像刻制成光盤等，并注明相關(guān)信息。六、檔案查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門收到查詢申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后提供檔案查詢服務(wù)。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。4.查詢過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審批，審批通過后辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取或撤換。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員責(zé)任。七、檔案保管期限（一）確定原則根據(jù)檔案的重要性、服務(wù)對(duì)象的特點(diǎn)以及相關(guān)法律法規(guī)要求，確定檔案的保管期限。（二）具體期限劃分1.永久保管：涉及服務(wù)對(duì)象重大權(quán)益、重要?dú)v史記錄、具有長(zhǎng)期研究?jī)r(jià)值的檔案，如服務(wù)對(duì)象的重要權(quán)益維護(hù)記錄、公司/組織重大項(xiàng)目的核心檔案等。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年的檔案，包括一般性服務(wù)對(duì)象檔案、常規(guī)項(xiàng)目檔案等。3.短期保管：保管期限為[X]年的檔案，如臨時(shí)性工作記錄、一般性行政文件等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。3.銷毀方式可根據(jù)檔案載體不同選擇合適的方法，如紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式，電子檔案進(jìn)行徹底刪除等。4.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的社工工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：能夠方便快捷地錄入各類檔案信息，支持批量導(dǎo)入和在線編輯。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行精準(zhǔn)查詢。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱申請(qǐng)、審批、登記和提醒等功能，對(duì)借閱情況進(jìn)行全程跟蹤。4.統(tǒng)計(jì)分析：能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：具備完善的安全防護(hù)措施，保障檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。2.及時(shí)更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，優(yōu)化系統(tǒng)性能，提高系統(tǒng)穩(wěn)定性和運(yùn)行效率。十、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.嚴(yán)格限制檔案查閱和使用范圍，對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保信息不被泄露。3.在檔案管理場(chǎng)所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案管理區(qū)域。4.對(duì)檔案信息的傳輸和存儲(chǔ)進(jìn)行加密處理，確保信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全管理。2.配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)社工工作檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查詢、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，檢查檔案內(nèi)容是否真實(shí)、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如檔案庫(kù)房的溫濕度、消防設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等是否正常。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的使用情況，包括系統(tǒng)功能是否正常、數(shù)據(jù)是否安全等。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改