PAGE測繪公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)測繪公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在測繪業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的全面、完整，反映公司測繪業(yè)務(wù)活動的全過程。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。5.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在測繪生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，及時準(zhǔn)確地反映檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。6.做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案的實(shí)體安全。7.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化。8.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，督促本部門員工及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，按要求提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測繪項(xiàng)目文件：包括項(xiàng)目任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計(jì)書、測繪合同、外業(yè)觀測記錄、計(jì)算資料、成果圖件、檢查報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等。2.儀器設(shè)備文件：儀器設(shè)備的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄、檢定證書等。3.人事檔案：員工的履歷表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲文件等。4.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.行政管理文件：公司的規(guī)章制度、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、請示批復(fù)文件等。6.其他檔案：與公司測繪業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料、聲像材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時將本部門形成的文件材料收集齊全。2.對重要的測繪項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，確保項(xiàng)目文件的完整收集。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案管理要求。4.電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。可分為測繪項(xiàng)目類、儀器設(shè)備類、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類等。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司的整體利益出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析：結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求、檔案利用情況等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析，確定其是否具有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對失去保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等中心工作，為公司發(fā)展提供支持。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個人事務(wù)需要查閱與本人相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案庫房查閱紙質(zhì)檔案，也可通過檔案信息系統(tǒng)查閱電子檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司檔案專用章，并注明用途。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案編號、名稱、查閱或借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出情況。2.檔案的整理、分類、編號、編目情況。3.檔案的保管期限、數(shù)量、質(zhì)量情況。4.檔案的利用情況，包括查閱、借閱、復(fù)制的人次、卷次、份數(shù)等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時，確保檔案統(tǒng)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的建議和措施，不斷提高檔案管理水平。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化：對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.系統(tǒng)建設(shè)：選用先進(jìn)的檔案信息管理軟件，構(gòu)建功能完善、操作簡便的檔案信息管理系統(tǒng)，涵蓋檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各個環(huán)節(jié)。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，保障檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。4.人員培訓(xùn)：加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作檔案信息管理系統(tǒng)的能力和水平。（三）信息化利用與服務(wù)1.提供在線查閱：通過檔案信息管理系統(tǒng)，為公司員工提供