PAGE村檔案室工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村檔案室建設(shè)與管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為村務(wù)決策、工作開展、村民權(quán)益保障等提供有力支持，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本村檔案室的各項(xiàng)工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映本村各項(xiàng)事務(wù)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集各類檔案資料，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便村民和相關(guān)人員查閱使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.按照規(guī)定的程序和要求，為村民、上級(jí)部門及其他相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和利用水平。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）村兩委成員職責(zé)1.村黨支部書記負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案室工作，對檔案管理工作給予指導(dǎo)和支持。2.村委會(huì)主任負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范運(yùn)行。3.其他村兩委成員應(yīng)積極配合檔案室管理人員做好檔案資料的收集、整理工作，及時(shí)將各自工作中形成的檔案移交檔案室。（三）村民小組組長職責(zé)1.組織本小組村民及時(shí)將涉及小組事務(wù)的檔案資料收集整理后移交村檔案室。2.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案管理相關(guān)工作，如提供信息、配合查閱等。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類：包括村黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.村務(wù)管理類：如村委會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、決議、規(guī)章制度等。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類：農(nóng)村經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)發(fā)展資料、財(cái)務(wù)收支賬目、合同協(xié)議等。4.社會(huì)事務(wù)類：民政優(yōu)撫、社會(huì)保障與救助、計(jì)劃生育、教育衛(wèi)生、文化體育等方面的檔案。5.平安建設(shè)類：社會(huì)治安綜合治理、矛盾糾紛調(diào)解、安全生產(chǎn)、消防等工作檔案。6.其他類：反映本村特色、重大事件、重要活動(dòng)等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各崗位在工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)收集齊全、完整，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求，如紙張應(yīng)使用A4規(guī)格，電子文件應(yīng)采用通用格式并確保信息完整。3.對重要文件的草稿、修改稿、定稿等應(yīng)一并收集，以便全面反映文件形成過程。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后一周內(nèi)移交檔案室。2.年度性文件材料應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成收集整理并移交檔案室。3.重大活動(dòng)、重要事件形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集移交，確保檔案的時(shí)效性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、村務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、平安建設(shè)等五大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干二級(jí)類目，如黨群工作類下可分為黨組織建設(shè)、黨員教育管理、群團(tuán)工作等；村務(wù)管理類下可分為村委會(huì)工作、村民自治、村務(wù)公開等。3.二級(jí)類目下根據(jù)檔案的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列，形成三級(jí)類目。（二）整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無效文件，對文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，裝訂成冊。2.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別分別整理，按年度、月份順序排列，編好頁碼，填寫封面、目錄等。3.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目類別、階段等進(jìn)行分類，對圖紙、圖表、說明書等進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注，建立檔案目錄。4.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行分類編號(hào)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，配以文字說明，存儲(chǔ)于磁性載體或光盤等介質(zhì)上。（三）整理流程1.接收檔案后，首先對檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，確定其歸屬類目。3.對每類檔案進(jìn)行排序、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案排列有序、標(biāo)識(shí)清晰。4.將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案柜，填寫檔案盒封面、脊背等相關(guān)信息，建立檔案存放索引。五、檔案保管（一）保管場所建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、防磁柜等，確保檔案存放安全、整齊。3.檔案室應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，保障檔案保管環(huán)境適宜。（二）檔案存放方式1.按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等應(yīng)分類保管，避免相互影響。3.對珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）保管期限劃分1.永久保管：反映本村重大歷史事件、重要決策、基本情況以及對今后工作有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。對在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、一般性會(huì)議記錄等，保管期限為10年；對重要業(yè)務(wù)文件材料、財(cái)務(wù)報(bào)表等，保管期限為30年。（四）保管檢查與維護(hù)1.定期對檔案保管狀況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)抽查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置以及保管環(huán)境等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如對破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對受潮檔案進(jìn)行干燥處理、對霉變檔案進(jìn)行消毒等。3.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，對失去保存價(jià)值的檔案按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。六、檔案利用（一）利用范圍1.為村民提供查閱本人及家庭相關(guān)檔案資料的服務(wù)，如戶籍信息、土地承包合同、婚姻登記記錄等。2.為村兩委決策提供檔案依據(jù)，如查閱歷史數(shù)據(jù)、政策文件等。3.為上級(jí)部門檢查指導(dǎo)工作提供檔案支持，如提供本村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案等。4.為司法機(jī)關(guān)、社會(huì)組織等依法查詢相關(guān)檔案提供便利。（二）利用方式1.查閱：村民、村兩委成員及相關(guān)人員可直接到檔案室查閱檔案，檔案室管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)村檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案室印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的及利用檔案的名稱、數(shù)量等。2.利用登記冊應(yīng)妥善保管，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.建立涵蓋本村各類檔案的電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。3.通過信息化手段，加強(qiáng)檔案的安全管理和利用監(jiān)控。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于清晰可讀的標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，去除污漬、劃痕等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類體系對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索查詢。（三）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合本村檔案管理需求的信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能。2.建立檔案信息安全防護(hù)體系，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止檔案信息泄露和非法訪問。3.定期對信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由村檔案室管理人員、村兩委成員代表、村民代表等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史意義，確定檔案是否仍需保存。2.對涉及本村重要?dú)v史事件、關(guān)鍵決策、民生保障等方面的檔案，即使超過保管期限，也應(yīng)進(jìn)行審慎鑒定，確無保存必要后方可銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，形成鑒定報(bào)告。2.將鑒定報(bào)告提交村兩