PAGE檔案三合一制度視頻檔案“三合一”制度視頻文檔一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，特制定本檔案“三合一”制度視頻文檔。本制度旨在通過(guò)視頻形式，直觀、全面地向公司各部門(mén)及員工介紹檔案“三合一”制度的相關(guān)內(nèi)容，提高全員檔案管理意識(shí)，規(guī)范檔案管理行為，保障公司檔案工作的順利開(kāi)展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，確保公司檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案“三合一”制度概述（一）定義檔案“三合一”制度是指將檔案分類(lèi)方案、歸檔范圍和保管期限表有機(jī)結(jié)合，形成一個(gè)統(tǒng)一、完整的檔案管理體系。通過(guò)明確檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔內(nèi)容和保管期限，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，便于檔案的整理、保管和利用。（二）重要性1.提高檔案管理效率：“三合一”制度為檔案管理提供了明確的操作指南，使檔案整理、歸檔等工作有章可循，減少了工作的盲目性和隨意性，提高了工作效率。2.保證檔案質(zhì)量：統(tǒng)一的分類(lèi)方案、歸檔范圍和保管期限表，確保了檔案整理的一致性和準(zhǔn)確性，保證了檔案的質(zhì)量，為檔案的長(zhǎng)期保管和有效利用奠定了基礎(chǔ)。3.便于檔案利用：清晰的檔案分類(lèi)和保管期限規(guī)定，使檔案利用者能夠快速準(zhǔn)確地查找所需檔案，提高了檔案的利用價(jià)值，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。三、檔案分類(lèi)方案（一）分類(lèi)原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展順序和文件的自然形成規(guī)律進(jìn)行分類(lèi)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.結(jié)合公司實(shí)際：充分考慮公司的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理需求，制定符合公司實(shí)際情況的分類(lèi)方案。3.便于管理和利用：分類(lèi)方法應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于操作，便于檔案的整理、保管和查找利用。（二）具體分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括公司行政事務(wù)管理活動(dòng)中形成的文件材料，如公司文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免、印章管理、證照管理等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)板塊進(jìn)一步細(xì)分，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)等。每個(gè)業(yè)務(wù)板塊下再按照業(yè)務(wù)流程和文件性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。3.項(xiàng)目管理類(lèi)：針對(duì)公司各類(lèi)項(xiàng)目形成的文件材料，按照項(xiàng)目生命周期進(jìn)行分類(lèi)，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等階段的文件。4.黨群工作類(lèi)：收集公司黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等黨群活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，如黨組織文件、黨員管理、工會(huì)活動(dòng)記錄、共青團(tuán)工作資料等。5.科技研發(fā)類(lèi)：適用于公司科技研發(fā)活動(dòng)中形成的文件，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果、專(zhuān)利申請(qǐng)等文件。6.聲像檔案類(lèi)：記錄公司重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等方面的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.實(shí)物檔案類(lèi)：保存公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗以及具有紀(jì)念意義的實(shí)物等。四、歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)歸檔范圍1.公司制發(fā)的各類(lèi)文件，包括決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.公司召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議的文件材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.公司各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司人事管理工作中形成的文件，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等材料。5.公司印章管理、證照管理等方面的文件，如印章使用記錄、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等復(fù)印件。（二）業(yè)務(wù)管理類(lèi)歸檔范圍1.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)：市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、客戶(hù)資料、銷(xiāo)售合同、廣告宣傳資料等。2.財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、安全生產(chǎn)文件等。4.質(zhì)量管理業(yè)務(wù)：質(zhì)量體系文件、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量事故處理報(bào)告等。（三）項(xiàng)目管理類(lèi)歸檔范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.項(xiàng)目規(guī)劃階段：項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目預(yù)算書(shū)、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃等。3.項(xiàng)目實(shí)施階段：項(xiàng)目施工圖紙、施工記錄、工程變更文件、物資采購(gòu)合同等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目成果文件等。（四）黨群工作類(lèi)歸檔范圍1.黨組織文件：黨委決議、黨委工作報(bào)告、黨支部工作計(jì)劃與總結(jié)、黨員名冊(cè)等。2.黨員管理：黨員入黨申請(qǐng)書(shū)、自傳、入黨志愿書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等。3.工會(huì)工作：工會(huì)工作計(jì)劃與總結(jié)、工會(huì)會(huì)員登記表、工會(huì)活動(dòng)記錄等。4.共青團(tuán)工作：共青團(tuán)工作計(jì)劃與總結(jié)、團(tuán)員名冊(cè)、團(tuán)內(nèi)活動(dòng)記錄等。（五）科技研發(fā)類(lèi)歸檔范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同等。2.科研項(xiàng)目研究方案、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)分析等。3.科研項(xiàng)目技術(shù)成果報(bào)告、專(zhuān)利申請(qǐng)文件、科技獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料等。（六）聲像檔案類(lèi)歸檔范圍1.公司重要活動(dòng)、會(huì)議的照片、錄音、錄像資料。2.公司工程建設(shè)項(xiàng)目的施工現(xiàn)場(chǎng)照片、工程進(jìn)度錄像等。3.公司產(chǎn)品宣傳、展示活動(dòng)的聲像資料。（七）實(shí)物檔案類(lèi)歸檔范圍1.榮譽(yù)類(lèi)：公司獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等。2.紀(jì)念類(lèi)：具有紀(jì)念意義的禮品、紀(jì)念品、重要領(lǐng)導(dǎo)題詞等。五、保管期限表（一）保管期限劃分原則1.依據(jù)法律法規(guī)要求：根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)對(duì)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案合理的保管期限。2.考慮檔案價(jià)值：綜合考慮檔案對(duì)公司各項(xiàng)工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值等因素，劃分保管期限。3.保持相對(duì)穩(wěn)定：保管期限一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁調(diào)整。（二）具體保管期限1.永久保管公司制發(fā)的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的重要文件，如公司章程、公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、年度工作報(bào)告等。公司歷史沿革、大事記、組織架構(gòu)變更等方面的文件。公司獲得的國(guó)家級(jí)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。2.定期保管30年保管：公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有一定查考利用價(jià)值的文件，如重要合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。公司人事檔案中員工的重要履歷材料、晉升文件等。公司項(xiàng)目管理中具有重要意義的項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目成果文件等。10年保管：一般性業(yè)務(wù)文件，如日常工作中的通知、報(bào)告、報(bào)表等。公司黨群工作中一般性的活動(dòng)記錄、文件等。公司科技研發(fā)中一般性的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等。六、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.遵循檔案分類(lèi)方案，按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)等信息，確保文件信息準(zhǔn)確完整。3.去除文件上的金屬物，對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照保管期限和密級(jí)要求，對(duì)檔案進(jìn)行區(qū)分排列。（二）歸檔流程1.各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)收集本部門(mén)形成的文件材料，按照檔案分類(lèi)方案和歸檔范圍進(jìn)行初步整理。2.在每年[具體時(shí)間]前，各部門(mén)兼職檔案員將整理好的檔案移交至公司綜合檔案室。3.綜合檔案室檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核、復(fù)查，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)重新整理。4.審核通過(guò)的檔案進(jìn)行裝訂、編目、上架，完成歸檔工作。七、檔案保管（一）保管環(huán)境1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案室溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[具體濕度范圍]。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）檔案裝具1.使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查、維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無(wú)損壞、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。八、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案利用過(guò)程中的安全性和保密性。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、高效服務(wù)的原則，滿(mǎn)足公司各項(xiàng)工作和員工合理的利用需求。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到綜合檔案室查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制章”，注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息，以便統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立檔案管理監(jiān)督小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及各部門(mén)兼職檔案員為成員。2.監(jiān)督小組定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案“三合一”制度的執(zhí)行情況，包括檔案分類(lèi)、歸檔范圍、保管期限的確定和執(zhí)行情況。2.檔案整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和規(guī)范性。3.檔案管理人