PAGE審計署檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強審計署檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、利用和查閱，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合審計署實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計署機關(guān)及所屬各單位在各項審計工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則審計署檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映審計工作的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整性原則全面收集審計工作中形成的各種文件材料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為審計工作和其他相關(guān)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定審計署檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督審計署機關(guān)及所屬各單位的檔案工作，定期對檔案工作進(jìn)行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管審計署機關(guān)及所屬各單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整和安全。4.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進(jìn)行處置。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和全員檔案意識。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在審計工作中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全完整，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中妥善保管和使用檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案管理部門報告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和備份工作。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決，確保檔案的安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.審計項目文件材料包括審計通知書、審計實施方案、審計工作底稿、審計證據(jù)、審計報告、審計決定書、審計移送處理書等。2.行政管理文件材料包括機關(guān)發(fā)文、會議文件、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.業(yè)務(wù)培訓(xùn)文件材料包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核材料等。4.其他文件材料與審計工作相關(guān)的各類合同、協(xié)議、調(diào)研材料、外事活動文件等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作中形成的文件材料，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要的文件材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體，如紙質(zhì)、電子等，以防止文件丟失或損壞。3.各類文件材料應(yīng)按照形成時間順序進(jìn)行收集，不得遺漏或顛倒順序。（三）整理方法1.分類按照審計署檔案分類大綱，將檔案分為審計業(yè)務(wù)類、行政管理類、業(yè)務(wù)培訓(xùn)類、其他類等四大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號為每一份檔案編制唯一的檔號，檔號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類、年度、保管期限等信息，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固，便于保管和利用。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案的管理和利用。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和調(diào)閱。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全可靠。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名和分類存儲，便于管理和檢索。3.對于重要的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，以防止檔案信息泄露或丟失。（三）保管期限1.審計業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)審計項目的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長期（10年）、短期（3年）三種。2.行政管理檔案、業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案等其他檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行，不得隨意縮短或延長保管期限。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等信息準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并作為檔案管理工作的重要參考依據(jù)。五、檔案鑒定與處置（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，并提出處置意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合審計署檔案管理實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案保管期限的劃分依據(jù)，如審計項目的重要性、影響力、涉及范圍等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。3.對于確定不再保存的檔案，鑒定工作小組應(yīng)提出處置意見，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。4.檔案管理部門根據(jù)審批意見，對不再保存的檔案進(jìn)行處置，如銷毀、移交等。（四）處置方式1.銷毀對于已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。2.移交對于部分檔案，如涉及重要歷史資料、具有一定研究價值的檔案等，可按照有關(guān)規(guī)定移交給相關(guān)部門或單位進(jìn)行保存。移交檔案應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。六、檔案利用（一）利用范圍1.審計工作需要審計人員在開展審計項目時，可查閱相關(guān)檔案資料，為審計工作提供參考依據(jù)。2.內(nèi)部管理需要機關(guān)各部門在行政管理、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、績效考核等工作中，可查閱相關(guān)檔案資料，了解工作歷史和情況。3.外部查詢需要根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后，可向有關(guān)單位或個人提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱時間、利用者姓名、單位、查閱檔案名稱、用途等信息。2.借閱對于確需借出檔案的情況，檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。到期應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取一定的費用。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用審批1.內(nèi)部利用審批審計署機關(guān)各部門利用檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；所屬各單位利用檔案，由單位負(fù)責(zé)人審批。審批應(yīng)明確利用檔案的目的、范圍、時間等信息。2.外部利用審批向外部單位或個人提供檔案查閱服務(wù)，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報審計署分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審批時應(yīng)嚴(yán)格審查利用者的身份和利用目的，確保檔案信息的安全。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的審計署檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和水平，降低檔案管理成本，為審計工作和其他相關(guān)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強檔案信息的安全保護，確保檔案信息在傳輸、存儲和使用過程中的安全可靠。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對審計署歷年形成的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.信息化管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合審計署檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份等功能。3.安全保障體系建設(shè)建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的措施。加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)。對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，嚴(yán)格用戶權(quán)限管理，防止檔案信息泄露。（三）數(shù)據(jù)維護1.定期對數(shù)字化檔案數(shù)