PAGE檔案安全及保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、兼職檔案員以及其他接觸和使用檔案的人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施保障檔案實(shí)體安全和信息安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立健全預(yù)防機(jī)制，提前防范各類安全隱患。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全及保密的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案管理工作。4.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確不同級(jí)別檔案的安全管理要求。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全及保密制度，并組織實(shí)施。2.配備必要的檔案安全保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，并確保其正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行安全監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.組織開展檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高員工的檔案安全意識(shí)和技能。5.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。6.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（二）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案安全及保密制度，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、銷毀檔案。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案安全檢查和整改工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的妥善存放。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、歸檔等工作，提供必要的支持和配合。3.嚴(yán)格遵守檔案安全及保密制度，不得私自泄露檔案信息。（四）其他人員職責(zé)1.所有接觸和使用檔案的人員，必須嚴(yán)格遵守檔案安全及保密制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。2.在檔案利用過程中，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保檔案信息安全。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.庫房內(nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放。4.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。5.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。溫濕度超出范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（二）檔案整理與裝訂1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得使用金屬物裝訂，防止對(duì)檔案造成損壞。3.對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.對(duì)存儲(chǔ)檔案信息的硬盤、光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，注明存儲(chǔ)內(nèi)容、日期、保管期限等信息。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在安全可靠的環(huán)境中，避免受到磁場、高溫、潮濕等因素的影響。3.定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（四）檔案運(yùn)輸與傳遞1.檔案運(yùn)輸應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案在運(yùn)輸過程中的安全。如使用專門的檔案運(yùn)輸箱，對(duì)檔案進(jìn)行妥善包裝，防止碰撞、擠壓等。2.檔案傳遞應(yīng)通過安全的渠道進(jìn)行，如專人送達(dá)、機(jī)要通信等。傳遞過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，確保檔案的安全。3.對(duì)于重要或機(jī)密檔案的運(yùn)輸與傳遞，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，并采取加密、密封等措施，防止檔案信息泄露。四、檔案信息安全管理（一）檔案信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全審計(jì)員等人員的職責(zé)。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備，并定期進(jìn)行更新和升級(jí)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對(duì)系統(tǒng)的訪問。用戶應(yīng)定期更換密碼，密碼應(yīng)具有一定的強(qiáng)度要求。4.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。5.做好檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。（二）檔案信息訪問控制1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息訪問審批制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得訪問檔案信息。2.根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對(duì)檔案信息進(jìn)行分級(jí)分類管理，不同級(jí)別檔案設(shè)置不同的訪問權(quán)限。3.對(duì)檔案信息的訪問應(yīng)進(jìn)行記錄，包括訪問時(shí)間、訪問人員、訪問內(nèi)容等，以便進(jìn)行安全審計(jì)和追溯。4.在檔案信息利用過程中，如需復(fù)制、下載檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并對(duì)復(fù)制、下載的檔案信息進(jìn)行妥善保管。（三）檔案信息保密管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息保密工作的宣傳教育，提高員工的保密意識(shí)。2.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。3.與接觸檔案信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。4.在檔案信息公開和利用過程中，應(yīng)進(jìn)行保密審查，確保不泄露敏感信息。五、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案安全情況進(jìn)行檢查，包括檔案實(shí)體安全、信息系統(tǒng)安全、保密制度執(zhí)行情況等。2.檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)工作需要或上級(jí)要求，適時(shí)開展檔案安全專項(xiàng)檢查，如針對(duì)重要活動(dòng)檔案、重大項(xiàng)目檔案等進(jìn)行專項(xiàng)檢查。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和步驟，確保檢查工作的全面性和有效性。（三）整改落實(shí)1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患和問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改責(zé)任人和整改期限。2.整改責(zé)任人應(yīng)按照要求制定整改措施，認(rèn)真組織整改，并按時(shí)提交整改報(bào)告。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。六、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)檔案安全管理的實(shí)際情況和可能發(fā)生的突發(fā)事件類型，進(jìn)行科學(xué)合理的制定，并定期進(jìn)行修訂和完善。（二）應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，演練周期為每年一次。演練內(nèi)容應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊、信息泄露等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。2.通過應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高員工的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。（三）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置，最大限度地減少損失和影響。2.對(duì)于火災(zāi)、水災(zāi)等災(zāi)害事件，應(yīng)及時(shí)組織人員疏散檔案，采取滅火、排水等措施，保護(hù)檔案實(shí)體安全。3.對(duì)于網(wǎng)絡(luò)攻擊、信息泄露等信息安全事件，應(yīng)立即切斷網(wǎng)絡(luò)連接，進(jìn)行應(yīng)急處理，防止事件進(jìn)一步擴(kuò)大。同時(shí)，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。七、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織實(shí)際情況和員工檔案安全意識(shí)水平，制定年度檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等，確保培訓(xùn)工作的有序開展。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使員工了解檔案安全管理的法律要求和規(guī)范。2.檔案安全及保密制度，包括檔案實(shí)體安全管理、信息安全管理、監(jiān)督檢查、應(yīng)急處置等方面的制度內(nèi)容。3.檔案安全操作技能，如檔案整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和安全注意事項(xiàng)。4.檔案安全意識(shí)教育，提高員工對(duì)檔案安全重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)保密意識(shí)和責(zé)任感。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部專業(yè)人員進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案安全知識(shí)和技能。2.開展專題培訓(xùn)，針對(duì)檔案安全管理中的重點(diǎn)難點(diǎn)問題，進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)和研討。3.利用網(wǎng)絡(luò)平