PAGE檔案系統(tǒng)建設(shè)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作，提高檔案利用效率，保障公司檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。公司設(shè)立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案管理工作。2.集中管理原則：公司檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密管理，防止檔案信息泄露、丟失和損壞，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)公司檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的范圍和程序，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.負(fù)責(zé)組織公司檔案鑒定、銷毀工作，對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的保管、利用和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.配合公司檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，及時(shí)將本部門失去保存價(jià)值的檔案移交檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負(fù)責(zé)所在部門或崗位的檔案收集、整理、保管、利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行，保障檔案信息安全。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政事務(wù)管理活動(dòng)中形成的文件材料，如公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.黨群工作類：涵蓋公司黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料，如黨委文件、黨員名冊(cè)、工會(huì)活動(dòng)記錄、共青團(tuán)工作資料等。3.經(jīng)營(yíng)管理類：涉及公司經(jīng)營(yíng)決策、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購(gòu)等經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，如合同協(xié)議、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、人力資源檔案、物資采購(gòu)清單等。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包含公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的文件材料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝流程文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備操作規(guī)程等。5.基本建設(shè)類：主要是公司基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程中產(chǎn)生的文件材料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.科研項(xiàng)目類：針對(duì)公司科研項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果鑒定文件等。7.設(shè)備儀器類：有關(guān)公司設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，如設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備說(shuō)明書、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)等。8.會(huì)計(jì)檔案類：按照國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案。9.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司重要活動(dòng)、事件、人物等形成的聲像資料，如會(huì)議照片、活動(dòng)錄像、領(lǐng)導(dǎo)視察錄音等。10.電子檔案類：公司在信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生的電子文件、電子數(shù)據(jù)等，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度類別保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)公司檔案全宗，本公司全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。3.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。4.類別：按照檔案分類的十大類，分別用一位數(shù)字表示，即“1”代表行政管理類，“2”代表黨群工作類……“10”代表電子檔案類。5.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，分為“永久”“長(zhǎng)期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。6.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的行政管理類永久保存檔案，其編號(hào)為：[全宗號(hào)]20231Y0001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.公司員工個(gè)人在參與公司重要項(xiàng)目、活動(dòng)等過程中形成的與工作相關(guān)的有保存價(jià)值的材料，也應(yīng)及時(shí)收集歸檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集歸檔，確保檔案的時(shí)效性。3.涉及多個(gè)部門共同辦理的業(yè)務(wù)，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門及時(shí)收集、整理該業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，并移交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。3.編目：在每件文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可根據(jù)需要設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。4.裝盒：將整理好的歸檔文件按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒脊背填寫相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理后存儲(chǔ)，并保留原始載體。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。主要包括公司章程、公司組織沿革、公司重要會(huì)議記錄、公司重大決策文件、公司資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)文件等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、重要業(yè)務(wù)合同、重要項(xiàng)目資料等。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。主要包括公司一般性事務(wù)文件、臨時(shí)性工作資料等。2.檔案保管期限的劃定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求進(jìn)行確定。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并做好查閱登記。外單位查閱檔案，應(yīng)提前提交查閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)。2.借閱：公司內(nèi)部人員借閱檔案，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，借閱期限根據(jù)具體情況確定。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門或人員、檔案名稱及編號(hào)、查閱或借閱期限、利用目的等。（四）歸還與注銷1.借閱檔案到期后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。2.檔案利用完畢后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)注銷檔案利用登記信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面綜合考慮，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)確定失去保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同實(shí)施。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并由監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平,為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)公司紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保數(shù)字化副本與原件內(nèi)容一致。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索和查詢。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足公司檔案管理工作的實(shí)際需求。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，可訪問相應(yīng)的檔案信息和執(zhí)行相關(guān)操作。（四）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮